Avance sur frais détail

Contexte d'utilisation

Cette fenêtre permet de consulter, de modifier et de créer une avance sur frais.
Onglet Avance sur frais
Dans cet onglet, saisissez le montant de l'avance sur frais et éventuellement le motif de l'avance.
Le salarié et l'établissement sont affichés par défaut et restent modifiables.
Onglet Suivi
Une fois l'avance sur frais confirmée* et enregistrée, cet onglet affiche la règle de validation à laquelle est soumise l'avance et donc le circuit de validation que doit emprunter l'avance sur frais.
La confirmation passe également l'avance sur frais à l'état initial qui constitue toujours la première étape du circuit de validation.
Les informations suivantes sont également présentes dans cet onglet :

• Le valideur de l'état : il s'agit du valideur de l'étape en cours de l'avance sur frais
  
• La prochaine étape par laquelle devra passer l'avance sur frais
  

Si l'option Historisation des états sélectionne Oui dans la fenêtre Règle de validation des notes de frais , alors les différentes étapes par laquelle est passée l'avance seront affichées dans l'encadré « Historique de validation ».

* La confirmation d'une avance sur frais peut s'effectuer directement dans la fenêtre de saisie ou à partir de la fonction Confirmation des avances sur frais .

Une avance sur frais ne fait pas forcément l'objet d'une procédure de validation, cela dépend de la valeur du paramètre « Validation » défini pour les notes de frais. Si l'option « Validation obligatoire » n'est pas cochée, une avance sur frais ne sera pas forcément soumise à une règle de validation et la confirmation de cette avance entraînera sa validation automatique.
Onglet Notes rapprochées
Cet onglet affiche la liste des notes de frais qui ont été rapprochées de l'avance sur frais.
L'affichage des notes de frais rapprochées n'est possible qu'après :

• saisie de notes de frais en rapport avec l'avance sur frais,
  
• comptabilisation de ces mêmes notes de frais.
  

Détail de la page : Avance sur frais Avance Numéro : Cette information correspond au numéro de l'avance sur frais. Ce numéro est attribué automatiquement par l'application. Salarié : Cette information correspond au salarié concerné par l'avance. Si un lien a été fait entre un salarié et un opérateur, le salarié lié à l'opérateur qui s'est connecté à l'application sera proposé par défaut. Date : Cette information correspond à la date de l'avance sur Frais. Motif : Il s'agit d'un commentaire permettant d'indiquer le motif de l'avance sur frais . Montant : Cette information correspond au montant de l'avance sur frais. Ce montant est librement saisi par l'utilisateur. Montant rapproché : Le montant rapproché correspond au montant de l'avance qui a servi à couvrir des notes de frais. Exemple : Un salarié dispose d'une avance de 200 euros. Une note de frais de 50 euros saisie sur ce même salarié a été comptabilisée. Le montant rapproché de l'avance sera donc de 50 euros. Soldée Une avance sur frais est considérée comme soldée, quand le montant rapproché est égal au montant de l'avance. Complément Catégorie de salarié : Cette information correspond à la catégorie de salariés affectée à l'avance sur frais. Cette catégorie de salariés permettra d'appliquer une règle de validation pour l'avance, et ainsi connaître le circuit de validation de l'avance. Description Il s'agit du libellé de la règle de validation. Etablissement : Cette information correspond à l'établissement lié à l'avance sur frais. Par défaut, sera proposé l'établissement de l'interlocuteur société lié à l'opérateur associé au salarié. Mais il est possible de le modifier. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Service : Cette information correspond au service lié à l'avance sur frais. Par défaut, sera proposé le service de l'interlocuteur société lié à l'opérateur associé au salarié. Mais il est possible de le modifier. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. Etats Confirmé Cette information correspond au statut Confirmé de l'avance sur frais. Une avance sur frais confirmée n'est plus modifiable. Refusé Cette information correspond au statut Refusé d'une avance sur frais. Une avance sur frais refusée peut être réinitialisée si le motif de refus n'est pas définitif. Il sera alors possible de modifier l'avance sur frais et de la confirmer une nouvelle fois afin qu'elle rentre à nouveau dans le circuit de validation. Valide Cette information correspond au statut Valide d'une avance sur frais. Une Avance sur frais est considérée comme valide quand toutes les étapes du circuit de validation affecté à l'avance ont été validées. Une avance sur frais peut être valide dès sa confirmation, si aucune règle de validation n'est affectée à cette avance (c'est le cas quand le salarié n'appartient à aucune catégorie de salariés). Réglé Cette information correspond au statut Réglé d'une avance sur frais. Une avance sur frais sera considérée comme réglée quand elle aura fait l'objet du traitement de Réglement des Avances sur Frais. Ce traitement entraîne la création d'un bordereau de règlement dans Sage 1000 Comptabilité. Dossier - Suivi

Détail de la page : Suivi - Page 0 Historique de validation Détail de la grille Date validation Cette information représente la date à laquelle l'état a été validé dans le circuit. Etat Cette information identifie de manière unique l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. Valideur Le code contact permet d'identifier de manière unique un contact établissement. Validation Date de validation : Il s'agit de la date à laquelle l'avance sur frais a été validée ou refusée. Valideur de l'état : Cette zone contient la concaténation du nom et du prénom de la personne. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé à l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. État de validation / de refus : Cette information identifie de manière unique l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. Prochaine étape : Il s'agit de la prochaine étape de validation par laquelle doit passer l'avance sur frais. Règlement Régler par : Le code permet d'identifier de manière unique un mode de règlement. La notion de mode de règlement est repris dans la détermination d'un modèle d'échéancement. Pour un Tiers, on définit un mode de règlement pour les encaissements et les décaissements; ce mode de règlement sera proposé par défaut lors de la saisie d'un règlement. le : Cette date correspond à la date de saisie du règlement. pour un montant de : Cet attribut permet de renseigner le montant du règlement. Il est renseigné manuellement par l'utilisateur, s'il s'agit d'une création manuelle du règlement dans le cas d'un acompte par exemple. Il est renseigné automatiquement par le programme lorsque le règlement est créé par sélection d'échéances ou de relevés à règler. Dans ce cas, il correspond au montant des couvertures de lettrage des échéances.

Détail de la page : Notes rapprochées Rapprochement des notes de frais Détail de la grille Numéro Il s'agit du numéro de la note de frais. Ce numéro est attribué automatiquement par l'application. Date Il s'agit de la date de la note de frais. Frais Il s'agit du libellé du frais. Référence Il s'agit de la référence de la pièce justificative (facture) à l'origine du frais. Cette référence est saisie par l'utilisateur.

Voir également les liens ci-dessous

Salarié

Catégorie de salarié

Service

Modification des échéances d'un règlement

Détail note de frais

(c) Sage France 2013 (6.5.1.0 - 20131202T00)