Saisie des contrats d'abonnement en achat

Contexte d'utilisation

La fenêtre qui s'ouvre au lancement de la fonction Achats / Contrat d'abonnement / Saisie des contrats sert à l'enregistrement des contrats d'abonnement d'achat.
Un contrat d'abonnement est un document établissant entre la société et un tiers, une liste de produits ou prestations à fournir sur un cycle régulier.
Les contrats permettent de générer de façon automatique des pièces commerciales identiques à des dates régulières.
Un contrat est conclu pour une durée. Cette durée est composée de x périodes. Chaque période donne lieu à une commande.
Exemple :
Un contrat est conclu pour une durée de 1 an renouvelable, durant cette durée de 1 an nous aurons 12 commandes = 12 périodes de 1 mois.
Le contrat d'abonnement fait l'objet de la saisie d'un contrat fournisseur, il est :

• divisé en durées et en périodes,
  
• conclut pour un prix contrat ou tarif,
  
• avec un prorata sur le prix ou sur la quantité pour une période,
  
• avec renouvellement ou non.
  

Les pièces commerciales générées sont le reflet de la pièce d'abonnement établie lors de la création ou lors du renouvellement du contrat. Chaque renouvellement donne lieu à la création d'une nouvelle durée rattachée au contrat et comporte une nouvelle pièce d'abonnement et éventuellement une nouvelle périodicité.
Le contrat garde l'historique de toutes les durées qui se sont succédées avec leur détail et toutes les pièces générées.
Lors de sa création, la durée a un statut « Proposé ». Ce statut peut évoluer plusieurs statuts de destination, mais seul le statut « Bon pour génération » permet de générer les commandes. Cette évolution s'effectue dans le menu Actions et dans la commande Achats / Contrats d'abonnement / Evolution du statut des durées .
La modification du contrat est toujours possible (en-tête, date de début et de fin), tant qu'il n'a pas été généré en bon decommande.
La fenêtre de saisie d'un contrat d'abonnement comporte un en-tête, trois dossiers et un commentaire :

• En-tête : cet en-tête reprend les informations saisies dans le dossier Général.
  
• Général : ce dossier sert à l'enregistrement des informations générales concernant le fournisseur : références, fournisseur RO (receveur d'ordres), dates de création et de résiliation.
  

Il sert également à définir les périodes (nombre, durée et prorata), à préparer la génération des pièces du contrat et son renouvellement.

• Durée en cours : ce dossier regroupe toutes les informations relatives à la première durée du contrat. Par la suite, ce dossier permet de sélectionner la durée de contrat pour consultation.
  

Lorsque toutes les informations relatives au contrat et à la durée sont saisies, et une fois que la génération des périodes est réalisée, un dossier Périodes permet de visualiser chaque période.

• Durées du contrat : ce dossier reprend toutes les durées du contrat ainsi que des informations généralistes les concernant.
  
• Commentaire : permet d'ajouter un commentaire
  

Menu Actions
Cette fenêtre dispose d'un menu Actions qui propose les commandes suivantes :

• Pièce d'abonnement : cette commande ouvre la fenêtre de saisie d'une Pièce d'abonnement achat .
  
• Faire évoluer le statut des durées : cette commande permet de modifier le statut de la durée d'un contrat. Elle ouvre un assistant Evolution du statut des durées des contrats.
  
• Génération : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Générer une commande : Pour les contrats sélectionnés dont la durée a un statut Bon pour génération, les commandes sont générées pour les périodes trouvées.
  
• Générer les périodes : cette commande est utilisée pour générer les périodes de la durée.
  

Attention ! Les modifications apportées sur l'onglet Durée une fois les périodes créées ne sont pas automatiquement reportées sur les périodes, il est nécessaire de générer à nouveau les périodes afin que la modification soit prise en compte. Une période n'est modifiable que si elle n'a pas donné lieu à une commande.

Renouvellement du contrat : cette commande permet de renouveler un contrat lorsque le renouvellement a été paramétré en Manuel dans le dossier Général. Elle ouvre un assistant Renouvellement des contrats.

