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Initialisation du dossier
Contexte d'utilisation
La mise en place du multi-sociétés permet de gérer les données dans un référentiel unique : les données sont donc partagées entre plusieurs sociétés, et stockées dans le même dossier (qui correspond à la base de données).
Les restitutions (consultations, éditions) sont réalisées par société ou pour un ensemble de sociétés. Dans ce dernier cas, les données peuvent être agrégées/cumulées.
Certains traitements peuvent être réalisés simultanément sur plusieurs sociétés (exemple : validation des ordres et des remises bancaires, rapprochement automatique).
D'autres traitements peuvent être réalisés entre sociétés (exemple : traitement des pièces réciproques).
Afin de bénéficier de tout ce fonctionnel, il est nécessaire d'initialiser le dossier à partir de l'application Administration de dossier .
Domaines métiers
Pour faciliter le partage des données entre les sociétés du dossier, les données sont regroupées en domaines. La fenêtre Domaines métiers permet de configurer le partage des domaines entre les sociétés.
Pour configurer le partage, cliquer sur le bouton Définir le partage par domaine métier .
Paramètres du dossier
Cette fenêtre permet d'enregistrer des données de paramétrageconcernant le dossier (devises, modes de règlements des tiers, gestion des pièces comptables réciproques?) : ces données sont proposées par défaut lors de la création de sociétés, mais peuvent ensuite être modifiées.
Cliquer sur le bouton Définir les paramètres du dossier pour effectuer le paramétrage.
Sociétés
Cette fenêtre permet de créer et de paramétrer les sociétés du dossier.
Par défaut, certaines données sont reprises d'après les informationsrenseignées dans la fenêtre Paramètres du dossier .
Pour modifier le paramétrage d'une société, sélectionnez la société souhaitée dans la liste, puis cliquer sur le bouton Modifier la société .
Pour créer une nouvelle société, cliquer sur le bouton Nouvelle société .
Utilisateurs et droits
Cette fenêtre permet d'identifier les utilisateurs ayant accès au dossier, et de définir leurs droits sur les sociétés, ainsi que sur les partages.
Pour paramétrer les droits des utilisateurs, cliquer sur le bouton Gérer les droits .
Familles de sociétés
Cette fenêtre permet de regrouper les sociétés en familles, dans le but d'effectuer des restitutions ou traitements sur plusieurs sociétés.
Pour paramétrer et créer des familles de sociétés, cliquer sur le bouton Gérer les familles .
disponible dans la barre d'outils.
Cette fenêtre est également disponible dans la barre verticale ou barre Outlook.
Le mode Restitution est activé depuis cette fenêtre : il permet de consulter/éditer les données d'un ensemble de sociétés. Les sociétés à restituer sont sélectionnées manuellement ou automatiquement selon une famille de sociétés. En mode Restitution, les éditions peuvent être réalisées société par société ou de manière cumulée/agrégée pour l'ensemble des sociétés restituées.
Une nouvelle icône
apparaît sur la barre de navigation des fenêtres de l'application lorsque la donnée est partagée. Cette icône est grisée ou non selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Elle ouvre la fenêtre suivante :
L'information du niveau de partage de la donnée saisie apparaît sur la barre d'état (à droite de l'information « Objet ») des fenêtres de l'application, lorsque cette donnée est partagée.
Cette information apparaît également :
Il est également possible d'importer les valeurs des attributs privés en spécifiant à quel niveau de partage ces éléments doivent être importés.
Les descriptifs d'import permettent d'indiquer la société sur laquelle les éléments doivent être importés. Plusieurs cas sont possibles :
Le dossier peut contenir deux comptes généraux ayant le même code compte à condition que ces deux comptes ne soient pas dans la même hiérarchie de partage.
Exemple : il est possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 pour la société S2, car ces deux comptes ne sont visibles que par leur société d'appartenance.
En revanche, il n'est pas possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 au niveau du Dossier, car dans ce cas, les deux comptes seraient visibles de la société S1 : il y aurait alors un doublon de compte général.
Compte pointable
Un compte pointable référence un compte bancaire dont le niveau de partage est Dossier. Un compte pointable doit donc également être de niveau Dossier. Pour créer un compte pointable, il est donc nécessaire d'avoir au moins une société avec un niveau de partage Dossier ou Activité pour le domaine Métier comptable.
Les restitutions (consultations, éditions) sont réalisées par société ou pour un ensemble de sociétés. Dans ce dernier cas, les données peuvent être agrégées/cumulées.
Certains traitements peuvent être réalisés simultanément sur plusieurs sociétés (exemple : validation des ordres et des remises bancaires, rapprochement automatique).
D'autres traitements peuvent être réalisés entre sociétés (exemple : traitement des pièces réciproques).
Afin de bénéficier de tout ce fonctionnel, il est nécessaire d'initialiser le dossier à partir de l'application Administration de dossier .
- Application Administration de dossier
- De paramétrer le partage des données entre les sociétés.
- De définir les paramètres généraux du dossier.
- De créer et de paramétrer les sociétés du dossier.
- De gérer les droits des utilisateurs sur les sociétés etsur les niveaux de partage.
- De créer des familles de sociétés, dans le but d'effectuer des restitutions/traitementssur plusieurs sociétés.
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Il est recommandé de renseigner les sections dans l'ordre dans lequel elles sont disposées dans la fenêtre : |
Domaines métiers
Pour faciliter le partage des données entre les sociétés du dossier, les données sont regroupées en domaines. La fenêtre Domaines métiers permet de configurer le partage des domaines entre les sociétés.
Pour configurer le partage, cliquer sur le bouton Définir le partage par domaine métier .
