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Création des propositions d'achat

Contexte d'utilisation

Cette commande permetde créer une nouvelle proposition d'achat ou bien de compléter une proposition d'achat qui n'a pas encore généré de commande d'achat.
Elle est accessible depuis la commande Création d'une proposition d'achat du menu Engagements , ou depuisle menu Actions d'unefichede détail d'engagement.
  • Seuls les détails d'engagements dont l'achat est autorisé(Achat autorisé coché dans le dossier Suivi du Détail d'engagement) et n'ayant pas déjà générés une proposition d'achatpeuvent être traités. De plus, les détails d'engagements doivent être confirmés et ne doivent pas être refusés ou bloqués.

    • Les informations sont regroupées sous trois dossiers :
     Dossier Sélection
    Ce dossierpermet de renseigner les critères de sélection des détails d'engagements à traiter.
    La sélection peut s'effectuer en fonction d'une fourchette de numéros de demandes d'engagement, de la nature budgétaire, du budget, du poste budgétaire, du produit acheté,du fournisseur,d'une fourchette de dates de création ou de réalisationprévue,....
    Activez la commande Actualiser du menu Actions pour afficher les éléments dans le dossier Résultat.
     DossierRésultat
    La partie gauche de l'écran affiche la liste des détails d'engagements issus de la sélection précédente et dont l'achat est autorisé.
    La partie droite de l'écran affiche les informations de la proposition d'achat créée avec la liste des détails d'engagement qu'elle contient.

    Création d'une proposition d'achat
     Lors de la création d'une proposition d'achat, les informations contenues dans le premier détail d'engagement traités sont reprises automatiquement sur la proposition d'achat si elles sont renseignées (produit, fournisseur, quantité,....) Si ces informations ne sont pas présentes sur le détail d'engagement, vous devez renseigner manuellement ces zones.
    La désignation du produit est renseignée d'après la désignation du produit indiquée dans le détail d'engagement : elle est modifiable à ce niveau.
    Le fournisseur principal du produit, quant à lui, est proposé automatiquement après sélection du produit acheté.Le prix net est calculé automatiquement selon la devise du fournisseur, la date de la proposition d'achat et la quantité achetée pour le produit renseigné.
    Pour créer une proposition d'achat directement depuis une fiche de détail d'engagement dont l'achat est autorisé, le produit, le fournisseur et la quantité doivent nécessairement avoir été indiqués .

    Ajout d'un détail d'engagement sur une proposition d'achat
     Pour ajouter un détail d'engagement, cochez le dans la liste affichée à gauche et cliquez sur le bouton pour l'ajouter à la liste des détails d'engagement traités.
    Inversement, le bouton permet de retirer un détail d'engagement de la liste de droite afin de considérer le détail d'engagement comme n'étant pas traité.
    Utiliser le bouton Tout sélectionner pour ajouter ou retirer en une seule opération tous les détails d'engagements d'une proposition d'achat.

    Lors de l'ajout d'un détail d'engagement (référençant un produit et /ou un fournisseur) sur une proposition dont le produit et / ou le fournisseur et /ou le statut « Immobilisation » sont renseignés, l'application contrôle que le produit et/ou le fournisseur et / ou le statut « Immobilisation » sont identiques à ceux de la proposition d'achat et affiche un message d'avertissement, si ce n'est pas le cas.
    • Le statut « Immobilisation » est déterminé d'après la nature budgétaire du détail d'engagement.