Modifier la date de fin de la durée : cette commande est disponible dès qu'une commande a été générée pour la durée. Le contrat historise toutes les modifications. Il n'est donc plus possible de modifier la pièce du contrat d'abonnement dès qu'une commande est générée. Pour permettre la modification d'un contrat il faut « modifier la date de fin de la durée ». Cela a pour conséquence de modifier la date de fin de la durée en cours et de recréer une nouvelle durée qui court du lendemain de cette nouvelle date de fin jusqu'à l'ancienne date de fin de la durée.
Exemple :
Un contrat assurance auto est souscrit pour 1'année civile du 01 Janvier au 31 Décembre.
Le 1erjuillet l'assurance doit être modifiée pour prendre en compte l'achat d'un deux-roues. Il faut renseigner comme date de fin le 30/06. Une nouvelle durée sera créée du 01/07 au 31/12 (date de fin de l'ancienne durée) et la pièce d'abonnement sera recopiée sur la nouvelle durée. Comme aucune commande n'est générée, cette pièce est modifiable, il suffit alors de rajouter la ligne correspondant au deux-roues.

• Résiliation : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Résilier le contrat : cette commande permet de résilier un contrat, elle n'est accessible que si au moins une des périodes du contrat a donné lieu à la génération d'une commande. La résiliation supprime les périodes supérieures à la date de résiliation.Ainsi, les commandes postérieures à la date de résiliation (commandes non livrées et non facturées) sont supprimées.
  
• Annuler la résiliation du contrat : cette commande est accessible sur tout contrat résilié, elle permet de supprimer la date de résiliation.Si la résiliation a supprimé des périodes cette annulation ne les recréés pas.
  

Menu Impression
Ce menu comporte une fonction Édition des contrats d'achat qui ouvre la fenêtre de la fonction Achats / Contrats d'abonnement / Editions / Édition des contrats dans laquelle les références de la pièce à partir de laquelle cette commande a été lancée sont insérées par défaut (mais peuvent être modifiées).
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à cette fonction.

Général
Pour enregistrer un nouveau contrat d'achat, la première étape consiste à renseigner toutes les informations relatives au fournisseur, à la périodicité du contrat et les modes de génération des pièces et de renouvellement.
Les informations d'en-tête sont reprises des différents dossiers du contrat (à l'exception du n° de contrat qui est géré par un compteur lié au type de pièce du contrat d'abonnement CAA ou CAV) et ne peuvent être modifiées.
Les premières informations du dossier Général à renseigner lors du contrat sont les suivantes :

• préciser le fournisseur RO (receveur d'ordres) : seuls les fournisseurs auxquels une catégorie de restriction n'interdit pas la saisie de la commande par l'opérateur actif (dans le dossier Administration de leur fiche) pourront être sélectionnés,
  
• indiquer la nature du contrat (permet de typer le contrat pour opérer par la suite des sélections et des regroupements en consultation ou en édition),
  
• enregistrer la référence externe (référence du contrat chez le fournisseur), elle permettra d'effectuer un filtre lors de la génération des commandes à partir des contrats,
  
• enregistrer la référence de la pièce,
  
• de saisir la date de création (date système proposée par défaut),
  

La date de résiliation est mise à jour automatiquement lors de l'utilisation de l'assistant de résiliation des contrats.
Il faut ensuite renseigner les informations relatives à la périodicité du contrat pour permettre de définir les cadences de commandes. La cadence est fixée par :

• un Nombre de périodes (nombre de répétition de la Pièce d'abonnement) : il s'agit du nombre de fois où le contrat donnera lieu à la génération d'une commande pendant sa durée de validité,
  
• une Durée de la période : en nombre de jours, semaines, décades, quinzaines, mois ou trimestres.
  

Avec « mois » il est possible de sélectionner « Fin de mois » : si le contrat débute le 28/02 en sélectionnant Mois les périodes suivantes seront les 28/03 et 28/04, en sélectionnant Fin de mois les fins de périodes suivantes seront les 31/03 et 30/04.

• l' application ou non d'un prorata aux périodes non entières : si cette option est cochée, pour les périodes non entières, un prorata sera calculé et reporté sur la période.
  

