Dossier de frais d'approche achat

Contexte d'utilisation

Un dossier de frais d'approche achat est accessible de deux façons différentes :

• soit à partir de la liste ouverte par la fonction Achats / Frais d'approche / Dossiers de frais ,
  
• soit en cliquant sur le lien présent sur l'intitulé de la zone Dossier de frais du volet Réception des pièces d'achat. Si cette zone mentionne un numéro de dossier, celui-ci sera ouvert.
  

Un dossier de frais se compose pour l'essentiel :

• D'une grille permettant l'enregistrement des montants de charges réelles effectivement supportées par la société. Ces montants peuvent être soit saisis manuellement soit recherchés par le biais de la fonction Rattachement des détails factures du menu Actions .
  
• D'un ensemble de lignes de mouvements auxquels ces charges seront affectées : les frais d'approche achat étant induits par la réception effective des produits, c'est la réception d'une commande achat à laquelle est rattaché un dossier de frais qui associe les lignes de mouvements (détail réception) au dit dossier. Le rattachement a posteriori de détails de réception au dossier de frais reste possible par la commande Rattachement des détails réception du menu Actions .
  

Ce rapprochement entre des produits et les charges générées par leur acquisition permet, au moyen de la présente fonction, de répartir ces charges en fonction des montants nets de produits achetés, de leur volume, de leur poids net ou brut ou de leur montant de charge et de définir ainsi leur coût d'achat avec précision.
La numérotation des dossiers de frais est indépendante des pièces auxquelles ils se rapportent.
La création et la gestion d'un dossier de frais d'approche s'effectuent comme suit :

• À partir d'une commande achat on génère un dossier de frais d'approche en sélectionnant la fonction Création d'un dossier de frais du menu Actions .
  

La référence du nouveau dossier de frais apparaît dans la zone Dossier de frais du volet Réception de la commande.

Ne pas oublier d'enregistrer à nouveau la commande d'achat après cette génération sinon le dossier ne sera pas validé.

On peut aussi lancer la commande Achats / Frais d'approche / Dossiers de frais et créer un nouveau dossier en cliquant sur le bouton Créer un objet ou en tapant ALT + C ou encore en sélectionnant la commande Dossier / Nouveau ; il sera ensuite nécessaire d'affecter une ou plusieurs commandes d'achat à ce dossier en utilisant le bouton Créer de la liste du volet Commandes d'achat .
Utilisez ce même volet Commandes d'achat pour affecter des commandes mentionnant les unes des produits et les autres des charges applicables à ces produits.

• Si une commande d'achat associée à un dossier comporte des produits auxquels une structure de coût d'achat a été affectée et que cette structure mentionne des charges qui s'appliquent à ces produits, alors ces charges seront automatiquement mentionnées dans la grille Charges associées aux détails des réceptions du volet Saisie des charges du dossier ; il est nécessaire d'utiliser le bouton Actualiser de cette liste pour voir s'afficher les montants de charge.
  

L'affectation des charges ne se produit que lors de la réception des produits commandés. Il est donc nécessaire qu'une commande d'achat soit associée à un dossier de frais d'approche avant sa réception afin que cette dernière opération génère automatiquement les charges d'achat. Si vous affectez une commande d'achat partiellement réceptionnée, seuls les produits non encore réceptionnés génèreront des charges lors de leur réception.

Lorsque plusieurs produits mentionnent des charges identiques, leurs montants se cumulent et apparaissent dans la grille Charges associées aux détails des réceptions .

• Il est toujours possible d'ajouter manuellement des charges au dossier en les enregistrant dans le volet Saisie des charges réelles .
  

Les charges saisies manuellement remplacent les charges de même nature affectées aux produits.

