La fenêtre qui s'ouvre au lancement de la fonction Achats / Commandes / Saisie des commandes sur budget sert à l'enregistrement des commandes d'achat qui nécessitent un suivi budgétaire.
La zone `Commande sur budget'cochée indique que la commande nécessite le suivi budgétaire obligatoire des produits qui nécessitent un engagement pour être achetés. Pour ces produits le budget et le poste budgétaire est obligatoire. Le suivi budgétaire des produits qui ne nécessitent pas un engagement pour être achetés est possible, mais pas obligatoire.
La validation d'une commande sur budget est obligatoire. Le circuit de validation d'une commande sur budget peut avoir plusieurs étapes dont obligatoirementune et une seule étape de validation budgétaire.
La modification ou la suppression d'une commande sur budget est toujours possible tant qu'elle n'a pas été déclarée complète, et elle n'est pas entrée dans le circuit de validation.
La fenêtre de saisie d'une commande d'engagement comporte six volets :

• Général : ce volet sert à l'enregistrement des données générales concernant la pièce : numéro de pièce, date, fournisseur RO (receveur d'ordre), établissement DO, date de réception prévue, affaire, budget, poste budgétaire ainsi que toutes les lignes de la pièce et la possibilité de consulter le budget et les postes budgétaires de la commande.
  
• En-tête : ce volet regroupe toutes les informations générales concernant la pièce : devise, code adresse du fournisseur RO, client livré (votre établissement), adresse de réception, établissement facturé, établissement payeur, acheteur etc.
  
• Pied : totaux de pied de pièce.
  
• Validation : ce volet regroupe les informations concernant la règle de validation appliquée et les étapes de validation.
  
• Divers : informations diverses concernant la pièce : opérateur de saisie, statuts de la pièce, etc.
  
• Commentaire : permet d'ajouter un commentaire qui ne pourra pas être édité.
  

Au lancement de la fonction, la fenêtre qui s'ouvre est vide pour permettre la saisie d'une nouvelle pièce. Un clic sur le bouton Annuler les modifications fait réapparaître la dernière pièce saisie.
Il est recommandé, après saisie des généralités du dossier Général de compléter les données du dossier En-tête avant de revenir à la saisie des lignes.
Pour créer une nouvelle pièce si on en consulte une autre, cliquez sur le bouton Ajouter un objet . Pour consulter une pièce particulière, utilisez la Zone de recherche en haut de la fenêtre.
Voir      Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une telle zone, reportez-vous aux généralités sur le programme.

La zone de recherche n'est active que si une pièce est affichée.

Menu Actions
Cette fenêtre dispose d'un menu Actions qui propose les commandes suivantes :

• Explorateur : cette commande ouvre une fenêtre permettant de descendre dans les pièces générées à partir de la pièce d'achat actuellement ouverte. Elle ouvre une fenêtre Explorateur de pièces d'achat .
  
• Pièce modèle : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Appliquer pièce modèle : cette commande ouvre une fenêtre permettant de sélectionner une pièce modèle afin d'en insérer les lignes dans la pièce en cours de saisie. Cette liste est intitulée Sélection pièce modèle achat .
  
• Enregistrer comme pièce modèle : cette commande permet d'enregistrer une pièce modèle d'achat à destination du fournisseur destinataire de la pièce d'achat en cours de saisie et comportant les lignes existantes. Voir la fenêtre Pièce modèle .
  
• Consulter les postes budgétaires : cette commande ouvre une fenêtre Consulter les postes budgétaires qui donne des informations budgétaires des postes budgétaires de toutes les lignes de la pièce actuellement ouverte.
  
• Solder l'engagé : cette commande ouvre la première fenêtre `Solder l'engagé des commandes sur budget'd'un assistant qui permet de solder l'engagé des lignes de commande sur budget, totalement facturées.
  