Il s'agit ensuite de définir les dates auxquelles les différentes pièces issues du contrat doivent être générées(chiffres positifs ou négatifs possibles) :

• la commande sera générée x jours après la date de début de la période,
  
• la livraison sera générée x jours après la date de début de la période, date qui est reportée sur chaque détail livraison lors de la génération de la commande
  
• L'option Reprendre la date de commande comme date de facturation permet de choisir comme date de facturation, la date de la commande. Si l'option n'est pas sélectionnée, la facturation sera générée x jours après la date de fin de la période, date qui est reportée sur chaque détail livraison lors de la génération de la commande
  
• Enfin, il s'agit d'indiquer quelles sont les modalités de renouvellement du contrat :
  
• Renouvellement du contrat : Aucun, Manuel (il faut utiliser l'assistant de renouvellement des contrats) ou Automatique (lors de la génération de la dernière commande).
  
• Les contrats seront renouvelés x jours avant la date de fin du contrat (information utilisée dans l'assistant de renouvellement).
  
• Nombre de renouvellements : il s'agit du nombre de durées déjà renouvelées.
  
  

Durée en cours
La seconde étape de la création d'un contrat consiste à renseigner les informations relatives à la première durée du contrat. Par la suite, ce dossier permet de sélectionner la durée du contrat à consulter.
La Durée sélectionnée conditionne les informations présentées :

• Statut de la durée :
  
• Proposé : le contrat a été envoyé par le fournisseur mais aucune décision n'a été prise pour son accord,
  
• Accepté : le contrat a été signé par les co-contractants. La date de signature est mise à jour,
  
• Bon pour génération : la génération des pièces commerciales issues du contrat peut débuter,
  
• Refusé : la conclusion du contrat a échouée.
  

Les Généralités sur la durée permettent d'indiquer :

• Date de début de la durée : pour le premier jour de la durée. Dans le cas d'une durée générée par un renouvellement, elle est obligatoirement égale au lendemain de la date de fin de la durée précédente. Il ne peut y avoir de rupture dans le contrat et si besoin, la résiliation du contrat en cours et la création d'un nouveau contrat est nécessaire.
  
• Date de signature : mise à jour par l'assistant d'évolution du statut des durées.
  
• Fin de la 1ère période : permet de définir la date de fin de période afin de caler les périodes de génération des pièces commerciales lorsque la première période n'est pas complète.
  
• Renouvellement prévu : à la date de génération de la dernière commande (dans le cas d'un renouvellement automatique) ou date calculée (renouvellement manuel).
  

Les Informations d'en-tête sont reprises de la fiche du tiers sélectionné dans l'en-tête du contrat. Ces informations composent la pièce d'abonnement. Quelques précisions supplémentaires sur ces informations :

• Des liens hypertextes permettent l'accès direct aux fiches des informations. En ce qui concerne la Pièce d'abonnement (qui peut être activée dans le menu Action ), sa saisie ressemble à la saisie d'une commande d'achat, avec ses règles d'alerte et d'erreurs.
  
• Origine Pièce : il est conseillé de paramétrer cette zone car elle peut être utilisée comme un critère de sélection des contrats d'abonnement lors des générations de facturation.
  
  

Périodes
Lorsque toutes les informations relatives au contrat et à la durée sont saisies, il faut générer les périodes de la durée du contrat à l'aide du bouton Générer du dossier Périodes ou du menu Actions / Génération / Générer les périodes. Si les périodes ne sont pas générées manuellement, la validation du contrat se fera automatiquement lors de la création du contrat.

Attention, en modification des périodes, les nouvelles dates ne seront prises en compte que par action manuelle.

Il est possible de créer ou supprimer une période à l'aide des boutons du même nom. Les périodes doivent recouvrir la durée et être consécutives. Elles ne sont modifiables que si elles n'ont pas donné lieu à une commande.
Si les dates de fin de 1èrepériode et date de fin sont modifiées après la génération des périodes, la prise en compte des modifications se fera par génération manuelle des nouvelles périodes (dès que les périodes sont visibles aucune modification n'est prise en compte sans génération manuelle des périodes : bouton Générer les périodes ou Actions / Génération / Générer les périodes ou modification manuelle des périodes).
Chaque période comporte, les éléments suivants :

• Début de période : la première n'est pas modifiable et correspond à la date de début de la durée sélectionnée. Les suivantes peuvent être modifiées mais doivent toujours correspondre au lendemain de la fin de la période précédente.
  
• Fin de période : les dates de fin de périodes peuvent être modifiées. Les nouvelles dates saisies ne doivent pas se chevaucher et les périodes doivent rester concomitantes. La date de fin de la dernière période correspond à la date de fin de la durée, elle est non modifiable.
  
