La fenêtre qui s'ouvre au lancement de la fonction Ventes / Pièces commerciales / Devis / Saisie / Saisie des devis sert à l'enregistrement des devis de vente.
Les bons de commande client peuvent être précédés de la saisie d'un devis client et leurs lignes provenir en tout ou en partie de ces derniers. Cette opération doit être lancée soit globalement depuis la fonction Ventes / Pièces commerciales / Devis / Traitements / Acceptation ou refus des devis soit individuellement par la commande Accepter / refuser le devis du menu Actions .

Accepter un devis génère une commande dont le type de facturation est identique à celui du devis d'origine (HT ou TTC).

Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à cette fonction.
Un devis ne peut servir à générer qu'un bon de commande client.
La génération d'un bon de commande n'est possible que si le client ne fait pas l'objet d'un incident entraînant le blocage de son compte. Si son encours commercial est dépassé, la commande sera générée mais aura le statut bloqué avec comme cause d'incident encours dépassé. Lors de la transformation de devis en commandes, le rapport de traitement mentionne les raisons pour lesquelles le bon de commande ne peut être généré.
L'option Interdire la modification des lignes de commande issues de devis est initialisée par le paramétrage fait dans le dossier Saisie des pièces de la fonction Paramètres / Généraux / Paramètres Logistique et Distribution (où il est possible de cocher ou non l'option Interdire la modification/suppression des lignes de commandes issues de devis ).Si la case est cochée sur le devis, les lignes du devis générées en commande ne peuvent pas être modifiées, il demeure possible de visualiser et d'imprimer les lignes des devis acceptés, et d'ajouter à une commande des lignes issues d'un devis accepté. Lorsque le devis n'a pas l'option Interdire la modification des lignes de commande issues de devis cochée, la commande est totalement modifiable, les lignes provenant du devis peuvent être modifiées et supprimées.

Il est possible de visualiser et d'imprimer les lignes des devis même lorsqu'ils ont été générés en commande.Les devis autorisant les modifications portent à titre d'information, lorsqu'ils ont été acceptés en commande, la mention suivante : « Les lignes de ce devis sont susceptibles d'avoir été modifiées et de ne pas représenter le devis initial ».

Si la case Gérer les confirmations commerciales des devis est cochée dans le même dossier de la fonction citée dans le précédent paragraphe, les devis seront confirmés par défaut ce qui autorise la génération immédiate de commande. Si cette case n'est pas cochée, il sera nécessaire de cocher la case Devis confirmé dans l'en-tête du devis afin de pouvoir générer le bon de commande correspondant.

Ne pas oublier d'enregistrer la pièce après avoir cochée cette option.

Lorsque l'option Devis confirmé est cochée, il n'est plus possible de modifier ni d'ajouter des lignes au devis.
Un devis peut être supprimé, à condition qu'il n'ait pas été transformé en bon de commande, par le bouton Supprimer l'objet ou la sélection présent dans son en-tête. Tant qu'un devis n'a pas été supprimé, il peut être conservé dans la base de données sans limite de temps.

La saisie des devis présente de grandes similitudes avec celle des commandes clients. Aussi nous ne détaillerons dans cette page que les particularités propres aux devis. L'utilisateur pourra se reporter aux explications données pour les commandes ventes pour les généralités sur la saisie des pièces et de leurs lignes.

Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à la fonction Ventes / Commandes / Saisie des commandes .
Menu Actions
Cette fenêtre dispose d'un menu Actions qui propose les commandes suivantes :

• Accepter / refuser le devis : cette fonction ouvre la fenêtre de l'assistant Acceptation ou refus des devis . Le devis en cours de consultation est sélectionné par défaut. Cette fonction n'est active que si le devis est confirmé (case Devis confirmé cochée et pièce enregistrée).
  
• Annuler l'acceptation : cette commande annule la création du bon de commande généré à partir du devis considéré. Les lignes du devis réapparaissent alors dans le dossier Général . Cette opération doit être suivie d'un nouvel enregistrement du devis.
  

Cette annulation n'est possible que si le bon de commande issu de la génération n'a pas servi à générer un bon de livraison ou une facture. Si les pièces issues du bon de commande ont été supprimées, il sera possible d'annuler l'acceptation et de revenir au devis original.
Les numéros des bons de commande supprimés de cette manière ne seront pas réutilisés et il existera des trous dans la numérotation de ces pièces.

• Annuler le refus : cette commande annule le statut « Refusé » du devis qui pourra à nouveau servir à la génération d'un bon de commande. Cette opération doit être suivie d'un nouvel enregistrement du devis.
  
• Commerciaux / Modifier tous les commerciaux : cette commande n'ouvre pas de fenêtre. Elle est utilisée lorsque le commercial a été modifié dans le dossier En-tête de la pièce et que vous voulez que cette modification soit reportée sur toutes les lignes déjà saisies.
  