Cette commande est estompée lorsque le montant commandé de chaque ligne de commande ne dépasse pas le montant facturé.
Menu Impression
Ce menu comporte une fonction Édition des commandes sur budget qui ouvre la fenêtre de la fonction Achats / Commandes / Édition des commandes sur budget dans laquelle les références de la pièce à partir de laquelle cette commande a été lancée sont insérées par défaut (mais peuvent être modifiées).
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à cette fonction.
Dossier Général
Pour enregistrer une nouvelle commande d'engagement il est nécessaire :

• de préciser le fournisseur RO (receveur d'ordre) : seuls les fournisseurs auxquels une catégorie de restriction n'interdit pas la saisie de la commande par l'opérateur actif (dans le volet Administration de leur fiche) pourront être sélectionnés,
  
• de modifier éventuellement la date de la pièce (date système proposée par défaut),
  
• d'enregistrer éventuellement la référence de la pièce dont est issue la commande,
  
• d'enregistrer éventuellement la référence externe (par exemple la référence du document du fournisseur pour une pièce d'achat). La référence externe de la commande est reportée sur le bon de réception puis sur la facture mais reste saisissable sur ceux-ci. En cas de regroupement de plusieurs pièces sur une seule, la référence pièce externe est remise à vide.
  
• de sélectionner éventuellement un code Affaire,
  
• de préciser éventuellement le budget et le poste budgétaire à reporter sur les lignes de commande d'engagement : par défaut le budget proposé est le budget engagement de la société (enregistrée dans la fonction Paramètres / Société / Fiche société ).
  
• de préciser la date de livraison prévue : celle-ci est par défaut fixée à la date de la pièce. Si la date enregistrée est incompatible avec les jours de fermeture et de réception enregistrés dans le volet Informations livraisons de la fenêtre Adresses du tiers , un message d'avertissement apparaîtra,
  
• de préciser la devise s'il y a lieu : par défaut la devise proposée est celle de la société (enregistrée dans la fonction Paramètres / Société / Fiche société ). Dès la saisie du fournisseur, cette devise devient celle du fournisseur (enregistrée dans sa fiche).
  

Le numéro de pièce sera renseigné automatiquement par le programme soit lors de la création de la pièce, soit lors de son premier enregistrement en fonction du paramétrage fait dans les fonctions Paramètres / Compteurs et types de pièces / Compteurs ou Modèles de compteurs . Après enregistrement, ce numéro n'est plus modifiable. Il ne sera pas réutilisé en cas de suppression de la pièce.
Avant de saisir des lignes des pièces, il est nécessaire de renseigner les informations obligatoires suivantes :

• toutes les zones obligatoires du dossier En-tête ; certaines informations non obligatoires peuvent être utilement renseignées ;
  

La saisie des lignes se fait en cliquant sur le bouton Créer au-dessus de la grille. Il est possible d'insérer une ligne avant une autre en sélectionnant cette dernière et en pressant la touche INSER.
Les colonnes de la grille sont paramétrables par l'utilisateur. Celles proposées par défaut ont les caractéristiques suivantes :

• Numéro ( N° ) : numéro de la ligne automatiquement affecté par le programme.
  
• Produit : zone de sélection et d'affichage du code produit (celui enregistré dans le dossier Achat de la fiche produit). Un bouton ouvre une liste de sélection. Seuls les produits précisés comme achetés (dans le dossier Général de leur fiche) apparaissent dans cette liste.
  

Il s'agit du code produit utilisé à l'achat. Il peut être différent de celui de la fiche produit ou de celui utilisé lors des ventes.

• Désignation : désignation du produit apparaissant dans le dossier Achat de sa fiche. Les éventuelles désignations en français ou dans la langue choisie dans la fenêtre Désignations détaillées achat apparaissent sur une ligne particulière en dessous de la ligne de pièce.
  
