La fenêtre qui s'ouvre au lancement de la fonction Achats / Contrat d'abonnement / Saisie des contrats sert à l'enregistrement des contrats d'abonnement d'achat.
Un contrat d'abonnement est un document établissant entre la société et un tiers, une liste de produits ou prestations à fournir sur un cycle régulier.
Les contrats permettent de générer de façon automatique des pièces commerciales identiques à des dates régulières.
Un contrat est conclu pour une durée. Cette durée est composée de x périodes. Chaque période donne lieu à une commande.
Exemple :
Un contrat est conclu pour une durée de 1 an renouvelable, durant cette durée de 1 an nous aurons 12 commandes = 12 périodes de 1 mois.
Le contrat d'abonnement fait l'objet de la saisie d'un contrat fournisseur, il est :

• divisé en durées et en périodes,
  
• conclut pour un prix contrat ou tarif,
  
• avec un prorata sur le prix ou sur la quantité pour une période,
  
• avec renouvellement ou non.
  

Les pièces commerciales générées sont le reflet de la pièce d'abonnement établie lors de la création ou lors du renouvellement du contrat. Chaque renouvellement donne lieu à la création d'une nouvelle durée rattachée au contrat et comporte une nouvelle pièce d'abonnement et éventuellement une nouvelle périodicité.
Le contrat garde l'historique de toutes les durées qui se sont succédées avec leur détail et toutes les pièces générées.
Lors de sa création, la durée a un statut « Proposé ». Ce statut peut évoluer plusieurs statuts de destination, mais seul le statut « Bon pour génération » permet de générer les commandes. Cette évolution s'effectue dans le menu Actions et dans la commande Achats / Contrats d'abonnement / Evolution du statut des durées .
La modification du contrat est toujours possible (en-tête, date de début et de fin), tant qu'il n'a pas été généré en bon decommande.
La fenêtre de saisie d'un contrat d'abonnement comporte un en-tête, trois dossiers et un commentaire :

• En-tête : cet en-tête reprend les informations saisies dans le dossier Général.
  
• Général : ce dossier sert à l'enregistrement des informations générales concernant le fournisseur : références, fournisseur RO (receveur d'ordres), dates de création et de résiliation.
  

Il sert également à définir les périodes (nombre, durée et prorata), à préparer la génération des pièces du contrat et son renouvellement.

• Durée en cours : ce dossier regroupe toutes les informations relatives à la première durée du contrat. Par la suite, ce dossier permet de sélectionner la durée de contrat pour consultation.
  

Lorsque toutes les informations relatives au contrat et à la durée sont saisies, et une fois que la génération des périodes est réalisée, un dossier Périodes permet de visualiser chaque période.

• Durées du contrat : ce dossier reprend toutes les durées du contrat ainsi que des informations généralistes les concernant.
  
• Commentaire : permet d'ajouter un commentaire
  

Menu Actions
Cette fenêtre dispose d'un menu Actions qui propose les commandes suivantes :

• Pièce d'abonnement : cette commande ouvre la fenêtre de saisie d'une Pièce d'abonnement achat .
  
• Faire évoluer le statut des durées : cette commande permet de modifier le statut de la durée d'un contrat. Elle ouvre un assistant Evolution du statut des durées des contrats.
  
• Génération : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Générer une commande : Pour les contrats sélectionnés dont la durée a un statut Bon pour génération, les commandes sont générées pour les périodes trouvées.
  
• Générer les périodes : cette commande est utilisée pour générer les périodes de la durée.
  

Attention ! Les modifications apportées sur l'onglet Durée une fois les périodes créées ne sont pas automatiquement reportées sur les périodes, il est nécessaire de générer à nouveau les périodes afin que la modification soit prise en compte. Une période n'est modifiable que si elle n'a pas donné lieu à une commande.

Renouvellement du contrat : cette commande permet de renouveler un contrat lorsque le renouvellement a été paramétré en Manuel dans le dossier Général. Elle ouvre un assistant Renouvellement des contrats.

Modifier la date de fin de la durée : cette commande est disponible dès qu'une commande a été générée pour la durée. Le contrat historise toutes les modifications. Il n'est donc plus possible de modifier la pièce du contrat d'abonnement dès qu'une commande est générée. Pour permettre la modification d'un contrat il faut « modifier la date de fin de la durée ». Cela a pour conséquence de modifier la date de fin de la durée en cours et de recréer une nouvelle durée qui court du lendemain de cette nouvelle date de fin jusqu'à l'ancienne date de fin de la durée.
Exemple :
Un contrat assurance auto est souscrit pour 1'année civile du 01 Janvier au 31 Décembre.
Le 1erjuillet l'assurance doit être modifiée pour prendre en compte l'achat d'un deux-roues. Il faut renseigner comme date de fin le 30/06. Une nouvelle durée sera créée du 01/07 au 31/12 (date de fin de l'ancienne durée) et la pièce d'abonnement sera recopiée sur la nouvelle durée. Comme aucune commande n'est générée, cette pièce est modifiable, il suffit alors de rajouter la ligne correspondant au deux-roues.