Lorsque toutes les commandes ont été associées au dossier, qu'elles ont toutes été réceptionnées, que les charges réelles ont été saisies manuellement ou par la fonction Rattachement des détails factures du menu Actions , il est alors nécessaire de lancer la réaffectation des charges pour clore le dossier de frais d'approche. Ce traitement s'effectue en lançant la fonction Réaffectation des charges du menu Actions . Cette commande ouvre un assistant Réaffectation des charges dossier de frais d'approche achat qui lance cette réaffectation.
Le volet Synthèse du dossier affiche les totaux du dossier.
Lorsque les charges ont été réaffectées, le dossier est clôturé et plus aucune modification ne peut lui être apportée sauf à annuler la réaffectation comme décrit ci-dessous.
Il est cependant possible d'annuler cette réaffectation en sélectionnant la commande Annulation de réaffectation du menu Actions qui lance le même assistant que celui décrit ci-dessus mais permet l'annulation de la réaffectation.
Voir      Pour plus d'informations sur cet assistant, reportez-vous à la fonction Achats / Frais d'approche / Réaffectation des charges .
Menu Actions
Ce menu propose les fonctionnalités suivantes :

• Rattachement des détails réception : permet d'associer à un dossier de frais des produits qui auraient été réceptionnés avant leur affectation au dossier. Cette commande ouvre un assistant Rattachement des détails réception décrit par ailleurs.
  

Un détail réception peut appartenir à plusieurs dossiers de frais d'approche différents dès lors que les dits dossiers ne réaffectent pas les mêmes charges. La fonction Rattachement des détails réception (menu Actions ) permet d'effectuer ce rattachement sur plusieurs dossiers postérieurement à la réception.

Rattachement des détails factures : permet de rattacher à un dossier des factures comportant des lignes de frais facturables réaffectables. Il est impératif, pour que les frais ainsi sélectionnés apparaissent dans le dossier, que les deux conditions ci-dessous soient remplies :

La zone Charge d'achat du volet Achat de la fiche du frais facturable doit être renseignée avec une charge d'achat.

Cette charge d'achat doit être réaffectable, c'est-à-dire qu'elle doit mentionner une catégorie de réaffectation dans la zone du même nom de sa fiche.
Voir      Pour plus d'informations sur les charges d'achat, reportez-vous à la fonction Paramètres / Charges / Charges d'achat .
La commande Rattachement des détails factures ouvre un assistant décrit par ailleurs.

• Réaffectation des charges : lance l'assistant de réaffectation des charges et la clôture du dossier de frais.
  

Si certaines commandes mentionnées dans le dossier d'approche ne sont pas totalement réceptionnées, les produits non réceptionnés ne pourront plus être inclus dans le dossier d'approche après sa réaffectation.

Rappelons qu'une boîte à cocher disposée en bas du volet Commandes d'achat rappelle, lorsqu'il est coché, que des commandes mentionnées dans la liste n'ont pas été totalement réceptionnées.

Annulation de réaffectation : lance l'assistant qui permet d'annuler les réaffectations.
Voir      Pour plus d'informations sur cet assistant, reportez-vous à la fonction Achats / Frais d'approche / Réaffectation des charges .
Un dossier de frais d'approche se compose de 7 volets.
Les zones Référence interne et Référence externe en tête de la pièce permettent à l'utilisateur de préciser une référence pour le dossier de frais. Il peut s'agir d'une référence de pièce du transitaire, d'une référence commune à plusieurs dossiers de frais.

Un détail réception peut être affecté à plusieurs dossiers de frais d'approche achat.

La case Clôturé/Réaffecté est cochée par le programme lorsque la réaffectation des charges a été effectuée.
Volet Général
Ce volet comporte deux zones complétées automatiquement par le programme et deux zones à saisir par l'utilisateur.
Les dates de création et de réaffectation sont gérées par le programme.
Le transitaire et le responsable sont à saisir par l'utilisateur. Le responsable est saisi manuellement : c'est le responsable qui lancera la réaffectation du dossier. Cette information est facultative.
Le transitaire représente le prestataire (fournisseur) mandaté par la société pour assurer toutes les démarches conduisant à la réception des produits. Cette information est facultative.
Volet Saisie des charges
Ce volet se compose de deux grilles :

• Saisie des charges ,
  
• Charges associées aux détails des réceptions .
  

Grille Saisie des charges
Cette grille sert :

• à la saisie manuelle des charges à appliquer aux produits concernés par le dossier de frais ; ces charges sont celles enregistrées dans la fonction Paramètres / Charges / Charges d'achat en tant que charges indirectes : seules les charges indirectes peuvent faire l'objet d'une réaffectation ;
  
• à la mention des charges appelées par la commande Rattachement des détails factures du menu Actions .
  

