Proposition d'achat

Contexte d'utilisation

La proposition d'achat est une étape préalable à la commande fournisseur. Elle est générée automatiquement ou manuellement par les fonctions :

• de gestion des articles en contremarque(depuis une commande client ou un ordre d'assemblage),
  
• de gestion des articles réapprovisionnés
  
• de gestion des engagements
  

Voir      Pour plus d'informations sur ces fonctionnalités, voir les fonctions des sous menus Stocks / Contremarque et Stocks / Réapprovisionnement et Engagements / Création des propositions d'achat .
Une proposition d'achat se compose de trois volets. Elle comporte également un menu Actions avec les fonctions suivantes.
Menu Actions
Ce menu propose les fonctions suivantes qui portent toutes sur le produit dont la ligne était sélectionnée dans le dossier Résultat à leur lancement :

• Traiter proposition d'achat : cette fonction lance l'assistant Traitement des propositions d'achat en paramétrant ses zones de critères avec les informations de la ligne de proposition sélectionnée. Voir la description de cette fonction.
  
• Simuler le tarif : ouvre la fenêtre « Simulation des tarifs d'achat » et la paramètre avec les informations sur le produit sélectionné. Voir la fonction Fichiers de base / Tarifs / Tarifs d'achat / Simulation des tarifs d'achat .
  
• Choisir un fournisseur : ouvre la fenêtre « Choisir le fournisseur pour la proposition d'achat ».Voir la description de cette fenêtre.
  
• Annuler de traitement proposition : annule la génération de la ligne de commande d'achat qui aurait pu être faite pour le produit sélectionnéet affecte le statut « Non traités » à la proposition d'achat.
  

La suppression d'une commande d'achat issue d'une proposition d'achat depuis la fenêtre « Commande d'achat » de la fonction Achats / Commandes / Saisie des commandes , ne modifie pas le statut du traitement de la proposition d'achat qui reste à « Traité ». Pour annuler le traitement d'une proposition d'achat, vous devez donc utiliser la commande Annuler traitement proposition du menu Actions de la fenêtre « Proposition d'achat ».

DossierGénéral
Ce dossierprécise les caractéristiques du produit sélectionné et permet de modifier ou de compléter certaines des informations le concernant. Des liens donnent accès aux fiches des principales informations mentionnées.
La zone Origine précise l'origine de la proposition d'achat :

• Contremarque ,
  
• Réapprovisionnement ,
  
• Engagement.
  

Lorsque l'origine est « Contremarque »ou « Engagement », deux options ne sont pas utilisables : Ne pas tenir compte des quantités minimales d'achat du fournisseur pour le réapprovisionnement et Ne pas tenir compte des quantités multiples d'achat du fournisseur pour le réapprovisionnement car, dans ce cas, la gestion se fait selon le mode 1 produit commandé client = 1 produit approvisionné fournisseur.
Si la zone Ce prix a été validé. Il ne sera pas réactualisé lors du traitement de génération des commandes d'achat est cochée, le prix mentionné dans la proposition d'achat sera considéré comme ferme et définitif et ne pourra pas être réactualisé lors de la génération de la commande d'achat.
La zone Cet achat correspond à une immobilisation permet de définir la nature de l'achat : Biens et Services ou Immobilisation. Cette information est reportée sur la commande d'achat générée puis sur la facture afin de déterminée le schéma de comptabilisation à utiliser. Pour une proposition d'achat issue des engagements, cette zone est renseignée d'après la nature budgétaire indiquée sur le détail d'engagement.

Les zones du bas de l'écran précisent le numéro de la commande d'achat au cas où la proposition aurait été traitée. La zone Statut de réception mentionne, selon le cas, les informations suivantes :

• rien si aucune commande d'achat n'a été générée,
  
• Non livré si la commande d'achat a été générée mais non réceptionnée,
  
• Partiellement livré si la commande d'achat a été partiellement réceptionnée,
  
• Totalement livré si la commande d'achat a été totalement réceptionnée.
  

DossierListe des besoins
Ce dossier est accessible lorsque l'origine de la commande est « Contremarque »ou « Réapprovisionnement ». Cette liste précise tous les besoins à l'origine de la proposition d'achat. Il peut y en avoir plusieurs si l'option Cumul des quantités des besoins lors de la génération des propositions d'achat a été cochée dans le dossier Contremarque ou dans le dossier Réapprovisionnement de la fiche du produit.
Le menu contextuel de cette liste offre deux fonctions :

• Enlever le besoin : cette fonction supprime la ligne sélectionnée dans la liste des besoins. Cette fonction n'est utilisable que lorsque la liste des besoins comporte plusieurs lignes. Si vous supprimez la seule ligne de la liste, un message d'erreur vous informe qu'une proposition d'achat doit comporter au moins une ligne et interdit la suppression de la dernière.
  
