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Journaux comptables
Contexte d'utilisation
Les journaux comptables permettent de :
Une fois le journal sélectionné, les informations sont ventilées dans cinqdossiers :
Le dossier Paramètres d'extourne concerneuniquement les journaux d'extournes automatiques. Il permet d'enregistrer les paramètres qui vont automatiser le processus d'extourne avec des indications comme la périodicité d'extourne, le nombre de périodicités de décalage et la date des pièces à générer.
La commande Détail du menu Actions ouvre la fenêtre « Ecritures par journal ».
Voir La fonction Générale / Consultation des écritures par / Journal .
La commande Cumuls? du menu Actions ouvre la fenêtre « Cumuls d'un journal ».
Ce cumul est interactif.
- regrouper des écritures selon leur nature,
- déterminer les contrôles à effectuer,
- mettre en place certains automatismes tels que la numérotation automatique des pièces,
- activer la génération automatique des écritures de contrepartie et des écritures de TVA,
- définir les comptes interdits et les comptes privilégiés définis sur chacun des journaux.
Une fois le journal sélectionné, les informations sont ventilées dans cinqdossiers :
- Paramètres
- Paramètres d'extourne(ce dossier est disponible uniquement pour les journaux d'extournes automatiques)
- Type de pièces
- Comptes interdits
- Comptes privilégiés
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Dans tous les écrans de saisie des écritures comptables, seuls seront visibles les comptes autorisés sur le journal de la pièce. Si un des comptes généraux saisi dans les lignes d'écriture est interdit sur le journal de la pièce, une règle d'erreur est déclenchée. |
- L'option Montants négatifs , lorsqu'elle est cochée, permet d'indiquer que l'extourne s'effectue dans le même sens que les écritures d'origine mais avec des montants négatifs.
- L'option Lettrage des échéances , lorsqu'elle est cochée, permet le lettrage de l'écriture d'origine avec l'écriture d'extourne si ces écritures sont enregistrées dans un compte déclaré lettrable.
La commande Détail du menu Actions ouvre la fenêtre « Ecritures par journal ».
Voir La fonction Générale / Consultation des écritures par / Journal .
La commande Cumuls? du menu Actions ouvre la fenêtre « Cumuls d'un journal ».
Ce cumul est interactif.
Détail de la page : Paramètres
Présentation
Champs
Général |
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Journal |
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Le code journal permet d'identifier un journal comptable.Le journal doit être rattaché à un compteur de pièce. Ceci permettra d'incrémenter le numéro de pièce à chaque saisie d'une nouvelle pièce sur le journal considéré.On peut également indiquer un compte de contrepartie. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié.Si vous ne renseignez pas de compte de contrepartie, il faudra solder manuellement les pièces saisies.Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, cette notion de compte de contrepartie n'existe pas.Il est possible de rattacher à un journal des fourchettes de comptes interdits. Ces comptes ne pourront pas être sélectionnés en saisie d'écritures comptables.De la même façon, il est possible de définir des fourchettes de comptes privilégiés. Il s'agit des comptes qui seront le plus utilisés sur le journal considéré.Si dans les paramètres comptables, la case "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" est cochée, l'application présentera par défaut dans tous les écrans de saisie les comptes privilégiés par journal.Cependant, il est toujours possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone compte dans chacun des écrans de saisie, il suffit de décocher la fonction "Comptes priivilégiés par journal".Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, ces notions de comptes interdits et privilégiés n'existent pas.Enfin, il faudra associer à un journal un ou plusieurs types de pièce en indiquant un type de pièce privilégié. Ce dernier sera proposé automatiquement en saisie suite au choix du journal.Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, seul le type de pièce privilégié est à renseigner sur le journal. |
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Description |
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Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au journal. |
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Paramètres |
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Nature du Journal |
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Tout journal doit être identifié par une nature de journal. Indiquez une nature de journal parmi la liste des natures proposées. Vente et Achat : correspondent aux journaux recevant des écritures de factures ou avoirs de vente ou d'achat, Trésorerie : pour des écritures de recettes ou dépenses financières, Opérations diverses : pour des écritures de régularisation, d'écart de règlement, de change ou de conversion, A-nouveau : pour des écritures d'à-nouveau générées suite à une clôture d'exercice, Extourne : pour des écritures d'extourne annulant des écritures de situation par exemple,Extourne automatique : pour des écritures de situation destinées à être extournées automatiquement à une date donnée définie dans les paramètres d'extourne du journal, Clôture : pour les écritures liées aux opérations de clôture. |
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Compteur de pièces |