Pour enregistrer une charge manuellement, cliquez sur le bouton Créer au dessus de la liste et sélectionnez puis paramétrez la charge à répartir. Si l'option Interdire la modification de la catégorie de réaffectation dans le dossier de frais d'approche est cochée dans le volet Charges de la fonction Paramètres / Paramètres Logistique et Distribution , il est nécessaire qu'une catégorie de réaffectation soit associée à la charge appelée et il ne sera pas possible de la modifier. Si cette option n'est pas cochée, il sera possible d'affecter une catégorie de frais d'approche à la charge saisie ou de lamodifier.

Les montants des charges rattachées par le biais de la présente fonction remplacent les montants de charges de même nature déterminés par la structure de coût affectée au produit.

Cette liste présente quelques zones particulières :

• Création des charges manquantes : cette case est cochée si la catégorie de réaffectation mentionnée sur la ligne a l'option Création des charges manquantes sur tous les détails de réception du dossier de frais cochée dans sa fiche.
  
• N° pièce / Date pièce : zones servant à mentionner les références de la facture d'où provient la charge insérée. Cette zone reste vide si la charge a été ajoutée manuellement.
  
• Références de pièces : zone libre laissée à l'usager pour mentionner une information de son choix.
  

Cette liste dispose d'un menu contextuel qui propose deux fonctions particulières :

• Charge , qui ouvre la fiche de la charge d'achat sélectionnée si la ligne sélectionnée concerne une charge saisie manuelle,
  
• Facture d'achat , qui ouvre la facture d'achat d'où a été extraite la charge correspondant à la ligne sélectionnée.
  

Grille Charges associées aux détails des réceptions
Cette grille du volet Saisie des charges mentionne les montants des charges issues des lignes de produits associés à des charges ainsi que ceux des charges saisies manuellement ou issues de factures. Le bouton Actualiser la liste permet la mise à jour de cette liste après affectation des commandes d'achat. Les totaux des charges avant et après réaffectation sont rappelés en dessous de la liste.
La liste présente des zones particulières :

• Montant de charge : total des montants de la charge tels qu'ils existent au niveau des détails réception associés au dossier de frais. Le statut réaffecté du dossier indique s'il s'agît ou non d'un montant avant réaffectation ou du montant réaffecté.
  
• Montant réaffecté : cette colonne mentionne les montants réaffectés des charges saisies dans le dossier de frais. Lorsque le dossier de frais n'est pas réaffecté, l'ensemble des montants est égal à zéro. Lorsque le dossier de frais est réaffecté, les charges qui n'ont pas pu être réaffectées (du fait d'une catégorie de réaffectation n'autorisant pas la création des charges manquantes) sont égales à zéro.
  
• Montant non réaffecté : cette colonne mentionne les montants non réaffectés des charges saisies dans le dossier de frais. Lorsque le dossier de frais n'est pas réaffecté, l'ensemble des montants est égal aux montants saisis dans le grille Saisie des charges . Lorsque le dossier de frais est réaffecté :
  
• les charges qui ont pu être réaffectées présentent un montant égal à zéro ;
  
• les charges qui n'ont pas pu être réaffectées (du fait d'une catégorie de réaffectation n'autorisant pas la création des charges manquantes) présentent un montant égal au montant saisi dans la grille Saisie des charges .
  
• Simulation montant après réaffectation : cette colonne présente le montant qui sera obtenu sur les charges des détails réception à l'issue de la réaffectation du dossier de frais. Cette zone permet de visualiser le résultat de la réaffectation sans l'avoir effectuée. Les charges qui ne peuvent être réaffectées du fait d'une catégorie de réaffectation n'autorisant pas la création des charges manquantes présentent un montant égal à zéro. À l'issue de la réaffectation, cette colonne présente les mêmes valeurs que la colonne Montant de charge .
  
• Montant de charge impacté : cette case est cochée par le programme lorsqu'une différence apparaît entre les informations des colonnes Montant de charge et Simulation montant après réaffectation . Cette information permet de constater que le montant de la charge va être modifié par la réaffectation. À l'issue de la réaffectation du dossier de frais d'approche, du fait de l'égalité entre les deux colonnes précitées, aucun élément n'apparaît coché dans cette colonne.
  