• Besoin : cette commande ouvre la fenêtre « Besoin de contremarque » ou « Besoin de réapprovisionnement » en fonction de l'origine du besoin.
  

Dossier Liste des engagements
Ce dossier est accessible lorsque l'origine de la commande est « Engagement ». Cette liste affichetous les détails d'engagementsrattachés à cette proposition.
Lemenu contextuel de cette liste propose la fonction Détail d'engagement qui permet l'ouverture la fiche du détail d'engagement sélectionné.

DossierCommentaire
Dossierdestiné à la saisie d'un commentaire de toute nature sur la proposition d'achat sélectionnée.
Ce dossierpeut également être renseigné automatiquement par le programme lorsque l'option Récupération de la désignation détaillée de l'origine du besoin? a été cochée dans le dossier Contremarque de la fiche du produit. En effet, si la langue du fournisseur indiqué sur la proposition d'achat est identique à celle du client sur la commande client, le programme recopie dans cette zone la désignation détaillée présente sur la commande de vente.

Détail de la page : Général Généralités Origine : Indique s'il s'agit d'une proposition d'achat générée à partir de besoins de réapprovisionnement ou à partir de besoins de contremarque. En effet, une proposition d'achat peut cumuler plusieurs besoins s'ils ont tous la même nature. Date de proposition : Indique la date à laquelle la proposition d'achat a été créée. Date de réception prévue : Indique la date de livraison demandée au fournisseur. Il s'agit : - de la date de livraison prévue du besoin de réapprovisionnement si la nature de la proposition est "Réapprovisionnement", - de la date de livraison prévue du besoin de contremarque si la nature de la proposition est "Contremarque" et que la livraison est réalisée directement entre le fournisseur et le client, - de la date de livraison prévue du besoin de contremarque si la nature de la proposition est "Contremarque" et que la livraison est réalisée sur le dépôt demandeur. Produit acheté : Identifie le produit acheté correspondant au produit livré des besoins. Il est possible de sélectionner un autre produit acheté mais seuls les produits achetés référençant le produit livré sont proposés. La modification du produit acheté met à jour le prix net de la proposition d'achat et peut modifier le fournisseur affecté. Désignation produit Cette zone permet de renseigner une désignation produit propre à la proposition d'achat. Par défaut, la désignation produit correspond à celle indiquée sur la fiche du produit acheté, mais elle peut être modifiée. Fournisseur RO : Identifie le fournisseur auquel le produit est commandé. Par défaut, l'application affecte le fournisseur principal du produit acheté, le fournisseur proposant le meilleur tarif ou le fournisseur proposant le meilleur délai de réception en fonction du paramétrage indiqué sur le produit livré. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Dépôt RO : Indique le dépôt ayant traité la proposition d'achat. Si le lieu de livraison est "Dépôt receveur", c'est ce dépôt qui sera repris au niveau des détails de réception dans la commande d'achat. Pour chaque besoin, si le dépôt demandeur est différent du dépôt de réapprovisionnement, une demande de transfert inter-dépôt sera constatée. Si le lieu de livraison est "Dépôt demandeur" ou "Fournisseur vers client", le dépôt affecté à chaque détail de réception de la commande d'achat correspond au dépôt demandeur de chaque besoin. Description La description permet de renseigner un libellé explicite pour le site de réception/livraison. Acheteur : Cette zone permet d'identifier un acheteur responsable de l'achat. Elle peut être renseignée automatiquement par l'application en fonction du produit acheté, du fournisseur si l'affectation des acheteurs a été demandée dans les paramètres. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. Client livré : Identifie le client à livrer. Dans le cadre d'une proposition d'achat de nature "Réapprovisionnement", le client à livrer est le client société ; c'est-à-dire votre société. Dans le cadre d'une proposition d'achat de nature "Contremarque", le client à livrer est : - le client société si le lieu de livraison est le "Dépôt demandeur", - le client à livrer indiqué sur la commande de vente si le lieu de livraison choisi est "Fournisseur vers client". Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Affaire : Cette zone permet de rattacher la proposition d'achat à une affaire. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé à l'affaire. Quantité : Indique la quantité de la proposition d'achat. Cette quantité est exprimée en unité tarifaire du produit chez le fournisseur et correspond à la somme des quantités des besoins convertie dans cette unité. La quantité est mise à jour dès que le produit acheté ou le fournisseur sont modifiés. Elle est également mise à jour si un besoin est retiré de la proposition d'achat. Prix net : Indique le prix net de la proposition d'achat. Ce prix est déterminé d'après l'algorithme des tarifs d'achat en tenant compte du fournisseur, du produit acheté, de la date de la proposition d'achat, de la devise du fournisseur et de la quantité de la proposition d'achat. Pour visualiser rapidement, les différents prix d'achat proposés pour le produit, veuillez utiliser la fonction Choisir fournisseur... du menu Actions. Montant net : Indique le montant net de la proposition d'achat, c'est à dire le montant obtenu en multipliant la quantité par le prix net. Ce montant est exprimé dans la devise du fournisseur. Prix TTC Indique que le prix considéré est un prix toutes taxes comprises. Prix validé Permet d'indiquer si le prix net renseigné est ferme et définitif ou non. Si c'est le cas, il ne sera pas réactualisé lors de la génération des commandes d'achat. Si cette zone n'est pas cochée, le prix pourra être réactualisé lors du traitement de génération des commandes d'achat en fonction de l'option "Actualiser les prix non validés" de ce même traitement. Ne pas tenir compte des quantités minimales d'achat fournisseur pour le réapprovisionnement Cette zone n'est accessible que si la nature de la proposition d'achat est "Réapprovisionnement". Elle permet d'indiquer si l'application doit tenir compte ou non des quantités minimales d'achat du produit chez le fournisseur sélectionné lors de la génération des commandes d'achat. Pour une proposition d'achat de nature "Contremarque", la quantité commandée auprès du fournisseur correspond exactement à la quantité de la proposition d'achat afin de ne pas réceptionner plus que prévu et donc de surstocker ce qui n'est pas le but de la contremarque. Ne pas tenir compte des quantités multiples d'achat fournisseur pour le réapprovisionnement Cette zone n'est accessible que si la nature de la proposition d'achat est "Réapprovisionnement". Elle permet d'indiquer si l'application doit tenir compte ou non des quantités multiples d'achat du produit chez le fournisseur sélectionné lors de la génération des commandes d'achat. Pour une proposition d'achat de nature "Contremarque", la quantité commandée auprès du fournisseur correspond exactement à la quantité de la proposition d'achat afin de ne pas réceptionner plus que prévu et donc de surstocker ce qui n'est pas le but de la contremarque. Immobilisation Indique si la proposition d'achat correspond à l'achat d'une immobilisation ou non. Dans le cadre des engagements, cette zone est mise à jour d'après la nature budgétaire du détail engagement de la proposition d'achat. Cette zone est modifiable et sera reprise pour mettre à jour la zone 'Cette pièce correspond à une immobilisation' de la commande d'achat qui sera générée par la proposition d'achat. Statut de la proposition d'achat Proposition traitée Indique que la proposition d'achat a été traitée et qu'elle a donc générée une commande d'achat. Il est à noter qu'une proposition d'achat peut être considérée comme traitée sans qu'il existe de commande d'achat générée. En effet, la suppression de la pièce générée ne remet pas la proposition d'achat à un état 'A traiter'. Pour remettre à 'Non traité' une proposition d'achat traitée, il faut utiliser la procédure d'annulation du traitement du besoin. N° commande d'achat : Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations). Statut de réception : Le statut facturation indique par ligne de contrat commercial, ligne de commande si la facturation a été ou non réalisée. Il existe 3 énumérés : Non livré => aucun élément de la ligne n'est livré Totalement livré=> toute la ligne est livrée. Partiellement livré=> un élément au moins de la ligne est livré mais toute la ligne n'est pas livrée. Exemple ligne de commande pour 10 articles A Si aucun Article 1 n'est livré le statut facturation sera "Non livré" Si les 10 articles 1 sont livrés le statut facturation sera "Totalement livré" Si au moins 1 article est livré et au plus 9 sont livrés le statut facturation sera "Partiellement livré" Dossier - Liste des besoins