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Sélectionnez le compteur à associer au journal. Ce compteur permet la numérotation automatique des pièces selon le format que vous avez prédéfini. |
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Contrepartie automatique |
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Indiquez le compte général de contrepartie couramment utilisé dans le journal en cours. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié.Si vous renseignez un compte dans cette zone, il sera proposé automatiquement en saisie comptable sur ce journal et vous saisirez les écritures de contrepartie de ce compte.Si vous ne renseignez pas de compte, il faudra solder manuellement les pièces saisies. |
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Description |
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Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. |
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Ecritures nulles acceptées |
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Information indiquant si le système autorise la création d'écritures avec un montant nul dans le journal. |
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Contrôle de TVA |
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Cette zone permet d'effectuer un contrôle sur les écritures de TVA en saisie des pièces comptables :Aucun : pour qu'aucun contrôle ne soit effectué entre les montants des écritures de TVA effectivement saisies et ceux théoriquement imputés en fonction des paramètres de TVA,Contrôle avec alerte (Fonctionnalité disponible sur une version ultérieure) : pour que le contrôle soit effectué et qu'en cas d'anomalie le message soit un avertissement non bloquant,Contrôle avec blocage : pour que le message soit bloquant. L'utilisateur devra modifier les écritures de TVA jusqu'à retrouver une cohérence entre les TVA saisies et les TVA paramétrées dans le système. Le paramétrage Contrôle avec alerte génére sur la version courante un message bloquant.En cas de contrôle, les montants de TVA saisis sont comparés aux montants théoriques plus ou moins le montant d'écart TVA toléré pour ce journal. |
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Ecart de TVA toléré |
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Saisissez un montant correspondant à l'écart maximum toléré entre la TVA saisie dans une pièce du journal considéré et la TVA calculée par le programme en fonction des paramètres TVA. En cas de dépassement de cet écart toléré :un message d'erreur s'affichera et empêchera la validation de la pièce tant que sa cohérence n'aura pas été rétablie si vous avez sélectionné Contrôle avec blocage dans la zone Contrôle TVA,un message d'erreur s'affichera et pourra être escamoté à la demande de l'utilisateur souhaitant passer outre, si vous avez sélectionné Contrôle avec alerte (fonctionnalité disponible sur une version ultérieure),si Aucun contrôle n'a été demandé, la pièce comptable sera enregistrée quelles que soient les montants de TVA saisis. bbCe montant est exprimé dans la monnaie de tenue de la Comptabilité c'est à dire qu'en cas de saisie d'une pièce en devise étrangère, ce montant d'écart sera converti dans la devise de transaction avant d'être comparé. |
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Commentaire libre |
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Zone permettant la saisie d'un commentaire. |
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Compte bancaire |
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Un journal de trésorerie est rattaché à un compte bancaire. |
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Description |
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Libellé du compte bancaire. |
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Détail de la page : Paramètres d'extourne
Présentation
Champs
Autres paramètres des journaux d'extourne automatique |
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Périodicité d'extourne : |
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Cette zone permet de définir le type de périodicité à prendre en compte pour le calcul de la date des pièces d'extourne à générer lors du traitement d'extourne automatique par journal.Il est possible de choisir parmi les valeurs suivantes :9 Période : le calcul de la date des pièces à générer se base alors sur les périodes de la dimension temps des paramètres comptables9 Exercice : le calcul de la date des pièces à générer se base alors sur les exercices comptables |
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Nb de périodicités de décalage : |
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Indiquez le nombre de périodicités de décalage à appliquer par rapport à la date de la pièce d'origine pour obtenir la date de la pièce d'extourne générée en fonction du type de périodicité du journal. |
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Date de pièce : |
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Permet de préciser la date à laquelle les pièces d'extourne seront générées.Il est possible de choisir parmi les valeurs suivantes :-2859 Date de début de périodicité : correspond à la date de début de la périodicité calculée en fonction du nombre de périodicités de décalage par rapport à la date de pièce d'origine. Il s'agit de la date de début de la période dans le cas d'une périodicité de type a Période b ou de la date de début de l'exercice dans le cas d'une périodicité de type a Exercice b.9 Date de fin de périodicité : correspond à la date de fin de la périodicité calculée en fonction du nombre de périodicités de décalage par rapport à la date de pièce d'origine.Il s'agit de la date de fin de la période dans le cas d'une périodicité de type a Période b ou de la date de fin de l'exercice dans le cas d'une périodicité de type a Exercice b. |