• Montant écart sur simulation : cette zone affiche la différence entre les informations des colonnes Montant de charge et Simulation montant après réaffectation . Elle permet de visualiser l'impact de la réaffectation. À l'issue de la réaffectation du dossier de frais d'approche, du fait de l'égalité entre les deux colonnes précitées, ce montant apparaît égale à zéro.
  

	Il reste possible, au niveau des informations supplémentaires de la ligne (cf. le menu contextuel de la grille du volet Détail des réceptions ), de visualiser le montant avant réaffectation.
	Ce volet affiche le montant réel des charges en fonction des quantités de produits réceptionnées.

Volet Détail des réceptions
Ce volet affiche les lignes de produits supportant des charges d'achat lorsque leur réception a été faite ou qu'ils ont été rattachés par le biais de la commande Rattachement des détails réception du menu Actions . Les produits ne possédant pas de structure de coût d'achat n'apparaîtront pas dans cette liste.
Voir      Pour plus d'informations sur l'affectation des structures de coût d'achat aux produits, reportez-vous au sous-volet Coût d'achat de la fiche article.
Ce volet comporte un menu contextuel qui propose les fonctions suivantes :

• Détail des charges de la ligne de commande : on peut consulter les charges associées à un produit en sélectionnant sa ligne dans la liste et en lançant cette commande. Le volet Détail charges de la fenêtre Informations supplémentaires de la ligne de commande achat qui s'ouvre alors donne le détail des charges associées
  

Dans ce cas, le montant des charges affiché correspond aux quantités commandées dans le bon de commande et non aux quantités réceptionnées.

Bon de réception : ouvre le bon de réception fournisseur correspondant à la ligne sélectionnée.

Un détail réception peut appartenir à plusieurs dossiers de frais d'approche différents dès lors que les dits dossiers ne réaffectent pas les mêmes charges. Cette possibilité est intéressante pour réaffecter des charges différentes (commissions/courtage, charges de transport, etc.) sur des lignes de détail réception différentes (mais partageant des détails de réception communs) selon des fréquences différentes.

Exemples :

• Réaffectation des charges de courtage tous les trimestres sur l'ensemble des détails de réception de la période.
  
• Réaffectation mensuelle des charges de transport sur l'ensemble des détails de réception du mois.
  

Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à la fonction Rattachement des détails factures (menu Actions ) avec notamment la sélection des détails factures par numéro de dossier de frais d'approche achat.
Volet Commandes d'achat
Ce volet affiche la liste des commandes d'achat associées au dossier de frais d'approche et permet leur gestion : ajout, consultation ou suppression.
Une case d'option gérée par le programme indique, en bas de ce volet, si une des commandes mentionnées dans cette liste n'a pas été totalement réceptionnée et que, en conséquence, la réaffectation des frais sera incomplète si elle est lancée. Les lignes non réceptionnées ne seront pas rattachées dossier s'il est clôturé (réaffecté).
Ce volet comporte un menu contextuel qui propose la fonction Pièce d'achat qui ouvre le bon de commande fournisseur correspondant à la ligne sélectionnée.
Volet Synthèse du dossier
Volet affichant les totaux des charges avant et après réaffectation.
Les charges hors dossier sont les charges associées aux détails réceptions du dossier mais n'apparaissant pas en tant que charges dans la grille Saisie des charges (volet Saisie des charges ).
Les charges du dossier sont les charges apparaissant pas en tant que charges dans la grille Saisie des charges .
Les montants avant réaffectation correspondent aux structures de coût : montants non modifiés par la réaffectation.
Les montants réaffectés et non réaffectés représentent les mêmes valeurs que celles mentionnées dans la grille Charges associées aux détails des réceptions (volet Saisie des charges ).
Volet Commentaire
Volet destiné à l'enregistrement de commentaires divers.