• Frais de transport : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Générer frais transport : cette commande génère une ligne de frais facturables dans les conditions prévues dans la zone Gestion du transport du dossier Pied de la pièce et qui sont les suivantes :
  

de façon automatique à l'enregistrement de la pièce,
de façon manuelle, en lançant la commande Générer frais transport du menu Actions .
Voir      Pour plus d'informations sur les frais de transport, reportez-vous à la fonction Modes de transport accessible par les fonctions Paramètres / Transporteurs / Catégories de transport ou Conditions de transport .
Cette génération de ligne de frais de transport ne sera effective que si un paramétrage correct a été réalisé au niveau du mode de transport affecté à la pièce. Ce paramétrage peut être consulté dans la fenêtre Détail des paramètres de transport ouverte par la commande du même nom du menu Actions de la pièce de vente. Si cette fenêtre est incomplète, aucun frais de transport n'est appliqué et il est nécessaire de compléter le paramétrage pour en bénéficier.
Ces frais facturables, de type Transport principal , sont enregistrés dans la fonction Fichiers de base / Produits / Frais facturables ; ils permettent de calculer les frais de transport de façon forfaitaire ou en fonction du poids ou du volume des produits vendus ; ils sont associés, dans la fonction Paramètres / Transporteurs /Mode de transports / Affectations des frais facturables à un mode de transport qui est lui-même associé à une catégorie de transport et à une condition de transport :
la condition de transport est affectée à l'adresse du tiers (dossier Informations livraison de la fiche Adresse du tiers ) ;
la catégorie de transport (ou nature de transport) dépendant de la précédente.
Ces deux informations sont présentes dans le dossier Pied où elles peuvent être modifiées.
La combinaison catégorie de transport / condition de transport / territorialité d'origine / territorialité de destination déterminera, par le biais du mode de transport qui prend en compte ces informations, non seulement les frais de transport à facturer mais aussi le transporteur chargé de la livraison.

• Détail des paramètres de transport : cette commande ouvre une fenêtre simplement informative sur les données du transport Détail des paramètres de transport .
  
• Pièce modèle : cette ligne donne accès aux commandes suivantes :
  
• Appliquer pièce modèle : cette commande ouvre une fenêtre permettant de sélectionner une pièce modèle afin d'en insérer les lignes dans la pièce en cours de saisie. Cette liste est intitulée Sélection pièce modèle vente .
  
• Enregistrer comme pièce modèle : cette commande permet d'enregistrer unepièce modèle de vente à destination du client destinataire de la pièce de vente en cours de saisie et comportant les lignes existantes. Voir la fenêtre Pièce modèle .
  
• Informations supplémentaires : cette commande ouvre une fenêtre Informations supplémentaires de la pièce de vente qui donne des informations sur les montants et la valorisation de la pièce.
  
• Voir l'encours du facturé : cette commande ouvre une fenêtre Détail de l'encours commercial qui informe sur la solvabilité du client facturé.
  
• Modifications en rafale : cette commande permet de modifier en rafale un certain nombre d'informations deslignes de commande déjà saisies.
  

Voir     Pour plus d'informations, consulter les explications disponibles dans la fonction Ventes / Devis / Saisie des devis / menu Actions / Modifications en rafale .

• Informations de la DEB : cette commande est accessible si la pièce commerciale a au moins une ligne de livraison éligible à la Déclaration d'Echanges de Biens (Dossier Détail livraison ). Pour que ses lignes soient automatiquement rendues éligibles à la DEB, la pièce commerciale doit disposer d'un régime de TVA intracommunautaire (Dossier Entête ). S'ouvre alors une fenêtre listant les détails de DEB créés à partir des détails de livraison.
  

Voir     Pour plus d'informations, consulter les explications disponibles dans la fenêtre Informations de la DEB appelée depuis le menu Actions de la fonction Ventes / Devis / Saisie des devis.
Menu Impression
Ce menu comporte une fonction Lancement de l'édition Édition du devis qui ouvre une fenêtre Lancement de l'édition Édition du devis de la fonction Ventes / Devis / Édition des devis dans laquelle les références de la pièce à partir de laquelle cette commande a été lancée sont insérées par défaut (mais peuvent être modifiées).
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à la fonction Ventes / Devis / Édition des devis .
Traitement d'un devis
Pour enregistrer un nouveau devis de vente il est nécessaire :

• de préciser le client DO (donneur d'ordre) : seuls les clients auxquels une catégorie de restriction n'interdit pas la saisie de la commande par l'opérateur actif (dans le dossier Administration de leur fiche) pourront être sélectionnés ; la saisie des zones de l'en-tête est identique à celle des commandes pour ce qui concerne les zones communes ;
  
• de préciser la devise s'il y a lieu : par défaut la devise proposée est celle de la société (enregistrée dans la fonction Paramètres / Société / Fiche société ) ; dès la saisie du client, cette devise devient celle enregistrée dans la fiche du client ; lors de la génération du bon de commande (fonction Acceptation ou refus des devis ), il est possible de modifier le cours de la devise à prendre en compte ;
  
• d'enregistrer éventuellement une référence pour le devis du client ;
  
• d'enregistrer éventuellement la référence externe (par exemple la référence du document du client pour une pièce de vente). Cette référence est reportée dans la zone Référence externe de la commande de vente lors de l'acceptation du devis.
  