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Journal de destination : |
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Indiquez le journal de destination qui sera utilisé pour les pièces générées en extourne automatique par journal.Il n'est pas possible de sélectionner un journal de nature "Extourne automatique" car cela reviendrait à ré-extourner par la suite les pièces d'extourne générées. |
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Type de pièce : |
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Indiquez le type de pièce qui sera utilisé pour les pièces générées en extourne automatique par journal. |
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Lettrage des échéances |
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Ce paramètre permet d'activer par défaut l'option correspondante lors du traitement d'extourne automatique par journal.Le but de cette option étant d'effectuer le lettrage de l'écriture d'origine avec l'écriture d'extourne si ces écritures sont enregistrées dans un compte déclaré lettrable. |
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Détail de la page : Types de pièce
Présentation
Champs
Types de pièce |
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Détail de la grille |
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Code |
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Zone permettant de renseigner le code du type de pièce que vous êtes sur le point de paramétrer. Ce code doit être unique.Un ou plusieurs types de pièce peuvent être rattachés aux journaux comptables. Pour chaque journal, on indiquera un type de pièce privilégié qui sera proposé par défaut en saisie des écritures suite au choix du journal. Il sera alors possible de modifier le type de pièce proposé par défaut en choisissant parmi la liste des types de pièce rattachés au journal. |
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Libellé |
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Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type de pièce. |
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Type de collectif |
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Zone permettant d'indiquer le type de collectif associé au type de pièce considéré. Le programme utilisera ce paramètre en saisie comptable et en saisie des règlements pour proposer par défaut le compte collectif privilégié correspondant au compte de tiers saisi (en effet, un même tiers peut être associé à plusieurs types de collectifs s'il est par exemple client et fournisseur).Cette proposition du compte collectif privilégié n'est, pour l'instant, pas fonctionnel en saisie comptable. Un contrôle sera également effectué en saisie de pièce pour vérifier que le compte collectif saisi est bien de même type que celui requis par le type de pièce sélectionné.Indiquez le type de collectif :Client : pour les types de pièce 'Facture client' ou 'Avoir client' par exemple,Fournisseur : pour 'Facture fournisseur' ou 'Avoir fournisseur',Salarié : pour 'Paiement des salaires',Divers : pour 'Paiement des taxes' Non : pour les types de pièce ne faisant pas intervenir des comptes de tiers. Cette information n'est pas modifiable lorsque le type de pièce est associé à un type de pièce paramètre. |
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Sens contrepartie |
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Zone permettant d'indiquer le contrôle souhaité sur le sens de l'écriture de contrepartie pour les journaux ayant un compte de contrepartie automatique associé.Débit : un message bloquant indique que l'écriture de contrepartie doit être de sens débit (Exemple : l'écriture de contrepartie correspondant au compte de trésorerie doit être au débit lors d'un encaissement client).Crédit : un message bloquant indique que l'écriture de contrepartie doit obligatoirement être de sens crédit (Exemple : l'écriture de contrepartie correspondant au compte de trésorerie doit être au débit lors d'un décaissement fournisseur).Aucun : aucun contrôle sur le sens de l'écriture de contrepartiebLe sens de l'écriture de contrepartie générée est le sens inverse de celui du solde de la pièce.abstraction faite de l'écriture de contrepartie. Ainsi, un solde pièce débiteur générera une écriture de contrepartie de sens crédit.Cette information n'est pas modifiable lorsque le type de pièce est associé à un type de pièce paramètre. |
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Type règlement |
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Zone permettant de renseigner la nature du mouvement correspondant au type de pièce en cours de paramétrage.Encaissement pour les créances des journaux de nature "Vente" (factures clients) et des journaux de nature "Achat" (avoirs fournisseurs) et pour les recettes des journaux de nature "Trésorerie" par exemple.Décaissement pour les dettes des journaux de nature "Achat" (factures fournisseurs) et des journaux de nature "Vente" (avoirs clients) et pour les dépenses des journaux de nature "Trésorerie" par exemple.Aucun lorsqu'il n'y a pas une nature de flux particulière associée au type de pièce (pour les opérations diverses généralement).bLe type de règlement permet notamment au programme de proposer par défaut le modèle d'échéancement Encaissement ou Décaissement des comptes échéançables. Pour rappel, le modèle d'échéancement Encaissement ou Décaissement est indiqué dans la fiche tiers.Cette information n'est pas modifiable lorsque le type de pièce est associé à un type de pièce paramètre. |