• Prorata : initialisé par défaut à 100% sur les périodes pleines, ce prorata est saisissable. En cas d'application d'un prorata sur les périodes non entières (dossier Général du contrat), le prorata sur les périodes concernées est automatiquement calculé. Une saisie manuelle de prorata est possible dans ce dossier. Le prorata s'appliquera selon le paramétrage effectué sur la fiche produit.
  
• Date de commande prévue : date prévisionnelle calculée avec les informations renseignées sur l'onglet Général. Ces dates sont modifiables.
  
• N° de commande : permet l'ouverture de la pièce générée sur la période.
  
• Les Dates de livraison et facturation (dates prévisionnelles) : ces dates sont modifiables et sont calculées avec les informations renseignées sur l'onglet Général, elles sont reportées sur le Détail Livraison.
  
• Les Statuts livraison et facturation de la commande sont repris afin de visualiser rapidement l'état d'avancement de celle-ci.
  
  

Durées du contrat
Ce dossier reprend toutes les durées du contrat ainsi que des informations généralistes les concernant.
Avant de pouvoir valider la création du contrat, la pièce d'abonnement liée à la durée en cours doit être créée. Sa création est disponible au niveau du menu Actions / Pièces d'abonnement du contrat. Cette pièce d'abonnement est comparable à une commande d'achat mais il n'est pas possible de saisir des informations sur les détails livraisons. Les informations de réception seront mise à jour lorsque la période sera générée en commande avec les dates prévisionnelles de réception et de facturation. La pièce reste modifiable tant qu'aucune commande n'a été générée pour la durée concernée.