• Budget : zone de sélection et d'affichage du budget. Pour les articles nécessitant un engagement, (Option Nécessite un engagement pour être acheté cochée dans le dossier Engagement de la fiche article) cette zone est obligatoire. Elle reprend le budget saisi en entête de commande s'il est renseigné. Si le budget n'est pas présent en entête de commande, le budget par affaire, le budget par établissement, le budget engagement défini par la fonction Paramètres / Société / Budget ou le budget principal de la société sont proposés dans cet ordre. Un autre budget peut être sélectionné dans cette liste de budgets. Pour les articles ne nécessitant pas un engagement, (Option Nécessite un engagement pour être acheté décochée dans le dossier Engagement de la fiche article) cette zone n'est pas obligatoire.
  
• Poste budgétaire : zone de sélection et d'affichage du poste budgétaire. Cette zone est obligatoire si la zone budget est renseignée. Elle reprend le poste budgétaire saisi en entête de commande, s'il est renseigné. Si le poste budgétaire n'est pas présent en entête de commande, une recherche du poste budgétaire à affecter est faite en fonction du budget, de la catégorie de comptabilisation de l'article, du régime de TVA de la commande, du type de pièce, de l'exigibilité de TVA et éventuellement de la ventilation analytique si le budget sélectionné est un budget analytique.
  
• Quantité achetée : zone de saisie de la quantité achetée. Le programme précise l'unité tarifaire ou l'unité de référence de l'article selon le paramétrage de la zone Unité négociée par défaut de la fiche article. Cette unité peut être modifiée et choisie parmi les unités commerciales associées à la table d'équivalence des unités affectée au produit. La quantité tarifée sera modifiée en conséquence.
  

Si aucun prix n'est trouvé, l'unité tarifaire correspondra à l'unité de référence (ou unité pivot) de la table d'équivalence liée au produit.

• Quantité tarifée : cette zone affiche l'unité tarifaire de l'article telle qu'elle apparaît dans la fiche du produit pour le fournisseur saisi. Selon le mode de tarification du produit, le principe de fonctionnement de cette zone diffère :
  
• Si le produit est tarifé selon la quantité négociée : la quantité tarifée est déterminée d'après la quantité achetée. Si la quantité et/ou l'unité d'achat ont été modifiées, le programme convertit la quantité achetée en tenant compte du paramétrage de la table d'équivalence des unités affectée au produit. Cette valeur n'est pas modifiable.
  
• Si le produit est tarifé au poids : la quantité tarifée est exprimée en unité de poids et est déterminée d'après le poids total net de la ligne commerciale converti dans l'unité tarifaire en tenant compte du paramétrage de la table d'équivalence des unités de poids. Cette valeur n'est pas modifiable.
  
• Si le produit est tarifé au volume : la quantité tarifée est exprimée en unité de volume et est déterminée d'après le volume total de la ligne commerciale converti dans l'unité tarifaire en tenant compte du paramétrage de la table d'équivalence des unités de volume. Cette valeur n'est pas modifiable.
  
• Si le produit est tarifé selon un mode « saisie » : la quantité tarifée est saisissable et le contrôle d'équivalence avec l'unité négociée n'est pas réalisé. Une alerte apparaît si la quantité tarifée est différente de la quantité négociée alors que les deux quantités ont la même unité.
  

Voir     Pour plus d'informations sur le calcul de la quantité tarifée, consulter la fiche du produit dans Fichiers de base / Produits / Articles / sous-volet Prix d'achat .

• Prix brut : cette zone affiche le prix d'achat unitaire de l'article chez le fournisseur considéré, celui enregistré dans le sous-volet Tarifs de base / Prix achat de la fiche produit. Ce prix peut correspondre à un prix de base, un prix quantitatif, un prix promotionnel ou un prix promotionnel/quantitatif : il est obtenu d'après la catégorie tarifaire du produit, le fournisseur, la devise de la pièce commerciale, la date de tarification de la pièce commerciale et la quantité tarifée.
  