      • De même, l'application vérifie que le montant net de la proposition d'achat n'excède pas le total engagé. Si c'est le cas, l'application interdit l'enregistrement de la proposition d'achat ou avertit l'utilisateur, selon le paramétrage effectué dans les paramètres Logistique et Distribution, Volet Engagement.
       Menu Actions
      Le menu Actions donne accès aux fonctions suivantes :
      Choisir un fournisseur
       Cette commande ouvre la fenêtre « Choisir le fournisseur pour la proposition d'achat »quipermet d'affecter ou de modifier le fournisseur de la proposition d'achat.La liste des fournisseurs présente le prix net proposé par chaque fournisseur ainsi que leur délai de livraison respectif, afin de sélectionner le fournisseur en fonction du prix et du délai de réapprovisionnement proposés.
      Cette fonction n'est plus disponible si le prix de la proposition d'achat a été validé.
      Voir     Cette fonction est décrite dans le § Achats / Propositions d'achat / Choisir un fournisseur.
      Simuler le tarif
      Cette commande ouvre une fenêtre permettant d'obtenir une simulation du tarif d'achat d'un produit en fonction du fournisseur et de la quantité saisis.
      Voir     Cette fonction est décrite dans le § Fichiers de base / Tarifs / Tarifs d'achat / Simulation des tarifs d'achat .
       Traitement de proposition d'achat
       Cette commande donne accès à l'assistant de traitement des propositions d'achatqui permet de générer les commandes d'achat à partir des propositions d'achat.
      Voir     Cette fonction est décrite dans le § Achats / Proposition d'achat / Traitement de proposition d'achat.
      DossierCommentaire
      Ce dossierpermet d'associer un commentaire à la proposition d'achat.Par défaut, il affiche la désignation détaillée du produit exprimée dans la langue du fournisseur.
      Voir     Cette fonction est décrite dans le § Fichiers de base / Pro duits / Articles .


      Détail de la page : Sélection

      Présentation


      Champs

      Critères de sélection des détails d'engagement



      Détail de la page : Résultat

      Présentation


      Champs

      Liste des détails d'engagement à traiter

      Détail de la grille

      Libellé

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement.

      N° de demande

      Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce nb est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements.

      Réalisation prévue le

      Indique la date prévsionnelle à laquelle la demande d'engagement doit être réalisée. Cette date est reportée par défaut sur chaque détail d'engagement de la demande.

      Produit

      Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente.

      Fournisseur

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

      Qté prévue

      Cette zone est optionnelle et ne peut être renseignée que si un produit acheté est renseigné. Elle permet d'indiquer avant la création de la proposition d'achat la quantité prévue pour honorer l'engagement.Seules les unités du produit acheté peuvent être sélectionnées. Cette quantité sera reprise par défaut sur la proposition d'achat générée.

      Nature budgétaire

      Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire.

      Poste budgétaire

      Identifie le poste de façon unique.

      Immobilisation

      Indique que la nature budgétaire correspond à l'achat d'une immobilisation. Les engagements liés à une nature budgétaire 'Immobilisation' génèreront des propostions d'achat, des commandes d'achat et des factures d'achat identifées 'Immobilisation'.

      Etablissement

      Le code permet d'identifier de manière unique un site.Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites.Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers.

      Service

      Le code permet d'identifier de manière unique un service.Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements.

      Demandeur

      Cette zone contient la concaténation du nom et du prénom de la personne.

      Libellé :

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement.

      Produit :

      Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente.

      Libellé produit :

      La description permet de renseigner un libellé explicite pour le produit commercial.Ce libellé sera repris sur vos documents commerciaux (sauf cas d'application d'une désignation en langue étrangère).

      Fournisseur :

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

      Quantité :

      Cette zone est optionnelle et ne peut être renseignée que si un produit acheté est renseigné. Elle permet d'indiquer avant la création de la proposition d'achat la quantité prévue pour honorer l'engagement.Seules les unités du produit acheté peuvent être sélectionnées. Cette quantité sera reprise par défaut sur la proposition d'achat générée.

      Date prévue :

      Indique la date prévsionnelle à laquelle la demande d'engagement doit être réalisée. Cette date est reportée par défaut sur chaque détail d'engagement de la demande.

      Proposition d'achat

      Origine :

      Indique s'il s'agit d'une proposition d'achat générée à partir de besoins de réapprovisionnement ou à partir de besoins de contremarque. En effet, une proposition d'achat peut cumuler plusieurs besoins s'ils ont tous la même nature.