Détail de la page : Général Informations générales Fournisseur RO : Le contrat commercial identifie un Tiers Receveur d'Ordre. Tiers qui reçoit la commande ou le devis. Nous en ventes, un fournisseur en achat. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Nature de contrat : Le contrat peut avoir une "Nature ". Cette nature est proposée en filtre lors de la génération des commandes. Référence externe : Renseignez ici la référence externe du contrat Référence pièce : Renseignez ici la référence pièce du contrat Date de création : Cette classe contient les dates de créatiion du contrat Date de résiliation Si le contrat est résilié il a une date de résiliation, c'est celle ci qui est indiquée ici. Définition des périodes Nombre de périodes : Le nombre de périodes permet de découper la durée en période égales Pour créer une durée de 12 mois il faut indiquer 12 en nombre de périodes et Mois pour la périodicité. Durée de la Période : L'utilisateur peut choisir entre plusieurs périodicités proposées , cela permet d'indiquer que Jour : les périodes sont en jours et d'en choisir un nombre : 2 jours Semaine : les périodes sont en semaines et d'en indiquer un nombre : 2 semaines par exemple Décade ; les périodes sont en décade (Périodes fixes du 01 au 10, du 11 au 20 et du 21 au 31) Quizaine ; les périodes sont à la quinzaine (Périodes fixes du 01 au 15 et du 16 au 31) Mois: les périodes sont en mois, l'utilisateur choisir un nombre de mois Trimestre : les périodes sont en trimestre et l'utilisateur choisir un nombre de trimestre 10 périodes de 2 jours à compter du 01/01 correspond à créer 10 périodes de chacune 2 jours : 1ère période 01/01 au 02/01, 2è période 03/01 au 04/01..... Durée de la période Un contrat est souscrit pour une durée, renovuelable ou non. Le contrat est composé de une ou plusieurs durées. Une durée est composée de périodes. Exemple, un contrat est souscrit pour une durée de 12 périodes de 1 mois du 01/01 au 31/12 Si la durée est renouvelée le contrat aura 2 durées La première pour 12 périodes allant du 01/01 au 31/12 et si la périodicité n'a pas évoluée, une seconde durée composée de 12 périodes allant du 01/01/n+1 au 31/12/n+1 Fin de mois Cet attribut est associé à l'énuméré Unite de temps Si l'énuméré Mois à été sélectionné cette case à cocher permet de savoir si les périodes sont de 1 mois ou si elles doivent se finir le dernier jour du mois. Exemple de souscription d'un contrat le 28 Février Si Fin de mois n'est pas sélectionné les fins de périodes suivantes générées seront : 28 mars, 28 Avril ... Si fin de mois est sélectionné les fins de périodes suivantes générées seront : 31 mars, 30 Avril ... Appliquer un prorata aux périodes non entières L'application de prorata permet de renseigner automatiquement un % de réalisation sur la première ou dernière période si la période n'est pas pleine. Exemple d'un contrat annuel de 12 périodes de 1 mois civil, la première période n'est pas pleine elle court du 15 au 30 Juin et non du 01 au 30 Juin. Si la case est cochée, un prorata peut s'appliquer sur la génération de commande, la période indiquera que seul 50 % de la commande est à générer (15 jours au lieu de 30 = 15/30 = 50%) Si la case est décochée aucun prorat ne sera appliquée aux périodes non pleines elles seront considérées comme entière, la période indiquera 100% de prorata => aucune réduction ne sera effectuée au titre de cette période. Génération des pièces du contrat La commande sera générée : L'utilisateur renseigne un nombre de jours positif ou négatif permettant de calculer une date de commande prévue qui sera reportée sur chacune des périodes créées. "-1" indique que la commande doit être générée 1 jour avant la date de début de la période "2" indique que la commande doit être générée 2 jours après la date de début de la période L'assistant de génération des commandes s'appuie sur les dates de commande prévues renseignée dans chaque période. La livraison sera générée : L'utilisateur renseigne un nombre de jours positif ou négatif permettant de calculer une date de livraison prévue qui sera reportée sur chacune des périodes créées. "-1" indique que la livraison doit être générée 1 jour avant la date de début de la période "2" indique que la livraison doit être générée 2 jours après la date de début de la période L'assistant de génération des commandes crée les commandes et reporte dans chacune d'elle la date de livraison prévue pour la période générée. Reprendre la date de commande comme date de facturation. Si cette case est cochée la facture est générée à la même date que la commande La facturation sera générée : L'utilisateur renseigne un nombre de jours positif ou négatif permettant de calculer une date de facturation prévue qui sera reportée sur chacune des périodes créées. "-1" indique que la facture doit être générée 1 jour avant la date de fin de la période "2" indique que la facture doit être générée 2 jours après la date de fin de la période La dates de facturation prévue renseignée dans chaque période met à jour lors de la génération de commande l'attribut Date de facturation du Détail Livraison. L'assistant de génération des facture s'appuie sur la Date de Facturation du Détail livraison pour connaître les lignes à facturer ou non, => si la date est < à la date de traitement de génération de facture, le détail livraison sera facturé. => si la date est > ou = à la date de traitement de génération de facture, le détail livraison ne sera pas facturé. Renouvellement Renouvellement du contrat : L'utilisateur peut choisir entre 3 types de renouvellement => aucun : le contrat ne doit pas être reconduit => manuel : le contrat ne sera renouvelé que si l'utilisateur demande son renouvellement dans l'assistant de Renouvellement des contrats => automatique : le contrat sera renouvelé automatiquement lors de la génération de la dernière commande de la durée en cours Les contrats seront renouvelés Cette zone est accessible si le renouvellement est Manuel, le nombre de jours renseigné ici permet de calculer la date à partir de laquelle le renouvellement doit être possible Ce nombre de jours s'exprime par rapport à la date de fin de la dernière période de la durée à renouveler. "-1" indique que le renouvellement doit être généré 1 jour avant la date de fin de la dernière période de la durée. "2" indique que le renouvellement doit être généré 2 jours après la date de fin de la dernière période de la durée. Nombre de renouvellement Indique le nombre de renouvellement de durée que le contrat à supporté.

