Interlocuteur société

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet, à partir de leur liste, d'enregistrer la fiche des personnels des établissements de la société. La liste des personnels est appelée par la fonction Paramètres / Paramètres généraux / Société / Sociétés / Opérateurs / Opérateurs .
La fiche se compose des dossiers suivants :

Général : permet d'enregistrer l'identification, l'activité et le rôle du personnel.
Engagement : ce dossier permet de définir le statut et les autorisations de l'utilisateur dans le cadre de la validation des demandes d'engagement.
Validation commerciale / BAP : ce dossier permet de définir le statut et les autorisations de l'utilisateur dans le cadre de la validation des demandes d'achatet des validations comptables.
Commercial : ce dossier permet de préciser qui est le supérieur hiérarchique de l'opérateur si son rôle est commercial, voir onglet Général / Activité / Fonction.
Acheteur : ce dossier permet de préciser qui est le supérieur hiérarchique de l'opérateur si son rôle est acheteur, voir onglet Général / Activité /Fonction.
Commentaires : ce dossier sert à la saisie d'un commentaire sur le personnel concerné.

Détail de la page : Général

Présentation

Champs

	Identification
	Actif
	Cochez cette zone si la personne ne fait plus partie de la société.
	Code :
	Le code permet d'identifier de manière unique un interlocuteur.
	Civilité :
	Civilité (M., Mme, Melle).
	Nom :
	Le nom de la personne permet de distinguer les différents contacts.
	Prénom :
	Cette zone contient le prénom de la personne.
	Etablissement :
	Site auquel l'interlocuteur est rattaché.
	Description
	Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au site du tiers.
	Pays :
	Un pays peut être associé à une personne.
	Téléphone
	Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone de la personne.
	Télécopie :
	Cette zone permet de renseigner le numéro de télécopie de la personne.
	Adresse E-mail :
	Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.
	Activité
	Service :
	Il s'agit du service de l'interlocuteur société.Rappel : l'interlocuteur société correspond à l'association d'un opérateur et d'une société.
	Description
	Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.
	Fonction :
	Cette zone précise la fonction de la personne.
	Description
	Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.
	Rôle
	Commercial
	Cochez cette zone pour indiquer que l'employé occupe la fonction de commercial, son nom est accessible en :consultation des commerciauxfiche clientsaisie des pièces de venteaffectation des commerciaux
	Acheteur
	Cochez cette zone pour indiquer que l'employé occupe la fonction d'acheteur , son nom est accessible en :consultation des acheteursfiche fournisseursaisie des pièces d'achatsaffectation des acheteurs

Détail de la page : Engagements

Présentation

Champs

	Engagements
	Statut par défaut des demandes d'engagement
	Ce paramètre permet d'indiquer, par opérateur, le statut des demandes d'engagement proposé par défaut.Si le statut sélectionné est 'A traiter' : l'opérateur ne pourra saisir que des demandes d'engagements et ne pourra pas les accepter ou les refuser. Il doit la faire viser par son responsable qui détaillera la demande.Si le statut sélectionné est 'Accepté' : l'opérateur pourra saisir des demandes d'engagements et pourra en accepter ou en refuser. En cas d'acceptation, il pourra saisir des détails d'engagements.
	Nature de validation demandeur
	Cette zone permet d'indiquer la catégorie de demandeurs de l'opérateur. Elle est initialisée par celle du service auquel appartient l'opérateur. Elle permet, en association avec la catégorie budgétaire, de connaître la règle de validation que doit suivre l'engagement saisi par l'utilisateur.
	Modification possible de la règle de validation d'un engagement
	Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut modifier la règle de validation d'un détail d'engagement. Pour rappel, la règle de validation est affectée automatiquement par le système : elle ne devrait donc pas être modifiée.
	Peut autoriser les dépassements de budget
	Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut autoriser un dépassement de budget. La case à cocher 'Dépassement de budget autorisé' d'un détail d'engagement est donc accessible ou non selon ce paramètre.
	Autoriser la consultation du budget
	Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à consulter les budgets depuis les demandes d'engagement.
	Engagements pour Outlook
	Autorise le suivi des demandes du service
	Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à consulter les demandes d'engagement issu de son service dans Outlook.