Détail de la page : Général Informations d'entête Date de création : Cette information représente la date de création du dossier. Elle est mise à jour automatiquement par le système. Date de réaffectation : La date de réaffectation représente la date à laquelle la réaffectation des charges à réaffecter du dossier a été réalisée.. Transitaire : Cette zone permet de renseigner le transitaire pour le dossier de frais c'est-à-dire le prestataire mandaté par la société pour réaliser toutes les démarches/actions aboutissant à la réalisation de la transaction. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au tiers. Divers Responsable : Cette zone permet de renseigner le responsable du dossier de frais d'approche Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Détail de la page : Saisie des charges Saisie des charges Détail de la grille Charge Cette zone permet d'indiquer le code de la charge qu'il conviendra de répartir/réaffecté sur les détails réception du dossier de frais d'approche. Important : Plusieurs dossiers de frais possédant un ou plusieurs détails de réception communs ne peuvent pas répartir la même charge. La charge d'un détail réception ne peut être saisie que sur un dossier de frais. Le détail de réception est multi-dossier du fait de : - la fréquence de réaffectation/apparition des charges qui n'est pas identique selon la nature même de la charge. - la population des détails réception impactée qui n'est pas la même selon la charge elle même. Montant à réaffecter Cette zone représente le montant de la charge à réaffecter/réaffectée sur les détails de réception du dossier de frais. Il est exprimé en devise de tenue de compte. Ce montant est non saisissable lorsque la charge est issue du rattachement d'un détail facture (cf. Action/Rattachement des détails factures) visible au niveau de la zone (colonne) "Détail facture". Catégorie de réaffectation Cette zone obligatoire dans tous les cas permet d'indiquer la catégorie de réaffectation utilisée pour la réaffectation de la charge (à répartir) du dossier. Cette zone est proposée par défaut égale à la catégorie de réaffectation paramétrée au niveau de la charge. Elle est non modifiable lorsque les paramètres généraux interdisent sa modification. Méthode de réaffectation Le méthode de réaffectation des charges défini la clef de répartition des charges : - Montant net : réaffectation des charges du dossier au prorata du montant net des détails réception impactés - Poids brut : réaffectation des charges du dossier au prorata du poids brut des détails réception impactés - Poids net :réaffectation des charges du dossier au prorata du poids net des détails réception impactés - Volume : réaffectation des charges du dossier au prorata du volume des détails réception impactés - Montant charge : réaffectation des charges du dossier au prorata du montant des charges existantes au niveau des détails réception impactés (charges partageant le même code). La « Création des charges manquantes » n'est pas possible lorsque la méthode de réaffectation est « Montant de charge » puisque la répartition ne peut se faire au prorata de charges inexistantes Création des charges manquantes Cette zone permet de créer les charges inexistantes sur les détails de réception d'un dossier de frais d'approche lors de la réaffectation des charges du-dit dossier. Cette fonction permet donc d'ajouter a posteriori une charge sur un produit ne l'ayant pas prévu initialement au niveau de sa structure de coût. Lorsque cette zone est cochée l'ajout de la charge est systématique sur l'ensemble des lignes de détail réception du dossier : cet ajout peut donc contredire pour le dossier concerné (1) le paramétrage d'application des charges défini au niveau de l'incoterm lorsque les détails réception concernent plusieurs incoterms ou un incoterm ne supportant pas la charge. (1) Rappel : la catégorie de réaffectation utilisée dans la réaffectation des charges du dossier est définie au niveau de la grille charge à répartir du dossier. Une fois coché, ce paramètre n'est plus modifiable : si besoin une nouvelle catégorie de réaffectation des charges n'autorisant pas cette création doit être paramétrée. N° pièce Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations). Date pièce Cette zone représente la date de la pièce. Références de pièces Cette zone permet de renseigner une ou plusieurs références de pièces commerciales justifiant le montant saisi au niveau de la charge lorsque la charge du dossier de frais n'est pas issue du rattachement d'un détail facture. Elle peut également être utilisée comme zone de commentaire. Charges associées aux détails des réceptions Détail de la grille Charge Cette zone affiche l'ensemble des charges rattachées aux détails de réception associés au dossier de frais d'approche que ces charges appartiennent ou non au dossier de frais. Montant de charge Cette information représente le montant de la charge d'achat pour l'ensemble des détails réception rattachés au dossier de frais. Cette zone permet de visualiser de façon globale la valorisation actuelle des détails réception. Montant réaffecté Le montant réaffecté représente pour la charge considérée le montant réaffecté du dossier de frais. Il est égal à zéro lorsque le dossier de frais n'est pas réaffecté. Montant non réaffecté Le montant non réaffecté représente pour la charge considérée le montant non réaffecté du dossier de frais. Lorsque le dossier de frais n'est pas réaffecté, ce montant représente la totalité du montant de la charge saisi au niveau de la grille "Saisie des charges". Lorsque le dossier de frais est réaffecté, ce montant représente la montant de la charge qui n'a pu faire l'objet d'une réaffectation (cas d'une création des charges manquantes non autorisée sur des détails réception ne possédant pas la charge). Simulation montant après réaffectation La zone "Simulation montant après réaffectation" permet de visualiser le résultat obtenu par la réaffectation avant que celle-ci soit réalisée. Les charges qui vont être modifiées (cf. zone "Montant charge impacté" cochée) affichent la valeur du montant saisi au niveau de la grille "Saisie des charges" : la réaffectation agit en remplacement. Les charges qui ne sont pas modifiées (cf. zone "Montant charge impacté" non cochée) sont de plusieurs types. Il s'agit : - soit de charges n'appartenant pas au dossiers de frais : la valeur affichée est identique à la valeur "montant de charge" (Rappel : Toutes les charges associées aux détails réception du dossier sont affichées), - soit de charges appartenant au dossiers de frais pour lesquelles le montant de charge saisi au niveau de la grille "Saisie des charges" est identique à la valeur "montant de charge", - soit de charges appartenant au dossiers de frais qui ne pourront faire l'objet de la réaffectation (cas d'une création des charges manquantes non autorisée sur des détails réception ne possédant pas la charge). La valeur affichée dans la présente zone est dans ce cas égale à zéro. Montant charge impacté Cette zone indique si la réaffectation va modifier le montant de la charge considérée. Elle indique que la valeur de la zone "Simulation montant après réaffectation" est différente de la valeur de la zone "Montant de charge". Attention : Lorsque le dossier de frais est réaffecté, cette zone n'indique pas que la charge a fait l'objet d'une réaffectation. Pour connaître cette information, il convient de comparer le montant "Charges avant réaffectation" et le montant de charge (cf. menu contextuel "Détail des charges de la ligne de commande" de la grille "Détail des réceptions") Montant écart sur simulation Cette zone représente l'écart du montant après réaffectation tel que définit au niveau de la zone "Simulation montant après réaffectation" et de la zone "montant de charge". Elle permet de visualiser l'écart de valorisation des détails réception avant que la réaffectation soit réalisée.