Voir      Pour plus d'informations sur la recherche des prix d'achat, reportez-vous à la fonction Fichiers de base / Tarifs / Tarifs d'achat / Saisie des prix d'achat .
Ce prix est modifiable, ce qui entraîne la modification en cascade du montant brut, du prix unitaire net et du montant net. La liste des remises n'est pas affectée par une telle modification.
Des messages d'erreur apparaîtront si le prix mentionné est supérieur au prix d'achat maximum mentionné dans le sous-dossier Prix d'achat de la fiche article.
Si le logiciel ne trouve pas de tarif (prixpour le fournisseur, le produit, la devise à la date de tarification de la commande), il est possible de ne pas retourner un prix nul en saisissant l'option Dernier prix d'achat commandé ou facturé du fournisseur dans les Paramètres / Paramètres Logistique et Distribution / volet Saisie des pièces / sous-volet Prix et remises . Pour le choix « Dernier prix d'achat commandé » : le prix retourné est celui de la dernière commande du produit chez le fournisseur dans la devise, et pour le « Dernier prix d'achat facturé »: le prix retourné est celui de la dernière facture du produit chez le fournisseur dans la devise. Pour ne pas proposer de tarif laisser l'option sur « Aucune ».

• % remise : cette zone n'est complétée que si le prix unitaire brut du produit autorise l'application de remise : option Des remises peuvent être appliquées à ce prix d'achat cochée dans la fenêtre Saisie prix d'achat ouverte à partir du sous-dossier Tarifs de base / Remises achat de la fiche produit.
  

Cette zone affiche le pourcentage de remise obtenue auprès du fournisseur. Elle est calculée en fonction des remises appliquées. Elle n'est pas modifiable directement sur la ligne mais par l'intermédiaire de la fenêtre Remises ouverte par la commande Remises du menu contextuel. Lesremises qui s'affichent par défaut sont celles enregistrées dans la fonction Saisie de remises d'achat et qui correspond au couple catégorie de remises produit à l'achat/fournisseur.
Voir      Pour plus d'informations sur le traitement des remises, reportez-vous à la fonction Fichiers de base / Tarifs / Tarifs d'achat / Saisie des remises achat et à l'exemple donné pour les Niveaux de remise .

• Remises? : le bouton disposé dans cette colonne permet d'afficher la liste des remises s'appliquant au produit mentionné sur la ligne. Ces remises apparaissent dans une fenêtre intitulée Lignes de la commande [N° commande] Remises et détaillée par ailleurs dans ce manuel. Le rôle de ce bouton est identique à celui de la commande Consultations complémentaires / Remises? du menu contextuel.
  

Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à la page de manuel à ce titre.

• Prix net : égal à prix unitaire brut moins remise.
  

Si les remises sont autorisées, il est possible de modifier le prix unitaire net ce qui entraîne la modification du montant net et l'application d'une remise système. Si le prix brut n'autorise pas l'application de remises, la modification du prix net modifie également le prix brut.

• Montant brut : produit du prix unitaire brut par la quantité tarifée.
  
• Montant net : produit du prix unitaire net par la quantité tarifée.
  

Si les remises sont autorisées, il est possible de modifier le montant net ce qui entraîne la modification du prix unitaire net.
Les zones au bas de la grille affichent les cumuls des totaux HT, TTC et net à payer de la pièce. Ces valeurs peuvent être consultées en détail dans le dossier Pied .
Menu contextuel
La grille de saisie des lignes dispose d'un menu contextuel qui propose les commandes suivantes (les explications détaillées sur le rôle des fenêtres ouvertes sont données sous les titres des fenêtres ne sont détaillées ici que les commandes propres à la fonction) :

• Consulter le budget : cette fonction permet de contrôler que le montant de la ligne de commande en cours ne dépasse pas le budget restant alloué sur le poste.
  

Le calcul est effectué à l'aide de l'hypothèse budgétaire de référence qui a été associée à l'exercice budgétaire concerné.

• Fiche produit : cette commande ouvre la fiche du produit de la ligne sélectionnée au lancement de la commande.
  

