Détail note de frais

Contexte d'utilisation

Cette fenêtre permet de consulter, de modifier de créer et de supprimer une note de frais.
Onglet Note saisie
A la création d'une note de frais, le salarié et l'établissement sont affichés par défaut et restent modifiables.
Dans cet onglet, il faut renseigner :

• un type de frais,
  
• un montant qui dépend du type de frais,
  
• un motif.
  

Il est possible de refacturer le note de frais à un tiers (si le frais est paramétré comme étant refacturable).
Sous-Onglet Suivi
Une fois la note de frais confirmée* et enregistrée, cet onglet affiche la règle de validation à laquelle est soumise la note et donc le circuit de validation que doit emprunter la note de frais.
La confirmation passe également la note de frais à l'état initial qui constitue toujours la première étape du circuit de validation.
Les informations suivantes sont également présentes dans cet onglet :

• Le valideur de l'état : il s'agit du valideur de l'étape en cours de la note de frais
  
• La prochaine étape par laquelle devra passer la note de frais
  

Si l'option Historisation des états sélectionne Oui dans la fenêtre Règle de validation des notes de frais , alors les différentes étapes par laquelle est passée la note seront affichées dans l'encadré « Historique de validation ».

* La confirmation d'une note de frais peut s'effectuer directement dans la fenêtre de saisie ou à partir de la fonction Confirmation des notes de frais .

Une note de frais ne fait pas forcément l'objet d'une procédure de validation, cela dépend de la valeur du paramètre « Validation » défini pour les notes de frais. Si l'option « Validation obligatoire » n'est pas cochée, une note de frais ne sera pas forcément soumise à une règle de validation et la confirmation de cette note entraînera sa validation automatique.
Dans l'encadré « Règlements », des informations propres au règlement de la note de frais sont accessibles.
Un lien hyper texte permet d'accéder directement à l'avance sur frais éventuellement rapprochée de la note de frais.
Sous-Onglet analytique
Suite à la comptabilisation d'une note de frais, si des ventilations analytiques ont été générées sur la pièce comptable, ces ventilations analytiques sont visibles dans la grille « Analytique ».

Détail de la page : Note saisie Frais Référence pièce : Il s'agit de la référence de la pièce justificative (facture) à l'origine du frais. Cette référence est saisie par l'utilisateur. Numéro : Il s'agit du numéro de la note de frais. Ce numéro est attribué automatiquement par l'application. Date : Il s'agit de la date de la note de frais. Salarié : Il s'agit du salarié pour lequel la note de frais a été créée. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Etablissement : Une note de frais est obligatoirement liée à un établissement. Par défaut,sera proposél'établissement de l'interlocuteur société correspondant au croisement de l'opérateur (associé au salarié) avec la société dans laquelle la note de frais a été créée. Mais cet établissement est modifiable. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Type de frais : Il s'agit du frais saisi sur la note de frais. Ce frais appartient à la catégorie de frais du salarié de la note de frais. Dépassement du plafond Cette permet d'indiquer, si le montant du plafond, dans le cas où son dépassement aurait été autorisé, est effectivement dépassé. Montant TTC : Il s'agit du montant effectivement dépensé par le salarié, c'est à dire le montant TTC figurant sur la pièce justificative (facture) à l'origine du frais. Dépassement autorisé Cette zone permet d'indiquer, si pour la note de frais, le montant du plafond du frais peut être dépassé ou non. Cette zone n'est pas accessible et se renseigne automatiquement selon le paramétrage effectué sur le frais dans la catégorie de frais liée au salarié de la note. Plafond : Si le frais est plafonné, cette zone présente le montant du plafond défini pour le frais, au niveau de la catégorie de frais du salarié. Montant retenu : Il s'agit du montant à rembourser de la note de frais. Ce montant n'est pas accessible et déterminé automatiquement par l'application en fonction du mode de remboursement du frais et du paramétrage effectué sur le frais au niveau de la catégorie de frais du salarié. Montant TVA : Il s'agit du montant de la TVA. Ce montant n'est pas accessible et calculé automatiquement par l'application à partir du montant TTC, si le frais est soumis à TVA. Description Il s'agit du libellé du frais. Quantité / Km : Il s'agit de la quantité saisie pour le frais. Cette zone est saisissable sauf si, au niveau de la catégorie de frais du salarié, la saisie unitaire a été définie sur le frais. Dans ce cas, la quantité est égale à 1 et n'est pas modifiable. Complément Motif : Il s'agit d'un commentaire permettant d'indiquer le motif de la note de frais . Justificatif Il est obligatoire de saisir un justificatif lorsque le montant du plafond d'un frais a été dépassé. Tiers : Si le frais de la note de frais est refacturable, il sera obligatoire de renseigner un tiers sur la note de frais. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Facturable Cette zone permet d'indiquer si le frais est refacturable ou non. Si le frais a été paramétré comme étant refacturable, il sera possible de ne pas le refacturer pour une note de frais donnée, en décochant la case Facturable dans la note de frais. Par contre, si le frais a été paramétré comme n'étant pas refacturable, il ne sera pas possible de cocher cette case dans une note de frais afin de le rendre refacturable. Affaire : Il s'agit de l'affaire liée à la note de frais. Cette zone n'est pas obligatoire. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé à l'affaire. Catégorie salarié : Il s'agit de la catégorie de salariés qui s'applique à la note de frais. La catégorie de salariés permettra d'appliquer une règle de validation et donc un circuit de validation à la note de frais. Description Il s'agit du libellé de la règle de validation. Service : Une note de frais peut être liée à un service. Par défaut,sera proposéle service de l'interlocuteur société correspondant au croisement de l'opérateur (associé au salarié) avec la société dans laquelle la note de frais a été créée. Mais ce service est modifiable. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. Etats Confirmé Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est confirmée ou non. La confirmation peut être faite soit au moment de la saisie de la note, soit à postériori, en lançant le traitement de confirmation des notes de frais. Refusé Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est refusée ou non. Cette zone n'est pas accessible et se renseigne automatiquement si la note de frais a été refusée par un valideur. Comptabilisé Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est comptabilisée ou non. Cette zone n'est pas accessible et se renseigne automatiquement suite au lancement du traitement de comptabilisation des notes de frais. Réglé Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est réglée ou non. Cette zone n'est pas accessible et se renseigne automatiquement suite au lancement du traitement de règlement des notes de frais. Valide Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est validée ou non. Cette zone n'est pas accessible et se renseigne automatiquement : - soit à la confirmation de la note de frais, si cette note n'est soumise à aucun circuit de validation. - soit lorsque toutes les étapes du circuit de validation ont été validées, si la note de frais est soumise à un circuit de validation. Dossier - Suivi