Détail de la page : Durée en cours Sélection de la durée Durée sélectionnée : ContratAbonnementDureedisponible en saisie positionné par la ContratAbonnementDureeSe Statut de la durée : Le contrat dispose de 4 statuts Proposé : qui indique que le contrat est en cours de saisie Accepté ; qui indique que le client ou nous même avons accepté le contrat d'abonnement Bon pour génération ; qui indique que le contrat peut donner lieu à une génération de commande Refusé ; qui indique que le contrat n'a pas été accepté et qu'il ne donnera pas lieu à une génération de commande. L'évolution de ces statuts se fait via l'assistant d'évolution des statuts. Attention! En vente un statut proposé ne peut évoluer que s'il est "Confirmé" Généralités de la durée Date de début : La date de début de la durée est égale à la date de début de la première période. En cas de renouvellement cette date est J+1 de la date de fin de la dernière période de la durée renouvellée Date de fin : La date de fin de la durée est initialisée par le programme à date de début de période + périodicités * nombre de périodes Cette date est modifiable. Cette modification permet de mettre un prorata sur la dernière durée. Exemple d'un contrat de 12 mois commençant le 15/01 et finissant le 31/12 Les dates sont initialisées comme suit ; Date de fin de la 1ère période : 15/02 et date de fin de la durée : 14/01/n+1 L'utilsiateur peut choisir de mettre un prorata => sur la première période en saisissant date de fin de la première période au 31/01 dans ce cas les périodes suivantes seront pleines et représenteront les mois civils et date de fin de la durée sera au 31/12 => sur la dernière période en saisissant date de fin de la dernière période = 31/12 et de mettre la date de fin de la première période au 15/02 dans ce cas seule la dernière période ne sera pas pleine les périodes précédentes seront pleines et représenteront du 15 au 14 de chaque mois Date de signature : C'est la date à laquelle le statut de la durée passe de Proposé à Accepté ou à Bon pour génération. Cela correspond à la date de signature de la partie à laquelle le contrat à été proposé. Fin de la 1ère période : La date de fin de la première période est initialisée par le programme à date de début de période + périodicités Cette date est modifiable. Cette modification permet de mettre un prorata sur la dernière durée. Exemple d'un contrat de 12 mois commençant le 15/01 et finissant le 31/12 Les dates sont initialisées comme suit ; Date de fin de la 1ère période : 15/02 et date de fin de la durée : 14/01/n+1 L'utilsiateur peut choisir de mettre un prorata => sur la première période en saisissant date de fin de la première période au 31/01 dans ce cas les périodes suivantes seront pleines et représenteront les mois civils et date de fin de la durée sera au 31/12 => sur la dernière période en saisissant date de fin de la dernière période = 31/12 et de mettre la date de fin de la première période au 15/02 dans ce cas seule la dernière période ne sera pas pleine les périodes précédentes seront pleines et représenteront du 15 au 14 de chaque mois Cette durée a été renouvelée Cet attribut indique si la durée a été ou non renouvellée Si renouvelé est cochée, la durée a déjà été renouvellée Renouvellement prévu : Chaque durée porte sa date de renouvellement Si le renouvellement est Manuel : c'est la date de fin de durée + le nombre de jours de renouvellement saisit par l'utilisateur Si le renouvellement est Automatique ; c'est la date de génération de la commande de la dernière période de la durée Si le renouvellement est Aucun : Il n'y a pas de date de renouvellement puisqu'il ne sera pas renouvelé. Informations d'entête Pièce d'abonnement : Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations). Etablissement : Identification de l'établissement donneur d'ordre, qui passe commande. En achat, un établissement de la société. Cet établissement est initialisé d'après l'établissement de rattachement de l'opérateur de saisie. En vente, une adresse du client donneur d'ordre Devise : Devise dans laquelle est exprimée la pièce commerciale. La devise est initialisée : en vente, d'après la devise du client donneur d'ordre en achat, d'après la devise du fournisseur receveur d'ordre. Adr. fournisseur RO : Identification de l'établissement receveur d'ordre, qui enregistre la commande. En achat, une adresse du fournisseur En vente, l'établissement qui reçoit la commande. Cet établissement est initialisé d'après l'établissement de rattachement de l'opérateur de saisie. Client livré : La pièce commerciale identifie un tiers Livré : tiers qui sera livré. Les clients livrés proposés sont les clients livrés du client donneur d'ordre. En achat, il est possible de passer une commande à un fournisseur et de demander la livraison chez un client. En vente, un client peut passer commande et demander une livraison chez un de ses clients. Adresse réception : Adresse de livraison proposée pour la pièce commerciale et initialisée d'après l'adresse de livraison privilégiée du tiers livré sélectionné. Il s'agit de l'une des adresses de livraison du tiers livré. Cette adresse sera reprise par défaut sur chaque ligne de la pièce commerciale, où il est possible de la modifier. Dépôt : Cette zone permet d'indiquer un dépôt qui sera repris par défaut sur les détails de livraison. Cette zone est initialisée d'après le dépôt privilégié de l'adresse de livraison : seuls les dépôts autorisés sur l'établissement donneur d'ordre (en achat) ou receveur d'ordre (en vente) sont proposés. Cette information est modifiable même lorsque la pièce commerciale contient des lignes ; la velur modifiée étant prise en compte pour les nouvelles lignes saisies. L'option de modification en rafale du menu Actions permet de mettre à jour le dépôt sur l'ensemble des lignes. Fourn. facturant : Le contrat commercial identifie un Tiers Facturé, tiers qui recevra la facture à payer. Par défaut, le Tiers facturé est le tiers facturé du Tiers Donneur d'ordre. Ets facturé : Identification de l'établissement du tiers facturé : tiers à qui sera envoyée la facture. En achat : un des établissements de la société facturée En vente : l'adresse du client facturé. Origine pièce : Indique l'origine de la pièce commerciale (ex : vente Internet, Telemarketing, Comptoir,...) Acheteur : En vente, cette zone indique le commercial pour lequel la pièce commerciale est passée. Elle est initialisée d'après le commercial indiqué sur la fiche du client donneur d'ordre. En achat, elle indique l'acheteur ayant passé la commande d'achat. Elle est initialisée d'après l'opérateur de saisie si celui-ci est un acheteur, ou à défaut, d'après l'acheteur indiqué dans la fiche du fournisseur receveur d'ordre. L'option Acheteur non saisissable en en-tête de pièce lorsque l'opérateur de saisie est acheteur des Paramètres logistique et distribution / onglet Saisie des pièces indique si cette zone est saisissable ou non . Ainsi l'acheteur ne peut passer de commande d'achat que pour son propre compte. La valeur de cette zone est reprise sur chacune des lignes de la pièce sauf si un paramétrage d'affectation automatique est réalisé par l'utilisateur dans la fonction Paramètres-Tiers. Cette zonerestera néanmoins modifiable ligne à ligne ou globalement par la commande Modifications en rafale du menu Actions . Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Description La description permet de renseigner un libellé explicite pour le site de réception/livraison. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Description La description permet de renseigner un libellé explicite pour le site de réception/livraison. Affaire : Si la pièce est rattachée à une affaire, celle-ci est identifiée par ce rôle