      Date de proposition :

      Indique la date à laquelle la proposition d'achat a été créée.

      Date de réception prévue :

      Indique la date de livraison demandée au fournisseur. Il s'agit :- de la date de livraison prévue du besoin de réapprovisionnement si la nature de la proposition est "Réapprovisionnement",- de la date de livraison prévue du besoin de contremarque si la nature de la proposition est "Contremarque" et que la livraison est réalisée directement entre le fournisseur et le client,- de la date de livraison prévue du besoin de contremarque si la nature de la proposition est "Contremarque" et que la livraison est réalisée sur le dépôt demandeur.

      Produit acheté :

      Identifie le produit acheté correspondant au produit livré des besoins. Il est possible de sélectionner un autre produit acheté mais seuls les produits achetés référençant le produit livré sont proposés. La modification du produit acheté met à jour le prix net de la proposition d'achat et peut modifier le fournisseur affecté.

      Désignation produit

      Cette zone permet de renseigner une désignation produit propre à la proposition d'achat. Par défaut, la désignation produit correspond à celle indiquée sur la fiche du produit acheté, mais elle peut être modifiée.

      Fournisseur :

      Identifie le fournisseur auquel le produit est commandé. Par défaut, l'application affecte le fournisseur principal du produit acheté, le fournisseur proposant le meilleur tarif ou le fournisseur proposant le meilleur délai de réception en fonction du paramétrage indiqué sur le produit livré.

      Raison sociale

      La raison sociale donne l'identité du tiers.

      Dépôt :

      Indique le dépôt ayant traité la proposition d'achat.Si le lieu de livraison est "Dépôt receveur", c'est ce dépôt qui sera repris au niveau des détails de réception dans la commande d'achat. Pour chaque besoin, si le dépôt demandeur est différent du dépôt de réapprovisionnement, une demande de transfert inter-dépôt sera constatée.Si le lieu de livraison est "Dépôt demandeur" ou "Fournisseur vers client", le dépôt affecté à chaque détail de réception de la commande d'achat correspond au dépôt demandeur de chaque besoin.

      Description

      La description permet de renseigner un libellé explicite pour le site de réception

      Acheteur :

      Cette zone permet d'identifier un acheteur responsable de l'achat. Elle peut être renseignée automatiquement par l'application en fonction du produit acheté, du fournisseur si l'affectation des acheteurs a été demandée dans les paramètres.

      Description

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

      Client livré :

      Identifie le client à livrer.Dans le cadre d'une proposition d'achat de nature "Réapprovisionnement", le client à livrer est le client société ; c'est-à-dire votre société.Dans le cadre d'une proposition d'achat de nature "Contremarque", le client à livrer est :- le client société si le lieu de livraison est le "Dépôt demandeur",- le client à livrer indiqué sur la commande de vente si le lieu de livraison choisi est "Fournisseur vers client".

      Raison sociale

      La raison sociale donne l'identité du tiers.

      Quantité :

      Indique la quantité de la proposition d'achat. Cette quantité est exprimée en unité tarifaire du produit chez le fournisseur et correspond à la somme des quantités des besoins convertie dans cette unité.La quantité est mise à jour dès que le produit acheté ou le fournisseur sont modifiés. Elle est également mise à jour si un besoin est retiré de la proposition d'achat.

      Prix net :

      Indique le prix net de la proposition d'achat. Ce prix est déterminé d'après l'algorithme des tarifs d'achat en tenant compte du fournisseur, du produit acheté, de la date de la proposition d'achat, de la devise du fournisseur et de la quantité de la proposition d'achat.Pour visualiser rapidement, les différents prix d'achat proposés pour le produit, veuillez utiliser la fonction Choisir fournisseur... du menu Actions.

      Montant net :

      Indique le montant net de la proposition d'achat, c'est à dire le montant obtenu en multipliant la quantité par le prix net. Ce montant est exprimé dans la devise du fournisseur.