Les modifications qui pourraient être apportées à cette fiche, notamment sur les prix et remises d'achat, ne seront pas répercutées sur la ligne de pièce déjà saisie.

• Analytique : cette commande ouvre une fenêtre Saisie des ventilations analytiques qui est destinée au paramétrage de la ventilation analytique de la ligne sélectionnée.
  

Dossier En-tête
Ce dossier permet d'enregistrer les informations nécessaires à la gestion de la pièce. Il est recommandé d'y paramétrer toutes les zones obligatoires avant de passer à la saisie des lignes dans le dossier Général . Des messages d'erreur ou d'avertissement vous le rappelleront.
C'est notamment le cas du régime de TVA et taxes.
Certaines zones sont renseignées par défaut mais peuvent être modifiées. Des liens donnent accès aux principales fonctions pour création, consultation ou modification. Il s'agit de :

• Etablissement : il s'agît de l'établissement donneur d'ordre ; celui mentionné par défaut est l'établissement d'appartenance de l'utilisateur dont le « login » a été saisi lors du lancement du programme. Il est impossible à un utilisateur ne possédant pas les droits de l'administrateur de modifier cet établissement.
  
• Devise : celle proposée par défaut est celle paramétrée dans la fiche société (fonction Paramètres / Société / Fiche société ). Dès la sélection du fournisseur, c'est la devise du fournisseur (renseignée dans le dossier Général de sa fiche) qui s'inscrit dans cette zone. Il est possible de la modifier.
  

La zone Cours devise mentionne la devise de cotation ainsi que la date du cours. Par défaut, il s'agit de la date de création de pièce. Le cours utilisé pour la cotation sera celui dont la date d'application est égale ou immédiatement antérieure à cette date. Il est possible de la modifier pour appliquer un cours paramétré à une date antérieure.
Le paramétrage des cours se fait dans la fonction Paramètres / Généraux / Devises .

• Le cours de la pièce est négocié : si le cours est négocié, la facture reprend le cours de la commande lors de sa génération. S'il n'est pas négocié, le cours est réactualisé au cours du jour valide au jour de la génération de la facture.
  
• Adresse fournisseur RO (receveur d'ordre) : cette zone est automatiquement renseignée avec l'adresse principale du fournisseur destinataire de la pièce. Il est possible de sélectionner une des autres adresses éventuellement saisies dans la fiche fournisseur (volet Adresses d'expédition ).
  

Un lien permet de consulter l'adresse du tiers.

• Client livré : par défaut, le programme mentionne la société. Il détermine le client livré par le biais de l'établissement donneur d'ordre qui est mentionné dans le dossier Adresses d'un tiers. Il reporte alors le client correspondant à la fiche tiers.
  

Il est possible d'enregistrer un autre client dans cette zone si la livraison doit être faite directement du fournisseur au client sans passer par un dépôt de la société.

• Adresse réception : cette zone permet de sélectionner une des adresses de réception du client mentionné dans la zone Client livré . Par défaut, le programme y mentionne l'adresse de livraison privilégiée du client livré s'il en possède une dans le dossier Adresses de livraison de sa fiche.
  

Il est possible de créer de nouvelles adresses ou d'en modifier. Si l'adresse sélectionnée est précisée comme NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée), un message d'erreur apparaîtra.

• Dépôt : cette zone permet d'indiquer le dépôt que le fournisseur doit livrer. Seuls les dépôts autorisés pour l'établissement sélectionné sont proposés. La valeur de cette zone est reprise sur les lignes de détail de réception. Cette zone est modifiable même lorsque la commande contient des lignes, la valeur modifiée étant prise en compte pour les nouvelles lignes de saisie.
  
• Fournisseur facturant : le programme mentionne par défaut le code du fournisseur précisé dans le volet Facturation de la fiche du fournisseur receveur d'ordre. Il est possible de le modifier.
  
