Notes de frais pour Outlook (outlook)
Sommaire |
Introduction
La gestion décentralisée des notes de frais
Les DAF passent beaucoup de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. La saisie et le contrôle des Notes de Frais font partie de ces tâches "parasites" dont le coût est disproportionné en regard du bénéfice obtenu.
Les lenteurs de traitement sont par ailleurs source d’insatisfaction pour les salariés, dont les finances personnelles peuvent se trouver en déséquilibres à la suite d’un retard ou d’une rupture dans le processus.
Les bénéfices d’un processus décentralisé des notes de frais
- Diminution du risque d’erreur par une saisie à la source.
- Productivité : automatisation et fluidité du processus (saisie, validation, comptabilisation, règlement …).
- Accélération du règlement pour les salariés.
- Maîtrise des coûts par la mise en place d’une politique de remboursement (par profil de salarié, nature de frais, …).
- Sécurisation avec la mise en oeuvre de circuits de validation personnalisables (intégration de votre organisation).
Espace personnel
Cet espace permet la sasie et le suivi des notes de frais.
Il présente les documents en cours de validation, validés ou refusés.
Ce dossier présente des raccourcis directs au sous-dossier pour un accès plus rapide.
Mes avances sur frais
Cet espace permet la saisie des avances sur frais et d'en suivre l'évolution.
La page d'accueil présente un tableau de bord. Les graphes et flux renseignent sur la situation actuelle ainsi que sur l'historique.
Les vignettes peuvent être personnalisées en ouvrant l'onglet de portail tableau de bord note de frais sur le portail Sage 1000.
Nouvelle avance
Ce dossier permet de saisir de nouvelles avances sur frais.
Brouillons
Ce dossier présente la liste des avances sur frais non confirmées par l'utilisateur.
En validation
Ce dossier présente la liste des avances sur frais confirmées et en attente de validation par le responsable.
On les retrouve également dans l'espace collaboratif du responsable dans la partie "Frais - Avances à valider".
Refusées
Ce dossier présente la liste des avances sur frais refusées. L'utilisateur peut consulter le motif de rejet à ce niveau.
Historique
Ce dossier présente la liste des avances sur frais validées.
Espace collaboratif
Cet espace permet la validation des différents documents issus des collaborateurs.
Seul les responsables peuvent voir dans ces dossiers la liste des avances sur frais et notes de frais à valider de leurs collaborateurs.
Frais - Avances à valider
Ce dossier liste les avances sur frais des collaborateurs dont l'utilisateur est responsable.
Par défaut, les avances sont regroupés par collaborateur.
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