Dans la fenêtre Fiche société, la présence des fonctions décrites dans ce contexte dépend des applications installées.

Cette fenêtre et tous les dossiersauxquels elle donne accès servent à l'enregistrement des données concernant la société :

• raison sociale,
  
• adresse de l'établissement principal,
  
• modes de règlement privilégiés
  
• et autres données de base nécessaires à la gestion.
  

Certaines de ces informations ne sont plus modifiables une fois saisies et validées.

L'application propose un assistant de création de fichier société qui précise, dans leur ordre logique, toutes les opérations à réaliser pour créer les fichiers d'une société. Cet assistant est disponible sous le nom Initialisation d'une société dans le menu Outils.

Voir     Pour plus d'information sur les différents dossierscomposant la fiche, voir le détail de chacun d'eux ci-dessous.
Le renseignement de cette fiche est obligatoire lors de la création du fichier commercial. Les zones qui ne peuvent être renseignées immédiatement devront être complétées plus tard après paramétrage de la fonction correspondante.

Rappelons qu'il est obligatoire de renseigner toutes les zones comportant un fond coloré (jaune par défaut). Des messages d'erreur vous le signaleront.

Certaines zones donnent un accès direct aux fonctions dans lesquelles sont créées les informations à mentionner. Il est ainsi permis de créer ou de modifier cette information « au vol » immédiatement avant son insertion dans la présente fonction.

Les actions possibles
Mise à niveau des données du tiers société avec la société liée
La mise à niveau permet d'avoir des données identiques entre un tiers société, dans la société groupe, et la société fille à laquelle il est rattaché.
Elle permet de faciliter la création des tiers sociétés en évitant la ressaisie des données et d'avoir une cohérence entre la société groupe et les différentes sociétés filles.
Le traitement de mise à niveaudes données entre le tiers société et la société liée peut être effectué dans un sens ou dans l'autre, c'est-à-dire de la société fille vers la société Groupe ou de la société Groupe vers la société fille, selon que les données les plus complètes se situent , soit dans la société Groupe sur le tiers société (cas , par exemple, d'un environnement groupe déjà existant), soit sur la fiche société dans la société fille (cas du rajout d'une nouvelle entité au groupe par exemple).
Deux commandes sont donc disponibles depuis le menu Actions :

• Mettre à niveau Société vers Groupe
  
• Mettre à niveau Groupe vers Société
  

Mettre à niveau Société vers Groupe
Lorsque la commandeest activée, le processus récupère toutes les données de la fiche société correspondant à la base de données liée au tiers société sur lequel on a lancé l'action.
Les valeurs déjà renseignées sur le tiers société dans la société Groupe sont écrasées si elles diffèrent de celles de la société liée (avec respect des règles du métier).
Mettre à niveau Groupe vers Société
A l'inverse, le processus récupère au niveau de la fiche société dans la société liée toutes les données du tiers société.
Les valeurs déjà renseignées sur la fiche société dans la société liéesont écrasées si elles diffèrent de celles du tierssociétécorrespondant dans la société groupe(avec respect des règles du métier).
Principes communs concernant la mise à niveau
Il n'est pas possible de lancer le traitement dans les cas suivants :

• Si aucune base de donnéesn'est rattachée au tiers société ou si l'option Société dont la comptabilité n'est pas tenue dans l'application Sage dans le dossier Groupe est activée. Il faut donc d'abord avoir renseigné la base de données liée sur le tiers société pour avoir accès à cette fonction.
  
• Si le traitement a déjà été lancé. Ce traitement ne doit être utile que lors du rattachement d'une nouvelle société fille à la société Groupe. Les modifications ultérieures devront être faites directement dans la société groupe sur les tiers sociétés.
  

Seul, un des deux traitements doit être activé pour exécuter la mise à niveau. Dès lors que l'un ou l'autre des deux traitements a été lancé, les deuxcommandessont grisées.

Le traitement de mise à niveau des données ne peut être activé que dans un environnement Groupe et ne peut donc pas être lancé à partir de la fiche société dans une société fille.

Dès lors que le traitement de mise à niveau a été effectué, il ne sera donc plus possible de modifier la fiche société dans la société fille liée au tiers société concerné, en fonction de l'activation de l'option Contrôle de la modification-suppression des tiers dupliqués (dans Paramètres / Groupe / Paramètres groupe / dossier Options ) . Il ne sera donc plus possible de créer ou de supprimer un établissement, un compte bancaire ni de modifier des éléments existants dans la fiche société de la société liée si cette option est à :

• « Contrôle avec blocage » (on aura dans ce cas un message d'erreur bloquant),
  
• « Contrôle avec alerte » (on aura dans ce cas un message d'alerte non bloquant).
  

Propagation des modifications des tiers sociétés
La propagation des modifications ne peut être effectuée que si le tiers société modifié a fait l'objet du traitement de mise à niveau.
Toutes les modifications ultérieures devront être faites à partir de la société groupeet seront alors répercutées automatiquement sur la société fille, sauf si l'option Désactiver la mise à jour automatique des tiers est cochée dans Paramètres / Groupe / Paramètres groupe / Dossier Options .
Exemple
On a une société groupe et 2 sociétés filles A et B.(L'option Désactiver la mise à jour automatique des tiers n'est pas cochée) :
On modifie le Tiers société STEA dans la société Groupe :

• Création d'un nouveau site avec un interlocteur privilégié
  
• Création d'un nouveau compte bancaire,
  
• Modification du capital et du code SIRET.
  

On obtient le résultat suivant dans la société A :

• Sur la fiche société :modification du code SIRET et du capital
  
• Création / modification de la banque, création / modification de l'agence bancaire et création du nouveau compte bancaire ;
  
• Création du nouvel établissement correspondant au nouveau site du Tiers société STEA dans la société groupe,
  
• Création de l'interlocuteur et affectation en tant qu'interlocuteur privilégié du nouvel établissement créé.
  

On obtient le résultat suivant dans la société B :

• Sur la fiche du tiers STEA : modification du code SIRET et du capital
  
• Création/modification de la banque, création/modification de l'agence bancaire et création du nouveau compte bancaire,
  
• Création du nouveau site,
  
• Création de l'interlocuteur et affectation en tant qu'interlocuteur privilégié du nouveau site créé.