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Type échéance |
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Zone permettant d'indiquer le type d'échéance associé au type de pièce considéré. Le programme utilisera ce paramètre :- en saisie comptable et en création de règlements par les bordereaux pour déterminer le calcul de TVA,- pour déterminer les échéances à générer sur les comptes lettrables.Les types d'échéance possibles sont les suivants :- Facture : Les échéances seront générées en fonction du modèle d'échéancement associé au tiers si le compte est collectif ou en fonction du mode de règlement du compte général si le compte n'est pas collectif. En saisie d'écritures, une écriture de TVA est automatiquement générée en fonction du profil de TVA de l'écriture de HT.- Titre de paiement : Les échéances seront générées en fonction du mode de règlement associé au tiers si le compte est collectif ou fonction du mode de règlement du compte général si le compte n'est pas collectif. La notion Titre de paiement englobe la notion de règlement dès la matérialisation du titre de paiement (réception d'un titre de paiement pour mise en portefeuille, encaissement ou escompte ou encore émission d'un titre de paiement pour décaissement).- Facture TVA : Les échéances seront générées fonction du modèle d'échéancement associé au tiers si le compte est collectif ou fonction du mode de règlement du compte général si le compte n'est pas collectif.- Reprise : Les échéances seront générées en fonction du mode de règlement associé au tiers si le compte est collectif ou fonction du mode de règlement du compte général si le compte n'est pas collectif.La notion Reprise correspond à la reprise des a nouveaux en détail et permet d'associer au compte TTC un profil de TVA sur les encaissements.Dans l'état préparatoire de TVA, seules les écritures portant sur les types d'échéances Facture, Facture TVA, Titre de paiement et Reprise sont prises en compte. Le calcul s'effectue d'après les profils de TVA indiqués sur les écritures ayant un type d'échéance Facture, Titre de paiement, Facture TVA et Reprise. Il s'agit :- du profil de l'écriture de HT lorsque le type d'échéance est Facture- du profil de l'écriture de TTC lorsque le type d'échéance est Titre de paiement ou Reprise- du profil de l'écriture de TVA lorsque le type d'échéance est Facture TVA.Cette information n'est pas modifiable lorsque le type de pièce est associé à un type de pièce paramètre. |
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Description |
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Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type de pièce. |
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Type de pièce privilégié |
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Sélectionnez le type de pièce privilégié du journal parmi les types de pièce rattachés à ce journal. Ce type de pièce privilégié sera proposé par défaut dans les traitements afin d'accélérer les saisies. Dans Sage 1000 FRP Immobilisations, il faudra renseigner un seul type de pièce sur le journal, qui sera donc le type de pièce privilégié de ce journal. |
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Détail de la page : Comptes interdits
Présentation
Champs
Comptes interdits |
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Détail de la grille |
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Borne inférieure |
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Saisissez la borne inférieure de la fourchette de comptes. Un contrôle de cohérence est effectué pour que celle-ci soit bien inférieure ou égale à la borne supérieure. |
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Borne supérieure |
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Saisissez la borne supérieure de la fourchette de comptes. Un contrôle de cohérence est effectué pour que celle-ci soit bien supérieure ou égale à la borne inférieure. |
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Commentaire libre |
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Zone permettant de saisir un commentaire libre rattaché à la fourchette de comptes |
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Détail de la page : Comptes privilégiés
Présentation
Champs
Comptes privilégiés |
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Détail de la grille |
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Borne inférieure |
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Saisissez la borne inférieure de la fourchette de comptes. Un contrôle de cohérence est effectué pour que celle-ci soit bien inférieure ou égale à la borne supérieure. |
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Borne supérieure |
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Saisissez la borne supérieure de la fourchette de comptes. Un contrôle de cohérence est effectué pour que celle-ci soit bien supérieure ou égale à la borne inférieure. |
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Commentaire libre |
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Zone permettant de saisir un commentaire libre rattaché à la fourchette de comptes |
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Voir également les liens ci-dessous