      Prix TTC

      Indique que le prix considéré est un prix toutes taxes comprises.

      Ce prix a été validé et ne sera pas réactualisé lors de la génération des commandes d'achat.

      Permet d'indiquer si le prix net renseigné est ferme et définitif ou non. Si c'est le cas, il ne sera pas réactualisé lors de la génération des commandes d'achat. Si cette zone n'est pas cochée, le prix pourra être réactualisé lors du traitement de génération des commandes d'achat en fonction de l'option "Actualiser les prix non validés" de ce même traitement.

      Cet achat correspond à une immobilisation

      Indique si la proposition d'achat correspond à l'achat d'une immobilisation ou non. Dans le cadre des engagements, cette zone est mise à jour d'après la nature budgétaire du détail engagement de la proposition d'achat.Cette zone est modifiable et sera reprise pour mettre à jour la zone 'Cette pièce correspond à une immobilisation' de la commande d'achat qui sera générée par la proposition d'achat.

      Liste des détails d'engagement traités

      Détail de la grille

      Sélection

      Est selectionée

      Libellé

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement.

      N° de demande

      Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce nb est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements.

      Etablissement

      Le code permet d'identifier de manière unique un site.Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites.Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers.

      Service

      Le code permet d'identifier de manière unique un service.Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements.

      Nature budgétaire

      Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire.

      Poste budgétaire

      Identifie le poste de façon unique.

      Réalisation prévue le

      Il s'agit de déterminer la date de réalisation prévue de l'engagement. Cette date correspond par défaut à la date de réalisation prévue de la demande d'engagement. Elle peut être modifiée tant que l'engagement n'est pas confirmé.Cette date détermine la période budgétaire à mettre à jour lorsque l'engagement aura un niveau d'engagement Pré-engagé et Engagé.

      Produit

      Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente.

      Quantité achetée prévue

      Cette zone est optionnelle et ne peut être renseignée que si un produit acheté est renseigné. Elle permet d'indiquer avant la création de la proposition d'achat la quantité prévue pour honorer l'engagement.Seules les unités du produit acheté peuvent être sélectionnées. Cette quantité sera reprise par défaut sur la proposition d'achat générée.

      Montant prévu

      Exprime le montant de l'engagement en devise de tenue de compte. Le contrôle budgétaire et la mise à jour des cumuls Pré-engagé et Engagé sont réalisés d'après ce montant.

      Fournisseur

      Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers.

      Contrôle en devise de tenue de compte

      Montant net achat :

      Cette zone indique la valeur du montant net de la proposition d'achat exprimé en devise de tenue de compte d'après le cours de devise connu à la date de la proposition d'achat.Cette zone est comparée au montant prévu pour contrôler le montant des achats par rapport au montant engagé.

      Total des engagements :

      Indique le montant en tenue de compte des montants engagés (somme des montants des détails d'engagement de la proposition d'achat).Cette zone est comparée au montant en devise de tenue de compte pour contrôler le montant des achats par rapport au montant engagé.



      Détail de la page : Commentaire

      Présentation


      Champs

      Commentaire

      Designation RO

      Cette zone reprend la désignation détaillée du produit acheté de la proposition d'achat dans la langue du fournisseur si la nature de la proposition d'achat est "Réapprovisionnement" ou si la nature est "Contremarque" et que la récupération de la désignation détaillée de l'origine du besoin n'a pas été demandée sur le produit livré du besoin.Cette zone reprend la désignation détaillée de la ligne de commande de vente ou de la ligne de composant de l'ordre d'assemblage si la nature est "Contremarque" et que la récupération de la désignation détaillée de l'origine du besoin a été demandée sur le produit livré du besoin et si le fournisseur et le client d'origine ont la même langue.Le commentaire est modifiable. Il est repris sur la ligne de commande d'achat afin de donner certaines informations au fournisseur.