• de modifier éventuellement la date de la pièce (date système proposée par défaut) ;
  
• de cocher la case Devis confirmé afin de pouvoir générer le bon de commande correspondant ; si la case Gérer les confirmations commerciales des devis du dossier Saisie des pièces de la fonction Paramètres / Généraux / Paramètres gestion commerciale est cochée, les devis seront confirmés par défaut ce quiautorise la génération immédiate de commande et la case Devis confirmé sera cochée par défaut ;
  
• de préciser la date limite de validité du devis au-delà de laquelle le devis n'est plus valable et ne peut plus servir à générer une commande client ; cette date de validité est déterminée par le programme en fonction de la date du devis et de la durée enregistrée dans le dossier Saisie des pièces de la fonction Paramètres / Généraux / Paramètres gestion commerciale : cette date de validité est modifiable tant que le devis a le statut « En attente » ; elle ne tient pas compte des jours fériés ou des jours de congés ;
  
• de préciser la date de livraison prévue : celle-ci est par défaut fixée à la date de la pièce. Si la date enregistrée est incompatible avec les jours de fermeture et de réception enregistrés dans le dossier Informations livraisons de la fenêtre Adresses du tiers , un message d'avertissement apparaîtra ; la case Conserver la date de livraison prévue précise que celle mentionnée dans le devis doit être reportée dans le bon de commande.
  

Le numéro de pièce sera renseigné automatiquement par le programme soit lors de la création de la pièce, soit lors de son premier enregistrement en fonction du paramétrage fait dans les fonctions Paramètres / Compteurs et types de pièces / Compteurs ou Modèles de compteurs . Après enregistrement, ce numéro n'est plus modifiable. En cas de suppression de la pièce, ce numéro n'est pas réutilisé.
La zone Statut d'acceptation client peut prendre les valeurs suivantes (zone modifiée par le programme après utilisation de l'assistant Acceptation ou refus des devis ) :

• Non statué : (valeur par défaut) le devis n'est ni accepté ni refusé ;
  
• Accepté : le devis a été transformé en bon de commande et donc forcément accepté par le client ;
  
• Refusé : le devis a été refusé par le client. Le motif du refus est affiché dans le dossier Divers du devis.
  

Dossier Général
Par défaut le type de facturation des pièces commerciales est HT. Dès qu'un tiers est sélectionné dans l'en-tête, le type de facturation de la pièce commerciale reprend celui du tiers (HT ou TTC). Cette donnée est modifiable.
Avant de saisir des lignes de pièce, il est nécessaire de renseigner les informations obligatoires suivantes :

• toutes les zones obligatoires du dossier En-tête ; certaines informations non obligatoires telles que le commercial peuvent être utilement renseignées ;
  
• l'incoterm dans le dossier Livraison .
  

La saisie des lignes se fait en cliquant sur le bouton Créer au dessus de la grille. Il est possible d'insérer une ligne avant une autre en sélectionnant cette dernière et en pressant la touche INSER.

Lorsque le devis a été transformé en bon de commande, la grille de saisie des lignes disparaît et est remplacée par la mention « Ce devis a été transformé en commande. »

Dès l'instant où l'option Devis confirmé de l'en-tête est cochée, les boutons Créer et Supprimer au dessus de la grille de saisie des lignes s'estompent et aucune ligne ne peut être ajoutée ni supprimée.
Les zones au bas de la grille affichent les cumuls des totaux HT, TTC et net à payer de la pièce. Ces valeurs peuvent être consultées en détail dans le dossier Pied .
Il est à noter que la modification d'une ligne comportant un produit en contremarque est reportée automatiquement sur le besoin de contremarque correspondant. La suppression d'une ligne comportant un produit en contremarque entraîne également la suppression du besoin de contremarque. Si le produit en contremarque mentionné sur une ligne de vente est remplacé par un produit non géré en contremarque, le besoin est également supprimé.
Dossier Divers
Le dossier Divers mentionne :

• le nom de l'opérateur de saisie ;
  
• le statut de la pièce et en particulier le motif du refus qui a été renseigné dans la fonction Acceptation ou refus des devis .