Notes de frais pour Outlook (outlook)

De Wiki1000
(Différences entre les versions)
Syfre (discuter | contributions)
(Page créée avec « ==Introduction== La gestion décentralisée des notes de frais Les DAF passent beaucoup de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. La saisie et le contrôle des Not… »)

Version actuelle en date du 11 mars 2013 à 15:56

Sommaire

Introduction

La gestion décentralisée des notes de frais

Les DAF passent beaucoup de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. La saisie et le contrôle des Notes de Frais font partie de ces tâches "parasites" dont le coût est disproportionné en regard du bénéfice obtenu.

Les lenteurs de traitement sont par ailleurs source d’insatisfaction pour les salariés, dont les finances personnelles peuvent se trouver en déséquilibres à la suite d’un retard ou d’une rupture dans le processus.

Les bénéfices d’un processus décentralisé des notes de frais

  • Diminution du risque d’erreur par une saisie à la source.
  • Productivité : automatisation et fluidité du processus (saisie, validation, comptabilisation, règlement …).
  • Accélération du règlement pour les salariés.
  • Maîtrise des coûts par la mise en place d’une politique de remboursement (par profil de salarié, nature de frais, …).
  • Sécurisation avec la mise en oeuvre de circuits de validation personnalisables (intégration de votre organisation).

Espace personnel

Cet espace permet la sasie et le suivi des notes de frais.

Il présente les documents en cours de validation, validés ou refusés.

Ce dossier présente des raccourcis directs au sous-dossier pour un accès plus rapide.

image50.png

Mes avances sur frais

Cet espace permet la saisie des avances sur frais et d'en suivre l'évolution.

La page d'accueil présente un tableau de bord. Les graphes et flux renseignent sur la situation actuelle ainsi que sur l'historique.

Les vignettes peuvent être personnalisées en ouvrant l'onglet de portail tableau de bord note de frais sur le portail Sage 1000.

image51.png

Nouvelle avance

Ce dossier permet de saisir de nouvelles avances sur frais.

image52.png

Brouillons

Ce dossier présente la liste des avances sur frais non confirmées par l'utilisateur.

image53.png

En validation

Ce dossier présente la liste des avances sur frais confirmées et en attente de validation par le responsable.

On les retrouve également dans l'espace collaboratif du responsable dans la partie "Frais - Avances à valider".

image54.png

Refusées

Ce dossier présente la liste des avances sur frais refusées. L'utilisateur peut consulter le motif de rejet à ce niveau.

image55.png

Historique

Ce dossier présente la liste des avances sur frais validées.

image56.png

Espace collaboratif

Cet espace permet la validation des différents documents issus des collaborateurs.

Seul les responsables peuvent voir dans ces dossiers la liste des avances sur frais et notes de frais à valider de leurs collaborateurs.

image57.png


Frais - Avances à valider

Ce dossier liste les avances sur frais des collaborateurs dont l'utilisateur est responsable.

Par défaut, les avances sont regroupés par collaborateur.

image58.png

Outils personnels