• Résiliation : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Résilier le contrat : cette commande permet de résilier un contrat, elle n'est accessible que si au moins une des périodes du contrat a donné lieu à la génération d'une commande. La résiliation supprime les périodes supérieures à la date de résiliation.Ainsi, les commandes postérieures à la date de résiliation (commandes non livrées et non facturées) sont supprimées.
  
• Annuler la résiliation du contrat : cette commande est accessible sur tout contrat résilié, elle permet de supprimer la date de résiliation.Si la résiliation a supprimé des périodes cette annulation ne les recréés pas.
  

Menu Impression
Ce menu comporte une fonction Édition des contrats d'achat qui ouvre la fenêtre de la fonction Achats / Contrats d'abonnement / Editions / Édition des contrats dans laquelle les références de la pièce à partir de laquelle cette commande a été lancée sont insérées par défaut (mais peuvent être modifiées).
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à cette fonction.

Général
Pour enregistrer un nouveau contrat d'achat, la première étape consiste à renseigner toutes les informations relatives au fournisseur, à la périodicité du contrat et les modes de génération des pièces et de renouvellement.
Les informations d'en-tête sont reprises des différents dossiers du contrat (à l'exception du n° de contrat qui est géré par un compteur lié au type de pièce du contrat d'abonnement CAA ou CAV) et ne peuvent être modifiées.
Les premières informations du dossier Général à renseigner lors du contrat sont les suivantes :

• préciser le fournisseur RO (receveur d'ordres) : seuls les fournisseurs auxquels une catégorie de restriction n'interdit pas la saisie de la commande par l'opérateur actif (dans le dossier Administration de leur fiche) pourront être sélectionnés,
  
• indiquer la nature du contrat (permet de typer le contrat pour opérer par la suite des sélections et des regroupements en consultation ou en édition),
  
• enregistrer la référence externe (référence du contrat chez le fournisseur), elle permettra d'effectuer un filtre lors de la génération des commandes à partir des contrats,
  
• enregistrer la référence de la pièce,
  
• de saisir la date de création (date système proposée par défaut),
  

La date de résiliation est mise à jour automatiquement lors de l'utilisation de l'assistant de résiliation des contrats.
Il faut ensuite renseigner les informations relatives à la périodicité du contrat pour permettre de définir les cadences de commandes. La cadence est fixée par :

• un Nombre de périodes (nombre de répétition de la Pièce d'abonnement) : il s'agit du nombre de fois où le contrat donnera lieu à la génération d'une commande pendant sa durée de validité,
  
• une Durée de la période : en nombre de jours, semaines, décades, quinzaines, mois ou trimestres.
  

Avec « mois » il est possible de sélectionner « Fin de mois » : si le contrat débute le 28/02 en sélectionnant Mois les périodes suivantes seront les 28/03 et 28/04, en sélectionnant Fin de mois les fins de périodes suivantes seront les 31/03 et 30/04.

• l' application ou non d'un prorata aux périodes non entières : si cette option est cochée, pour les périodes non entières, un prorata sera calculé et reporté sur la période.
  

Il s'agit ensuite de définir les dates auxquelles les différentes pièces issues du contrat doivent être générées(chiffres positifs ou négatifs possibles) :

• la commande sera générée x jours après la date de début de la période,
  
• la livraison sera générée x jours après la date de début de la période, date qui est reportée sur chaque détail livraison lors de la génération de la commande
  
• L'option Reprendre la date de commande comme date de facturation permet de choisir comme date de facturation, la date de la commande. Si l'option n'est pas sélectionnée, la facturation sera générée x jours après la date de fin de la période, date qui est reportée sur chaque détail livraison lors de la génération de la commande
  
• Enfin, il s'agit d'indiquer quelles sont les modalités de renouvellement du contrat :
  
• Renouvellement du contrat : Aucun, Manuel (il faut utiliser l'assistant de renouvellement des contrats) ou Automatique (lors de la génération de la dernière commande).
  
• Les contrats seront renouvelés x jours avant la date de fin du contrat (information utilisée dans l'assistant de renouvellement).
  
• Nombre de renouvellements : il s'agit du nombre de durées déjà renouvelées.
  
  

Durée en cours
La seconde étape de la création d'un contrat consiste à renseigner les informations relatives à la première durée du contrat. Par la suite, ce dossier permet de sélectionner la durée du contrat à consulter.
La Durée sélectionnée conditionne les informations présentées :

• Statut de la durée :
  
• Proposé : le contrat a été envoyé par le fournisseur mais aucune décision n'a été prise pour son accord,
  
• Accepté : le contrat a été signé par les co-contractants. La date de signature est mise à jour,
  
• Bon pour génération : la génération des pièces commerciales issues du contrat peut débuter,
  
• Refusé : la conclusion du contrat a échouée.
  