Détail de la page : Suivi - Page 0 Historique de validation Détail de la grille Date validation Cette information représente la date à laquelle l'état a été validé dans le circuit. Etat Cette information identifie de manière unique l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. Valideur Le code contact permet d'identifier de manière unique un contact établissement. Validation Date de validation : Il s'agit de la date à laquelle la note de frais a été validée ou refusée. Valideur de l'état : Cette zone contient la concaténation du nom et du prénom de la personne. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé à l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. État de validation / de refus : Cette information identifie de manière unique l'état que peut prendre un objet ou l'étape à laquelle il peut se rendre. Prochaine étape : Il s'agit de la prochaine étape de validation par laquelle doit passer la note de frais. Règlement En déduction de l'avance du Cette information correspond à la date de l'avance sur Frais. d'un montant de : Cette information correspond au montant de l'avance sur frais. Ce montant est librement saisi par l'utilisateur. le Cette date correspond à la date de saisie du règlement. pour un montant de Cet attribut permet de renseigner le montant du règlement. Il est renseigné manuellement par l'utilisateur, s'il s'agit d'une création manuelle du règlement dans le cas d'un acompte par exemple. Il est renseigné automatiquement par le programme lorsque le règlement est créé par sélection d'échéances ou de relevés à règler. Dans ce cas, il correspond au montant des couvertures de lettrage des échéances. Sur le compte Le numéro de compte BBAN (Basic Bank Account Number) est une zone alpha-numérique sur 34 positions qui permet de renseigner tout type de structure de numéro de compte.Cette zone est renseignée automatiquement par le programme en fonction du numéro de compte français ou étranger saisi. Référence origine de la pièce comptable : Il s'agit de la référence de la pièce comptable générée suite à la comptabilisation de la note de frais. Règlée par Le code permet d'identifier de manière unique un mode de règlement. La notion de mode de règlement est repris dans la détermination d'un modèle d'échéancement. Pour un Tiers, on définit un mode de règlement pour les encaissements et les décaissements; ce mode de règlement sera proposé par défaut lors de la saisie d'un règlement. Avance sur frais : Il s'agit de l'avance sur frais rapprochée de la note de frais. Ce rapprochement est réalisé automatiquement lors de la comptabilisation d'une note de frais, s'il existe une avance sur le même salarié et le même établissement.

Détail de la page : Analytique Analytique Détail de la grille Axe analytique Le code identifie l'axe analytique de façon unique. Section analytique Le code section d'une note de frais correspond au code analytique complété des valeurs de centre d'attente par défautcorrespondant aux plans analytiques pour lesquels, le centre n'a pas pu être constitué par un élément de la note de frais. Rappel : l'analytique d'une note de frais est généré au moment la comptabilisation de la note de frais.

Voir également les liens ci-dessous

Salarié

Frais salarié

Etablissement société

Saisie des affaires

Fiche Tiers

Catégorie de salarié

Service

Avance sur frais détail

Modification des échéances d'un règlement

Ecritures par pièce

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