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Note de frais

Contexte d'utilisation

Cette fenêtre permet de consulter, de modifier et de créer des notes de frais.
Cette fenêtre s'affiche à partir de la fonction Notes de frais / Saisie des notes de frais .
 Identification
 L'en-tête reprend le code opérateur et le salarié auquel est rattaché cet opérateur (le nom du salarié est modifiable).
 Note de frais
 La saisie d'une note de frais s'effectue dans la grille de saisie à partir du bouton Créer . Une ligne supplémentaire s'affiche alors dans la grille.
Dans cette ligne, il faut renseigner :
  • un type de frais,
  • un montant,
  • un motif.
Au cours de la saisie, la partie Information de la note de frais reprend les informations saisies et les caractéristiques de la note de frais :
  • date,
  • référence,
  • montant,
  • état confirmée ou non,
  • circuit de validation.
Cliquez sur le bouton Modifier pour afficher la fenêtre Note de frais et accéder à plus de détails.
Pour plus de détails, voir la fenêtre Détail note de frais .
 Suppression / Modification d'une note de frais
 La suppression d'une note de frais n'est pas autorisée si elle est confirmée ,
La modification d'une note de frais n'est pas autorisée si :
  • son statut est confirmée ,
  • son état est différent d' Initial .

Composition de la fenêtre

Présentation


Champs

Notes de frais

Information de la note de frais

Justificatif

Il est obligatoire de saisir un justificatif lorsque le montant du plafond d'un frais a été dépassé.

Dossier note de frais :

Une note de frais peut être liée à un dossier.

Détail de la grille

Conf

Cette zone permet d'indiquer si la note de frais est confirmée ou non.La confirmation peut être faite soit au moment de la saisie de la note, soit à postériori, en lançant le traitement de confirmation des notes de frais.

Date

Il s'agit de la date de la note de frais.

Type de frais

Il s'agit du frais saisi sur la note de frais.Ce frais appartient à la catégorie de frais du salarié de la note de frais.

Quantité / Km

Il s'agit de la quantité saisie pour le frais.Cette zone est saisissable sauf si, au niveau de la catégorie de frais du salarié, la saisie unitaire a été définie sur le frais. Dans ce cas, la quantité est égale à 1 et n'est pas modifiable.

Montant TTC

Il s'agit du montant effectivement dépensé par le salarié, c'est à dire le montant TTC figurant sur la pièce justificative (facture) à l'origine du frais.

Motif

Il s'agit d'un commentaire permettant d'indiquer le motif de la note de frais .

Identification

Code opérateur :

Le code contact permet d'identifier de manière unique un contact établissement.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Raison sociale

La raison sociale donne l'identité du tiers.

Salarié :

La note de frais est saisie pour un salarié donné. Par défaut, le salarié lié à l'opérateur est proposé.Il est possible de modifier le salarié dans l'écran de saisie détaillé d'une note de frais (ouvert depuis le bouton Modifer de la grille de saisie).

Confirmer par défaut les notes de frais

Cette zone permet de confirmer une note de frais. La confirmation entraîne :- le passage de la note à l'étape initiale du circuit de validation, si la note de frais est soumise à un circuit de validation.- ou la validation automatique de la note, si la note de frais n'est soumise à aucun circuit de validation.De plus, une note de frais confirmée n'est plus modifiable.