• Etablissement facturé : le programme propose la première adresse mentionnée dans la grille du volet Adresses de la fiche tiers de la société. Il est possible de la modifier.
  
• Origine pièce : cette zone permet de choisir l'origine de la commande.
  

Exemple
Commande interne, stock tampon, commande de dépannage, etc.

• Acheteur : l'acheteur mentionné dans cette zone sera reporté sur toutes les lignes de la pièce. Il restera néanmoins modifiable ligne à ligne ou globalement par la commande. Il est par défaut celui affecté au fournisseur RO (dans le dossier Tarifs/Catégories de sa fiche). A défaut, ce sera celui déterminé par la table d'affectation des acheteurs (fonction Paramètres / Fournisseurs / Acheteurs / Priorités d'affectation ).
  

Date de tarification : cette zone est renseignée par défaut avec la date de la pièce. Elle est modifiable et permet d'obliger le programme à appliquer les prix et les remises dont la date d'application est égale ou immédiatement antérieure à celle saisie.

• Régime : le renseignement de cette information concernant la TVA et les taxes est indispensable avant toute saisie de lignes. Des messages d'avertissement vous en feront part.
  

Si le programme constate qu'aucun régime n'a été paramétré pour la combinaison de territorialités fournisseur RO/client livré (i.e. le dépôt de votre société), il affiche un message d'erreur. Il sera alors nécessaire de créer le régime correspondant dans la fonction Paramètres / Généraux / TVA et taxes / Régimes .

• Exigibilité TVA : cette zone propose trois choix :
  
• Débit : la pièce ne comporte que des articles dont la TVA est due sur les débits.
  
• Encaissement : la pièce ne comporte que des articles dont la TVA est due sur les encaissements.
  
• Mixte (valeur par défaut) : la pièce pourra comporter des lignes dont la TVA est due à la fois sur les débits et sur les encaissements.
  

Dossier Pied
Ce dossier affiche toutes les données de pied de pièce : totaux HT et TTC, montant de la TVA et des taxes, etc.
Seules quelques valeurs sont saisissables :

• Remise de pied : il est possible d'ajouter une remise de pied en pourcentage seulement sur le montant total HT de la pièce.
  
• Acompte en pourcentage ou en valeur : deux zones permettent de saisir cette valeur ou ce montant. Cette saisie n'a qu'un effet purement informatif.
  
• Échéancement : par défaut le programme utilise le modèle d'échéancement enregistré dans le volet Règlements de la fiche du fournisseur facturant. Il est possible de le modifier.
  

D'autres informations apparaissent en détail dans des fenêtres particulières après un clic sur le lien correspondant. Il s'agit de :

• Cumul des taxes dont le détail apparaît dans une fenêtre Détail des TVA et taxes ,
  
• Total TVA dont le détail apparaît dans une fenêtre Détail des TVA ,
  
• Total TPF dont le détail apparaît dans une fenêtre Détail des taxes .
  

Dossier Divers
Le dossier Divers donne des informations diverses sur la pièce telles le nom de l'opérateur de saisie, le statut de la pièce aux points de vue réception et facturation.
La zone Statut réception peut, suivant le cas, afficher les informations suivantes :

• Non livré lorsqu'aucune réception n'a été enregistrée ;
  
• Partiellement livré lorsqu'une livraison partielle a été enregistrée ;
  
• Livré lorsque la commande a été totalement livrée.
  

La zone Statut facturation peut, suivant le cas, afficher les informations suivantes :

• Non facturée lorsqu'aucune facture n'a été enregistrée,
  
• Partiellement facturée lorsqu'une facturation partielle a eu lieu,
  
• Facturée lorsque la commande a été totalement facturée.
  

Engagé à solder : cette case est cochée lorsque pour au moins une ligne de la commande le montant facturé est inférieur au montant commandé. Pour corriger le montant engagé il sera nécessaire d'exécuter l'action Solder l'engagé.