Détail de la page : Validation commerciale / BAP

Présentation

Champs

	Validation commerciale
	Catégorie de demandeurs :
	Cette zone permet d'indiquer la catégorie de demandeurs de l'opérateur. Elle est initialisée par celle du service auquel appartient l'opérateur. Elle permet, en association avec la catégorie budgétaire, de connaître la règle de validation que doit suivre la commande ou la facture saisies par l'utilisateur.
	% d'ecart de facturation toléré
	La fiche interlocuteur société indique un % d'écart de facturation toléré. Si la facture possède une règle de validation et si le rapport entre le Total TTC de la facture et le TTC à obtenir est supérieur au % d'écart toléré alors la facture ne peut pas être considérée comme bonne à payer. De même, si le rapport entre la somme des montants nets des lignes de factures et la somme des montants nets des commandes rapprochées est supérieur au % d'écart toléré.
	Autorisé à modifier le statut 'Bon à payer' d'une facture
	Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à forcer le statut Bon à payer sur les factures d'achat, en vue de règler un litige par exemple. La case à cocher 'Bon à payer' d'une facture d'achat est donc accessible ou non selon ce paramètre.

Détail de la page : Commercial

Présentation

Champs

	Affectation
	Responsable hiérarchique :
	Enregistrer dans cette zone le nom du responsable du personnel en cours de saisie.

Détail de la page : Acheteur

Présentation

Champs

	Affectation
	Responsable hiérarchique :
	Enregistrer dans cette zone le nom du responsable du personnel en cours de saisie.

Détail de la page : Commentaires

Présentation

Champs

	Commentaire
	Cette zone permet d'associer un commentaire libre à une personne.

Interlocuteur société

Contexte d'utilisation

Détail de la page : Général

Identification

Cochez cette zone si la personne ne fait plus partie de la société.

Le code permet d'identifier de manière unique un interlocuteur.

Civilité (M., Mme, Melle).

Le nom de la personne permet de distinguer les différents contacts.

Cette zone contient le prénom de la personne.

Site auquel l'interlocuteur est rattaché.

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au site du tiers.

Un pays peut être associé à une personne.

Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone de la personne.

Cette zone permet de renseigner le numéro de télécopie de la personne.

Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.

Activité

Il s'agit du service de l'interlocuteur société.Rappel : l'interlocuteur société correspond à l'association d'un opérateur et d'une société.

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Cette zone précise la fonction de la personne.

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Rôle

Cochez cette zone pour indiquer que l'employé occupe la fonction de commercial, son nom est accessible en :consultation des commerciauxfiche clientsaisie des pièces de venteaffectation des commerciaux

Cochez cette zone pour indiquer que l'employé occupe la fonction d'acheteur , son nom est accessible en :consultation des acheteursfiche fournisseursaisie des pièces d'achatsaffectation des acheteurs

Détail de la page : Engagements

Engagements

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut modifier la règle de validation d'un détail d'engagement. Pour rappel, la règle de validation est affectée automatiquement par le système : elle ne devrait donc pas être modifiée.

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut autoriser un dépassement de budget. La case à cocher 'Dépassement de budget autorisé' d'un détail d'engagement est donc accessible ou non selon ce paramètre.

Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à consulter les budgets depuis les demandes d'engagement.

Engagements pour Outlook

Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à consulter les demandes d'engagement issu de son service dans Outlook.

Détail de la page : Validation commerciale / BAP

Validation commerciale

Lorsqu'elle est cochée, cette zone indique que l'opérateur est autorisé à forcer le statut Bon à payer sur les factures d'achat, en vue de règler un litige par exemple. La case à cocher 'Bon à payer' d'une facture d'achat est donc accessible ou non selon ce paramètre.

Détail de la page : Commercial

Affectation

Enregistrer dans cette zone le nom du responsable du personnel en cours de saisie.

Détail de la page : Acheteur

Affectation

Enregistrer dans cette zone le nom du responsable du personnel en cours de saisie.

Détail de la page : Commentaires

Cette zone permet d'associer un commentaire libre à une personne.

Voir également les liens ci-dessous