Paramètres du dossier
Cette fenêtre permet d'enregistrer des données de paramétrageconcernant le dossier (devises, modes de règlements des tiers, gestion des pièces comptables réciproques?) : ces données sont proposées par défaut lors de la création de sociétés, mais peuvent ensuite être modifiées.
Cliquer sur le bouton Définir les paramètres du dossier pour effectuer le paramétrage.
Sociétés
Cette fenêtre permet de créer et de paramétrer les sociétés du dossier.
Par défaut, certaines données sont reprises d'après les informationsrenseignées dans la fenêtre Paramètres du dossier .
Pour modifier le paramétrage d'une société, sélectionnez la société souhaitée dans la liste, puis cliquer sur le bouton Modifier la société .
Pour créer une nouvelle société, cliquer sur le bouton Nouvelle société .
Utilisateurs et droits
Cette fenêtre permet d'identifier les utilisateurs ayant accès au dossier, et de définir leurs droits sur les sociétés, ainsi que sur les partages.
Pour paramétrer les droits des utilisateurs, cliquer sur le bouton Gérer les droits .
Familles de sociétés
Cette fenêtre permet de regrouper les sociétés en familles, dans le but d'effectuer des restitutions ou traitements sur plusieurs sociétés.
Pour paramétrer et créer des familles de sociétés, cliquer sur le bouton Gérer les familles .
- Particularités de la mise en place du multi-sociétés
- Influences sur l'nterface
disponible dans la barre d'outils.|
L'icône ouvre la fenêtre suivante qui liste l'ensemble des sociétés autorisées pour l'utilisateur |
 
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Le mode Restitution est activé depuis cette fenêtre : il permet de consulter/éditer les données d'un ensemble de sociétés. Les sociétés à restituer sont sélectionnées manuellement ou automatiquement selon une famille de sociétés. En mode Restitution, les éditions peuvent être réalisées société par société ou de manière cumulée/agrégée pour l'ensemble des sociétés restituées.
Une nouvelle icône
apparaît sur la barre de navigation des fenêtres de l'application lorsque la donnée est partagée. Cette icône est grisée ou non selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Elle ouvre la fenêtre suivante :
Cette fenêtre permet à l'utilisateur d'indiquer le niveau de partage qu'il souhaite affecter à la donnée saisie. Il peut ainsi la rendre visible :
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L'information du niveau de partage de la donnée saisie apparaît sur la barre d'état (à droite de l'information « Objet ») des fenêtres de l'application, lorsque cette donnée est partagée.
Cette information apparaît également :
- sur la barre de navigation des écrans affichant des listes
- en colonne dans les grilles
- Imports de données
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Il est également possible d'importer les valeurs des attributs privés en spécifiant à quel niveau de partage ces éléments doivent être importés.
Les descriptifs d'import permettent d'indiquer la société sur laquelle les éléments doivent être importés. Plusieurs cas sont possibles :
- Le fichier à importer ne mentionne pas la société : les éléments sont importés dans la société de travail courante.
- Un seul fichier à importer contenant des éléments de différentes sociétés : Dans la colonne `Importer'du descriptif, il faut indiquer l'expression `CHAMPx= SHARESOCIETY'(CHAMPx correspondant au champ indiquant la société dans le fichier source).
- Un fichier par société : la variable `[SHARESOCIETY]'doit être indiquée dans la zone `Fichier à importer'du descriptif (ex : MonFichier_[SHARESOCIETY].CSV). Le nom des fichiers source doit contenir le code de la société (ex : MonFichier_S1.CSV).
- Automate de traitement& Processus métier
- Comptes généraux
Le dossier peut contenir deux comptes généraux ayant le même code compte à condition que ces deux comptes ne soient pas dans la même hiérarchie de partage.
Exemple : il est possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 pour la société S2, car ces deux comptes ne sont visibles que par leur société d'appartenance.
En revanche, il n'est pas possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 au niveau du Dossier, car dans ce cas, les deux comptes seraient visibles de la société S1 : il y aurait alors un doublon de compte général.
Compte pointable
Un compte pointable référence un compte bancaire dont le niveau de partage est Dossier. Un compte pointable doit donc également être de niveau Dossier. Pour créer un compte pointable, il est donc nécessaire d'avoir au moins une société avec un niveau de partage Dossier ou Activité pour le domaine Métier comptable.
- Restitutions
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Champs
Détail de la page : Domaines métiers
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Champs
Domaines métiers |
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Détail de la grille |
Détail de la page : Paramètres du dossier
Présentation
Champs
Paramètres du dossier |
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Devise de tenue : |
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La devise de tenue de compte est la devise dans laquelle sont convertis les montants de transaction des écritures pour assurer un suivi au niveau du compte. |
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Devise de reporting : |
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La devise de reporting est la devise dans laquelle s'effectue le reporting auprès d'une société mère. |
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Devise d'équivalence : |
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La devise d'équivalence est la devise utilisée pour la conversion Euro. |
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Présentation
Champs
Liste des sociétés |
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Détail de la grille |
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Code société |
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Le code permet d'identifier de manière unique un tiers |
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Raison sociale |
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La raison sociale donne l'identité du tiers. |
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Forme juridique |
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Cette information permet de désigner la structure juridique des sociétés de façon unique.Elle est reprise dans d'autres fonctions. |
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Détail de la page : Utilisateurs et Droits
Présentation
Champs
Liste des utilisateurs et groupes d'utilisateurs |
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Détail de la grille |
Détail de la page : Familles de sociétés
Présentation
Champs
Liste des familles de sociétés |
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Détail de la grille |
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