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Affaire

Contexte d'utilisation

La gestion commerciale par affaires regroupe pour une même affaire l'ensemble des opérations commerciales (achats, ventes, frais et écritures comptables) qui lui sont rattachées. Ce type de gestion est utile pour avoir une vision synthétique des différentes opérations de l'affaire.

Les affaires sont regroupées en dossiers d'affaires relatifs à un même client ou un même chantier.
Une affaire est définie par un code affaire et un libellé qui vont être repris de :
  • l'en-tête des devis et contrats d'abonnement jusqu'à l'entête des commandes,
  • de la ligne de commande à la ligne de facture,
  • de la ligne de facture à la ligne d'avoir?
Les affaires sont aussi présentes sur les notes de frais et les écritures comptables.
Ainsi, en saisie de pièces commerciales, il est possible de renseigner une affaire à laquelle la rattacher.

Cette fenêtre permet de créer une affaire et de la rattacher à un dossier d'affaire.
Onglet Général
Cet onglet permet la création proprement dite de l'affaire.
Utiliser la section Dossier d'affaires pour y sélectionner un dossier d'affaires auquel rattacher l'affaire en cours.
Utiliser la section Affaires pour saisir le libellé de l'affaire.
Onglet Cumuls
Cet onglet affiche le cumul des opérations commerciales de l'affaire. Les montants sont en net HT.
Onglet Notes de frais
Cet onglet affiche des informations relatives aux notes de frais de l'affaire.
Onglet TVA
Cet onglet affiche la date de dernière écriture pour la TVA sur marge et la liste des écritures de HT rattachées.
Onglet Commentaire
Cet onglet permet d'ajouter un commentaire.

Composition de la fenêtre

Présentation


Champs

Dossier - Général

Dossier d'affaires

Dossier d'affaires :

Cette zone permet d'indiquer le dossier d'affaires auquel l'affaire est rattachée.

Responsable :

Le code permet d'identifier de manière unique un interlocuteur.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Affaire

Affaire :

Cette zone permet d'identifier l'affaire de manière unique.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé à l'affaire.

Terminée

Permet d'indiquer que l'affaire est terminée, soit parce qu'elle a été refusée, soit parce qu'elle a réellement atteint son terme. L'affaire doit être déclarée terminée pour être prise en compte dans la déclaration de TVA (TVA sur marge par affaire).

Nature d'affaires :

Cette zone permet d'indiquer un nature pour l'affaire.

Refusée

Permet d'indiquer que l'affaire a été refusée.

Responsable :

Cette zone permet d'indiquer quelle personne de la société est responsabel ou à l'origine de l'affaire considérée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Date de début :

Cette zone permet d'indiquer la date à laquelle l'affaire a ou doit débuter.

Date de fin :

Cette zone permet d'indiquer la date à laquelle l'affaire a ou doit se terminer.



Détail de la page : Général - Page 0

Présentation


Champs

Prévision

Montant prévionnel de ventes HT :

Cette zone permet la saisie d'un montant prévisionnel HT de vente.



Détail de la page : Interlocuteurs

Présentation


Champs

Client

Client :

Cette zone permet d'indiquer le client pour ou avec lequel l'affaire a été signée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

Raison sociale :

La raison sociale donne l'identité du tiers.

Interlocuteur :

Cette zone permet d'indiquer l'interlocuteur privilégié à contacter chez le client au sujet de l'affaire considérée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Téléphone :

Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone de la personne.

Adresse messagerie :

Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.

Fournisseur

Fournisseur :

Cette zone permet d'indiquer le fournisseur pour ou avec lequel l'affaire a été signée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

Raison sociale :

La raison sociale donne l'identité du tiers.

Interlocuteur :

Cette zone permet d'indiquer l'interlocuteur privilégié à contacter chez le fournisseur au sujet de l'affaire considérée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Adresse messagerie :

Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.

Téléphone :

Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone de la personne.



Détail de la page : Cumuls

Présentation


Champs

Ventes

Prévisionnel :

Retranscrit le montant HT prévisionnel en devise de tenue de compte.

Commandé non facturé :

Totalise le montant net HT des commandes de ventes non facturées affectées à l'affaire considérée.

Facturé :

Totalise le montant net HT des factures et avoirs de vente affectés à l'affaire considérée.

Total commandé :

Totalise les commandes non facturées et les factures et avoirs affectés à l'affaire considérée afin d'avoir un total des ventes.

Ecart réel - prévisionnel :

Permet de déterminer l'écart entre le réalisé et le prévisionnel en vente.