Les Généralités sur la durée permettent d'indiquer :

• Date de début de la durée : pour le premier jour de la durée. Dans le cas d'une durée générée par un renouvellement, elle est obligatoirement égale au lendemain de la date de fin de la durée précédente. Il ne peut y avoir de rupture dans le contrat et si besoin, la résiliation du contrat en cours et la création d'un nouveau contrat est nécessaire.
  
• Date de signature : mise à jour par l'assistant d'évolution du statut des durées.
  
• Fin de la 1ère période : permet de définir la date de fin de période afin de caler les périodes de génération des pièces commerciales lorsque la première période n'est pas complète.
  
• Renouvellement prévu : à la date de génération de la dernière commande (dans le cas d'un renouvellement automatique) ou date calculée (renouvellement manuel).
  

Les Informations d'en-tête sont reprises de la fiche du tiers sélectionné dans l'en-tête du contrat. Ces informations composent la pièce d'abonnement. Quelques précisions supplémentaires sur ces informations :

• Des liens hypertextes permettent l'accès direct aux fiches des informations. En ce qui concerne la Pièce d'abonnement (qui peut être activée dans le menu Action ), sa saisie ressemble à la saisie d'une commande d'achat, avec ses règles d'alerte et d'erreurs.
  
• Origine Pièce : il est conseillé de paramétrer cette zone car elle peut être utilisée comme un critère de sélection des contrats d'abonnement lors des générations de facturation.
  
  

Périodes
Lorsque toutes les informations relatives au contrat et à la durée sont saisies, il faut générer les périodes de la durée du contrat à l'aide du bouton Générer du dossier Périodes ou du menu Actions / Génération / Générer les périodes. Si les périodes ne sont pas générées manuellement, la validation du contrat se fera automatiquement lors de la création du contrat.

Attention, en modification des périodes, les nouvelles dates ne seront prises en compte que par action manuelle.

Il est possible de créer ou supprimer une période à l'aide des boutons du même nom. Les périodes doivent recouvrir la durée et être consécutives. Elles ne sont modifiables que si elles n'ont pas donné lieu à une commande.
Si les dates de fin de 1èrepériode et date de fin sont modifiées après la génération des périodes, la prise en compte des modifications se fera par génération manuelle des nouvelles périodes (dès que les périodes sont visibles aucune modification n'est prise en compte sans génération manuelle des périodes : bouton Générer les périodes ou Actions / Génération / Générer les périodes ou modification manuelle des périodes).
Chaque période comporte, les éléments suivants :

• Début de période : la première n'est pas modifiable et correspond à la date de début de la durée sélectionnée. Les suivantes peuvent être modifiées mais doivent toujours correspondre au lendemain de la fin de la période précédente.
  
• Fin de période : les dates de fin de périodes peuvent être modifiées. Les nouvelles dates saisies ne doivent pas se chevaucher et les périodes doivent rester concomitantes. La date de fin de la dernière période correspond à la date de fin de la durée, elle est non modifiable.
  
• Prorata : initialisé par défaut à 100% sur les périodes pleines, ce prorata est saisissable. En cas d'application d'un prorata sur les périodes non entières (dossier Général du contrat), le prorata sur les périodes concernées est automatiquement calculé. Une saisie manuelle de prorata est possible dans ce dossier. Le prorata s'appliquera selon le paramétrage effectué sur la fiche produit.
  
• Date de commande prévue : date prévisionnelle calculée avec les informations renseignées sur l'onglet Général. Ces dates sont modifiables.
  
• N° de commande : permet l'ouverture de la pièce générée sur la période.
  
• Les Dates de livraison et facturation (dates prévisionnelles) : ces dates sont modifiables et sont calculées avec les informations renseignées sur l'onglet Général, elles sont reportées sur le Détail Livraison.
  
• Les Statuts livraison et facturation de la commande sont repris afin de visualiser rapidement l'état d'avancement de celle-ci.
  
  

Durées du contrat
Ce dossier reprend toutes les durées du contrat ainsi que des informations généralistes les concernant.
Avant de pouvoir valider la création du contrat, la pièce d'abonnement liée à la durée en cours doit être créée. Sa création est disponible au niveau du menu Actions / Pièces d'abonnement du contrat. Cette pièce d'abonnement est comparable à une commande d'achat mais il n'est pas possible de saisir des informations sur les détails livraisons. Les informations de réception seront mise à jour lorsque la période sera générée en commande avec les dates prévisionnelles de réception et de facturation. La pièce reste modifiable tant qu'aucune commande n'a été générée pour la durée concernée.