Détail de la page : Détail des réceptions Détails des réceptions immédiates Détail de la grille Produit Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente. Libellé La description permet de renseigner un libellé explicite pour le produit commercial. Ce libellé sera repris sur vos documents commerciaux (sauf cas d'application d'une désignation en langue étrangère). Quantité tarifée Cette zone représente la quantité dans l'unité de tarification définie pour le produit au niveau de son tarif. Sa valeur dépend également du paramétrage de calcul de la quantité tarifée indiqué au niveau du produit commercial. Si le produit est tarifé d'après sa quantité négociée, la quantité tarifée est déterminée d'après la quantité achetée/vendue convertie dans l'unité tarifaire du produit. S'il est tarifé d'après son poids, la quantité tarifée correspond au poids brut de la ligne de livraison. Elle n'est pas saisissable. S'il est tarifé d'après son volume, la quantité tarifée correspond au volume de la ligne de livraison. Elle n'est pas saisissable. Si le produit indique que la quantité tarifée est saisie, la quantité tarfifée n'est pas automatiquement renseignée. Elle est proposée à 0 et est saisissable. Exemple : Soit un article vendu en Boite de 10 pièces et tarifé à la Pièce : Lorsque l'utilisateur saisit une quantité vendue d'une boite, la quantité tarifaire est rendue égale à 10 pièces si la quantité tarifée est calculée d'après la quantité négociée. Poids brut Montant du poids brut du produit commercial : poids brut de l'article * quantité commandée ou, dans le cas d'un kit, somme des (poids brut de chaque article * quantité à livrer de chaque article) Volume Volume net du Produit Livré multiplié par la quantité vendue Poids net Montant du poids net du produit commercial : poids net de l'article * quantité commandée ou, dans le cas d'un kit, somme des poids nets de chaque article * quantité à livrer de chaque article. Quantité Quantité exprimée dans l'unité de vente ou d'achat saisie sur la ligne de commande ou de devis. Elle correspond à la quantité de produits à livrer pour une commande ou un bon de préparation. Elle correspond à la quantité de produits livrés pour un BL ou un bon de réception. Cette quantité peut également correspondre à un reliquat généré automatiquement lors de la génération d'un ordre de livraison ou de la saisie d'un bon de réception. Montant net Cette donnée représente le montant net de la ligne de livraison exprimé en devise de transaction. Quand la ligne de livraison n'est pas facturée, ce montant correspond au prix net de la commande multiplié par la quantité tarifée de la ligne de livraison. Quand la ligne de livraison est facturée, ce montant correspond au prix net de la facture multiplié par la quantité tarifée de la ligne de livraison. Le cours de transaction est alors le cours de la devise indiqué sur la facture. Pour une ligne de retour, ce montant net est égal au prix net de la livraison d'origine multiplié par la quantité retournée. Montant des charges Montant des charges constatées pour cette ligne de Livraison, correspond aux charges constatées lors de l'achat ou de la vente. Incoterms Cette zone mentionne le code de l'incoterm. N° commande Indique le numéro de commande auquel ce détail livraison est rattaché. N° bon réception Numéro de pièce attribué par le paramétrage effectué dans les compteurs. Date de réception Date de création de la pièce de livraison ou de retour. Fournisseur RO Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers. Prix d'achat Cette information représente le prix d'achat unitaire d'une unité tarifaire de produit (unité de la quantité tarifaire de la ligne de mouvement) exprimée en devise de tenue de compte. Coût d'achat Cette information représente le coût d'achat unitaire d'une unité tarifaire de produit (unité de la quantité tarifaire de la ligne de mouvement) exprimée en devise de tenue de compte. Informations sur la ligne sélectionnée N° commande : Indique le numéro de commande auquel ce détail livraison est rattaché. N° bon réception : Numéro de pièce attribué par le paramétrage effectué dans les compteurs. Date de réception : Date de création de la pièce de livraison ou de retour. Fournisseur RO : Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers. Incoterms : Cette zone mentionne le code de l'incoterm. Unité de vente : Cette zone indique le symbole de l'unité de mesure (KG, KM, HMO, ...)