Détail de la page : Périodes Statuts Détail de la grille Début de période Lors de la création des périodes, il est crée pour chacune d'entres elle une date de début Fin de période Lors de la création des périodes, il est crée pour chacune d'entres elle une date de fin Prorata Sur toutes les périodes il est indiqué le prorata a effectuer lors de la génération de la commande. 100% correspond à une livraison totale de la pièce d'abonnement 50% correspond à une livraison partielle de 50% de la pièce d'abonnement ...... Date commande prévue L'utilisateur à renseigné un nombre de jour après la date de début de période servant à calculer une date de commande, pour chaque période la date de commande est calculée et est reportée. La date de commande correspond à la date du début de période + le nombre de jours de la commande indiqué par l'utilisateur sur le contrat. N° Commande Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations). Date livraison prévue L'utilisateur à renseigné un nombre de jour après la date de début de période servant à calculer une date de livraison, pour chaque période la date de livraison est calculée et est reportée. La date de livraison correspond à la date du début de période + le nombre de jours de la livraison indiqué par l'utilisateur sur le contrat. Date Livraison Date de livraison proposée pour le contrat commercial, cette date est modifiable. Elle sera reprise par défaut sur chaque ligne de la pièce commerciale - Contrat commercial Détail Statut livraison Indique l'état de livraison de la commande, celle-ci peut être Non livrée - Aucun produit (aucune ligne) n'est livré Partiellement livrée - Au moins un produit est livré et il en reste au moins un à livrer Totalement livrée - Tous les produits sont livrés Date Facturation Date de facturation Date facturation prévue L'utilisateur à renseigné un nombre de jour après la date de fin de période servant à calculer une date de facuration, pour chaque période la date de facturation est calculée et est reportée. La date de facturation correspond à la date du fin de période + le nombre de jours de la facturation indiqué par l'utilisateur sur le contrat. Date de facturation Date de facturation Statut facturation Indique l'état de facturation du contrat commercial, celui-ci peut être Non Facturé - Aucune ligne de la commande n'est facturée Partiellement Facturé - Au moins une ligne est facturé et au moins une ligne n'est pas facturée Totalement Facturé - Toutes les lignes sont facturées