Achats

Commandé non facturé :

Totalise le montant net HT des commandes d'achat non facturées affectées à l'affaire considérée.

Facturé :

Totalise le montant net HT des factures et avoirs d'achat affectés à l'affaire considérée.

Total commandé :

Totalise les commandes non facturées et les factures et avoirs affectés à l'affaire considérée afin d'avoir un total des achats.

Marge commerciale

Total ventes - achats :

Permet de déterminer la marge de l'affaire en comparant le total des achats et le total des ventes affectés à l'affaire.

% de marge :

Permet de déterminer le pourcentage de marge de l'affaire.



Détail de la page : Notes de frais

Présentation


Champs

Note de frais



Détail de la page : TVA sur marge

Présentation


Champs

TVA sur marge

Date de dernière écriture :

Il s'agit de la date de l'écriture la plus récente parmi les écritures liées à un profil de TVA sur marge par affaire et rattachées à l'affaire.Cette date est calculée automatiquement dès lors que l'affaire est déclarée "Terminée".

Liste des écritures HT rattachées

Détail de la grille

Numéro

Le numéro d'écriture est l'identifiant unique pour une écriture.

Date

La date de l'écriture est commune à toutes les écritures d'une même pièce.Par défaut, la date d'écriture est la même que la date de la pièce, mais elle est modifiable par l'utilisateur.Un contrôle est effectué pour vérifier que la date d'écriture appartient à la même période que la date de la pièce.

Journal

Le code journal permet d'identifier un journal comptable.Le journal doit être rattaché à un compteur de pièce. Ceci permettra d'incrémenter le numéro de pièce à chaque saisie d'une nouvelle pièce sur le journal considéré.On peut également indiquer un compte de contrepartie. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié.Si vous ne renseignez pas de compte de contrepartie, il faudra solder manuellement les pièces saisies.Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, cette notion de compte de contrepartie n'existe pas.Il est possible de rattacher à un journal des fourchettes de comptes interdits. Ces comptes ne pourront pas être sélectionnés en saisie d'écritures comptables.De la même façon, il est possible de définir des fourchettes de comptes privilégiés. Il s'agit des comptes qui seront le plus utilisés sur le journal considéré.Si dans les paramètres comptables, la case "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" est cochée, l'application présentera par défaut dans tous les écrans de saisie les comptes privilégiés par journal.Cependant, il est toujours possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone compte dans chacun des écrans de saisie, il suffit de décocher la fonction "Comptes priivilégiés par journal".Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, ces notions de comptes interdits et privilégiés n'existent pas.Enfin, il faudra associer à un journal un ou plusieurs types de pièce en indiquant un type de pièce privilégié. Ce dernier sera proposé automatiquement en saisie suite au choix du journal.Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, seul le type de pièce privilégié est à renseigner sur le journal.

Compte

Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut.On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte.Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale).Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées.

Profil de TVA

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Numéro de pièce

Le numéro de piéce est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur rattaché au journal saisi sur la pièce.Il est possible de paramétrer un contrôle des doublons de numéros de pièce par journal dans les paramètres comptables, onglet Options.

Référence pièce

Cette zone permet d'établir une correspondance avec une autre pièce (exterieure au système), par exemple la référence de la commande pour une facture.

Type de pièce

Zone permettant de renseigner le code du type de pièce que vous êtes sur le point de paramétrer. Ce code doit être unique.Un ou plusieurs types de pièce peuvent être rattachés aux journaux comptables. Pour chaque journal, on indiquera un type de pièce privilégié qui sera proposé par défaut en saisie des écritures suite au choix du journal. Il sera alors possible de modifier le type de pièce proposé par défaut en choisissant parmi la liste des types de pièce rattachés au journal.

Libellé écriture

Il s'agit du libellé de l'écriture.

Etablissement

Le code permet d'identifier de manière unique un établissement.Cette fonction permet de gérer les établissements multiples.On a la possibilité de définir par établissement des comptes bancaires et des contacts (personnes physiques).

Numéro de lot

Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système.C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation.



Détail de la page : Budget

Présentation


Champs

Budget

Budget :

Le rôle définit le budget associé à l'affaire.

Axe budgétaire :

Identifie l'axe de façon unique.

Périmètre

Le code est l'identifiant unique d'un périmètre budgétaire.

Gestion budgetaire :

L'attribut indique le type de gestion budgétaire de l'affaire : aucune, comptabilité générale ou comptablilité analytique.



Détail de la page : Commentaire

Présentation


Champs

Commentaire

Le commentaire permet d'apporter des précisions sous forme de texte.