Détail de la page : Commandes d'achat Commandes d'achat Détail de la grille Numéro Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations). Date de pièce Cette zone représente la date de la pièce. Fournisseur RO Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers. Etablissement Le code permet d'identifier de manière unique un site. Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites. Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers. Incoterms Cette zone mentionne le code de l'incoterm. Statut livraison Indique l'état de livraison de la commande, celle-ci peut être Non livrée - Aucun produit (aucune ligne) n'est livré Partiellement livrée - Au moins un produit est livré et il en reste au moins un à livrer Totalement livrée - Tous les produits sont livrés Total HT Ce montant représente le total HT (Hors Taxes) exprimé dans la devise de la pièce (Devise de transaction). Statut facturation Indique l'état de facturation du contrat commercial, celui-ci peut être Non Facturé - Aucune ligne de la commande n'est facturée Partiellement Facturé - Au moins une ligne est facturé et au moins une ligne n'est pas facturée Totalement Facturé - Toutes les lignes sont facturées Information Il existe des commandes du dossier de frais qui ne sont pas totalement réceptionnées Cette information indique s'il existe ou non des commandes partiellement ou non livrées rattachées au dossier de frais. Cette information est utile pour savoir s'il convient ou non de lancer la réaffectation des charges du dossier : - lorsque toutes les commandes achat du dossier sont livrées, le dossier peut être être réaffecté. - lorsqu'il existe des commandes qui ne sont pas totalement livrées, le dossier peut également être réaffecté dès lors que les détails réception non livrés ne doivent pas être rajoutés au dossier. En effet, la réception d'une ligne produit d'une commande dont le dossier est réaffecté n'ajoute pas la-dîte ligne dans le dossier de frais.