Détail de la page : Durées du contrat Durées Détail de la grille Libellé La description permet de mentionner un libellé explicite. Début de la durée La date de début de la durée est égale à la date de début de la première période. En cas de renouvellement cette date est J+1 de la date de fin de la dernière période de la durée renouvellée Fin de la durée La date de fin de la durée est initialisée par le programme à date de début de période + périodicités * nombre de périodes Cette date est modifiable. Cette modification permet de mettre un prorata sur la dernière durée. Exemple d'un contrat de 12 mois commençant le 15/01 et finissant le 31/12 Les dates sont initialisées comme suit ; Date de fin de la 1ère période : 15/02 et date de fin de la durée : 14/01/n+1 L'utilsiateur peut choisir de mettre un prorata => sur la première période en saisissant date de fin de la première période au 31/01 dans ce cas les périodes suivantes seront pleines et représenteront les mois civils et date de fin de la durée sera au 31/12 => sur la dernière période en saisissant date de fin de la dernière période = 31/12 et de mettre la date de fin de la première période au 15/02 dans ce cas seule la dernière période ne sera pas pleine les périodes précédentes seront pleines et représenteront du 15 au 14 de chaque mois MaJTarif Si un mois un article est tarifé au "Prix Contrat" et que la pièce d'abonnement à fait l'objet d'une mise à jour des tarifs la date est reportée sur la durée sous "Date de mise à jour des tarifs" etapeFacturable Que sur les contrats d'abonnement vente Accessible si la coche Etape de facturation du produit n'est pas cochée Cela permet de paramétrer quelle étape de facturation les détails livraisons, générés lors de la génération de la commande, devra figurer. Dans ce cas les DétailLivraison de la commande générée reprendront l'étape facturation paramétrée sur la durée et non celle de l'article. Date Renouvellement Chaque durée porte sa date de renouvellement Si le renouvellement est Manuel : c'est la date de fin de durée + le nombre de jours de renouvellement saisit par l'utilisateur Si le renouvellement est Automatique ; c'est la date de génération de la commande de la dernière période de la durée Si le renouvellement est Aucun : Il n'y a pas de date de renouvellement puisqu'il ne sera pas renouvelé. Statut du Contrat Le contrat dispose de 4 statuts Proposé : qui indique que le contrat est en cours de saisie Accepté ; qui indique que le client ou nous même avons accepté le contrat d'abonnement Bon pour génération ; qui indique que le contrat peut donner lieu à une génération de commande Refusé ; qui indique que le contrat n'a pas été accepté et qu'il ne donnera pas lieu à une génération de commande. L'évolution de ces statuts se fait via l'assistant d'évolution des statuts. Attention! En vente un statut proposé ne peut évoluer que s'il est "Confirmé" Date de résiliation Si le contrat est résilié il a une date de résiliation, c'est celle ci qui est indiquée ici. N° Contrat Le numéro de pièce identifie la pièce de façon unique. La structure du numéro de pièce ainsi que son principe de calcul sont définis par le compteur ou modèle de compteur attribué au type de pièce utilisé : le compteur peut notamment être attribué au moment de la validation de la pièce commerciale (cf. Paramètres/Compteurs et types de pièces pour plus d'informations).

Détail de la page : Commentaire Commentaire Commentaire L'utilisateur peut associer à son contrat d'abonnement un commentaire Contrat abonnement N° de contrat : Un numéro unique est attribué pour le contrat commercial, numéro de pièce générée par le compteur. Date de création : Cette classe contient les dates de créatiion du contrat Référence pièce : Renseignez ici la référence pièce du contrat Fournisseur RO : Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers. Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Le contrat est résilié La case cochée nous informe que le contrat est résilié, il ne pourra plus être renouvelé et les périodes supérieures à la date de résiliation sont supprimées, aucune commande ne sera plus générée. Date de résiliation : Si le contrat est résilié il a une date de résiliation, c'est celle ci qui est indiquée ici.

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Edition des contrats d'achat

Fournisseur

Nature de contrat

Pièce d'abonnement achat

Acheteur

Etablissement société

Origine contrat achat

Fiche Tiers

Client

Devise

Saisie des affaires

Commande d'achat

Evolution du statut des durées contrats d'abonnement achat

Renouvellement des contrats d'abonnement d'achat

Modifier la date de fin d'une durée de contrat d'abonnement

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