Détail de la page : Liste des besoins - Page 0 Liste des besoins Détail de la grille Date de commande prévue Indique la date de commande prévue. Elle correspond : - à la date de la commande de vente s'il s'agit d'un besoin de contremarque, - de la date de lancement d'un ordre d'assemblage pour un besoin de contremarque, - à la date de génération du besoin s'il s'agit d'un besoin de réapprovisionnement et que la catégorie de réapprovisionnement du produit logistique indique que la livraison doit s'effectuer au plus tôt, - à la date de fin d'horizon diminuée du délai de réapprovisionnement du produit si sa catégorie de réapprovisionnement indique que la livraison doit s'effectuer au plus tard lorsque la zone "Date de commande prévue au plus tôt" est décochée. Date livraison prévue Indique la date de livraison à laquelle l'on souhaite la réception du besoin. Il s'agit : - de la date de livraison prévue de la commande de vente s'il s'agit d'un besoin de contremarque, - de la date de fin d'assemblage prévue d'un ordre d'assemblage pour un besoin de contremarque, - de la date de fin d'horizon s'il s'agit d'un besoin de réapprovisionnement et que la catégorie de réapprovisionnement du produit logistique indique que la livraison doit s'effectuer au plus tard, - de la date de génération du besoin augmentée du délai de réapprovisionnement du produit s'il s'agit d'un besoin de réapprovisionnement et que la catégorie de réapprovisionnement du produit logistique indique que la livraison doit s'effectuer au plus tôt. Livraison non réalisable Indique que la livraison ne pourra pas être réalisée pour la date de livraison prévue. En effet, le délai de réapprovisionnement est trop important ou la date de commande prévue est antérieure à la date système : la date de commande prévue augmentée du délai donne donc une date de livraison supérieure à celle prévue. Produit livré Ce code identifie la référence interne du produit livré (logistique) ou de la prestation réalisée. Il peut s'agir de la référence de stockage pour les articles suivi en stock. Quantité Indique la quantité du besoin à satisfaire. Cette quantité est exprimée en unité de stock. Dépôt DO Le code identifie le site de livraison de façon unique. Lieu de livraison Indique le lieu où le besoin doit être livré : - dépôt demandeur DO : dépôt ayant enregistré la demande de contremarque dans le cas d'une commande de vente ou d'un ordre d'assemblage - dépôt receveur RO : dépôt de réapprovisionnement lié au dépôt demandeur dans le cas d'un besoin de réapprovisionnement. Dans ce cas un transfert inter-dépôt sera réalisé entre les deux dépôts. - Fournisseur vers client : le fournisseur livre directement le client sans que le produit transite dans un de vos dépôts.

Détail de la page : Liste des besoins - Page 1 Dossier - Liste des engagements

Détail de la page : Liste des engagements - Page 0

Détail de la page : Liste des engagements - Page 1 Liste des engagements Détail de la grille Libellé Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement. Nature de dépenses Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire. Poste budgétaire Identifie le poste de façon unique. N° de demande Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce n° est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements. Date de demande Indique la date à laquelle la demande d'engagement a été saisie. Réalisation prévue le Indique la date prévsionnelle à laquelle la demande d'engagement doit être réalisée. Cette date est reportée par défaut sur chaque détail d'engagement de la demande. Service Le code permet d'identifier de manière unique un service. Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements. Etablissement Le code permet d'identifier de manière unique un site. Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites. Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers. Produit Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente. Quantité achetée prévue Cette zone est optionnelle et ne peut être renseignée que si un produit acheté est renseigné. Elle permet d'indiquer avant la création de la proposition d'achat la quantité prévue pour honorer l'engagement. Seules les unités du produit acheté peuvent être sélectionnées. Cette quantité sera reprise par défaut sur la proposition d'achat générée. Montant prévu Exprime le montant de l'engagement en devise de tenue de compte. Le contrôle budgétaire et la mise à jour des cumuls Pré-engagé et Engagé sont réalisés d'après ce montant. Fournisseur Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

Détail de la page : Commentaire Commentaire Designation RO Cette zone reprend la désignation détaillée du produit acheté de la proposition d'achat dans la langue du fournisseur si la nature de la proposition d'achat est "Réapprovisionnement" ou si la nature est "Contremarque" et que la récupération de la désignation détaillée de l'origine du besoin n'a pas été demandée sur le produit livré du besoin. Cette zone reprend la désignation détaillée de la ligne de commande de vente ou de la ligne de composant de l'ordre d'assemblage si la nature est "Contremarque" et que la récupération de la désignation détaillée de l'origine du besoin a été demandée sur le produit livré du besoin et si le fournisseur et le client d'origine ont la même langue. Le commentaire est modifiable. Il est repris sur la ligne de commande d'achat afin de donner certaines informations au fournisseur.

Voir également les liens ci-dessous

Edition des propositions d'achat

Traitement des propositions d'achat

Simulation des tarifs d'achat

Choisir le fournisseur pour la proposition d'achat

Fiche article acheté

Fournisseur

Acheteur

Client

Saisie des affaires

Commande d'achat

Besoin de contremarque

Saisie des détails d'engagement

(c) Sage France 2013 (6.5.1.0 - 20131202T00)