Détail de la page : Synthèse du dossier Cumuls Charge du dossier réaffecté Ce montant représente la sommation des montants réaffectés des charges à répartir du dossier de frais exprimés en devise de tenue de compte. Charges du dossier : Ce montant représente la sommation des montants avant réaffectation des charges à répartir du dossier de frais exprimés en devise de tenue de compte. Il est le reflet de l'application de la structure de coût du produit pour les charges à répartir du dossier de frais. Charge du dossier non réaffecté Ce montant représente la sommation des montants non réaffectés des charges à répartir du dossier de frais exprimés en devise de tenue de compte. Lorsque le dossier n'est pas réaffecté, il représente la totalité des montants de ces charges Lorsque le dossier est réaffecté, il représente la partie du montant des charges à répartir qui n'a pu faire l'objet d'une réaffectation soit du fait de l'inexistence préalable de la charge (Création des charges manquantes non autorisée) soit du fait d'un calcul de répartition aboutissant à une clef de répartition nulle pour chaque ligne de détail réception. Total HT: Ce montant représente la sommation des montants nets des détails réception du dossier de frais exprimés en devise de tenue de compte. Charges hors dossier : Ce montant représente la sommation des montants avant réaffectation des charges n'appartenant pas aux charges à réaffecter du dossier de frais. Ce montant est exprimé en devise de tenue de compte. Il est le reflet de l'application de la structure de coût du produit pour la partie des charges n'appartenant pas aux charges à réaffecter du dossier de frais. Charge hors dossier réaffecté Ce montant représente la sommation des montants réaffectés des charges n'appartenant pas aux charges à réaffecter du dossier de frais. Ce montant est exprimé en devise de tenue de compte. Montant coût d'achat : Ce montant représente la sommation des montants des charges avant réaffectation et des montants nets des détails réception du dossier de frais exprimés en devise de tenue de compte. Montant coût d'achat réaffecté Ce montant représente la sommation des montants des charges réaffectées et des montants nets des détails réception du dossier de frais. Ce montant est exprimé en devise de tenue de compte. Montant coût d'achat non réaffecté Ce montant représente la sommation du montant coût d'achat réaffecté et des charges non réaffectées. Il correspond dans tous les cas à la sommation des montants des charges à réaffecter du dossier de frais (réaffectées ou non) et des montants nets des détails réception/livraison du dossier de frais. Ce montant est exprimé en devise de tenue de compte. Ecart de charge total : Ce montant représente l'écart de charge total entre le montant de charge et le montant avant réaffectation. Il trouve tout son sens sur les dossiers réaffectés, lorsqu'il n'existe aucun montant non réaffecté, puisqu'il permet de comparer le montant issu de l'application de la structure de coût et le montant de charge effectivement supporté par la société.. Poids et volume en unité d'affichage Poids total brut : Cette information reprend le total des poids bruts des détails réception du dossier de frais d'approche. Poids total net : Cette information reprend le total des poids nets des détails réception du dossier de frais d'approche. Volume total : Cette information reprend le total des volumes des détails réception du dossier de frais d'approche.

Détail de la page : Commentaire Commentaire Commentaire Un commentaire peut être associé au dossier de frais N° dossier : Le numéro identifie de façon unique le dossier de frais Référence interne : La référence interne est une zone complémentaire facultative au numéro de dossier (lequel peut constituer l'unique identifiant interne) permettant de regrouper si besoin plusieurs dossiers. Référence externe : La référence externe représente la référence du dossier de frais chez le transitaire Réaffecté Cette zone indique si le dossier a fait l'objet du traitement de réaffectation de ses charges sur les détails réception du dossier. La modification d'un dossier de frais réaffecté n'est pas permise hors annulation de la réaffectation de ses charges.

Voir également les liens ci-dessous

Fournisseur

Opérateur

Saisie des commandes

Saisie des bons de réception

Edition des dossiers de frais d'approche d'achat

Informations supplémentaires de la ligne de commande achat

Charge d'achat

Saisie des factures

Rattachement des détails de réception

Rattachement des détails factures d'achat

Réaffectation des charges - dossier de frais d'approche achat

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