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Refacturation des charges inter-sociétés

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet de produire des pièces de refacturation de charges ou des commandes de vente (en fonction du type de refacturation défini), vers une ou plusieurs sociétés du groupe
Les écritures de charges analytiques refacturables sont réparties en écritures de vente ou en commandes de vente selon la ventilation analytique de l'axe de refacturation, en fonction des sociétés à refacturer associées aux centres analytiques du plan de refacturation.
Le type de refacturation, l'axe de refacturation et le plan de refacturation sont paramétrés dans la fonction Paramètres / Comptabilité générale / Paramètres comptables du menu Comptabilité .
Les sociétés à refacturer sont associées aux centres analytiques du plan de refacturation.
Seules les écritures de l'axe analytique de refacturation enregistrées sur un compte refacturable et ayant une société associée au centre analytique du plan de refacturation peuvent être traitées.
Le compte de refacturation et le produit de refacturation sont définis sur le compte d'origine.
Suite au lancement du traitement, l'application crée un lot contenant une pièce par société refacturée et par établissement ou une commande de vente par société refacturée.
Ce processus ne peut être exécuté que dans le cas d'un dossier géré en multi-sociétés monobase.
Cette fonction, présentée sous forme d'assistant, est composée des pages suivantes :
  • Paramètres
  • Critères de sélection
  • Sélection des écritures
  • Rapport de traitement
  • Résultat
Vous passez d'un écran à l'autre par les boutons et .
Ce traitement est planifiable.

Pour le type de refacturation `Pièce comptable', l'écran « Paramètres » permet de renseigner les paramètres du traitement, tels que :
  • La date de refacturation
  • L'axe analytique à reprendre
  • L'établissement de refacturation
  • Le journal
  • Le type de pièce
  • Le compte collectif
  • La référence de la pièce
  • Le type de lot
Le type de pièce doit avoir les options « Suivi des flux intra-groupe »et « Gestion des pièces réciproques » cochées si vous souhaitez par la suite utiliser le traitement de génération des pièces réciproques afin de créer automatiquement les pièces d'achat correspondantes dans chacune des sociétés refacturées.
Voir     La fonction Générale / Gestion des pièces réciproques / Génération des pièces réciproques

L'option Axe analytique à reprendre permet de sélectionner l'axe analytique pour laquelle l'analytique de la pièce d'origine doit être recopié sur la pièce de refacturation. Si l'axe analytique de reprise est identique à l'axe analytique de refacturation, l'analytique des sections associés à la société de refacturation est recopié. Si l'axe analytique de reprise diffère de l'axe analytique de refacturation, sont recopies également toutes les sections analytiques de cet axe, en appliquant le prorata des montants repartis pour la société refacturée au montant total de la pièce d'origine.
L'option Refacturation sur l'établissement permet de sélectionner l'établissement sur lequel doivent être générées les pièces de refacturation.
Le Libellé pièce automatique permet de définir le libellé des pièces de refacturation générées : saisi ou rappelé par le bouton si un libellé automatique a été paramétré par la fonction Paramètres / Libellés automatiques .
Le Libellé écriture automatique permet de définir le libellé des écritures générées : saisi ou rappelé par le bouton si un libellé automatique a été paramétré par la fonction Paramètres / Libellés automatiques.

Par défaut, les libellé pièce automatique et libellé d'écriture créés dans l'écran « Libellé automatique » sont proposés par défaut. Il est possible de les modifier directement dans l'écran « Refacturation des charges inter-sociétés ».
Si dans l'écran des libellés automatiques, la case « Reprise du libellé pièce dans le libellé écriture » est cochée pour le traitement de refacturation inter-sociétés, la zone « libellé automatique écriture » est grisée.
Pour le type de refacturation `Commande' l'écran « Paramètres » permet de renseigner les paramètres du traitement, tels que :
  • La date de refacturation
  • L'axe analytique à reprendre
  • L'établissement de refacturation
L'option Axe analytique à reprendre permet de sélectionner l'axe analytique pour laquelle l'analytique de la pièce d'origine doit être recopié sur la ligne de commande de vente. Si l'axe analytique de reprise est identique à l'axe analytique de refacturation, l'analytique des sections associés à la société de refacturation est recopié. Si l'axe analytique de reprise diffère de l'axe analytique de refacturation, sont recopies également toutes les sections analytiques de cet axe, en appliquant le prorata des montants repartis pour la société refacturée au montant total de la pièce d'origine.
L'option Refacturation sur l'établissement permet de sélectionner l'établissement sur lequel doivent être générées les commandes de vente.

L'écran « Critères de sélection » permet de renseigner les critères de sélection principaux.
Uniquement les comptes refacturables peuvent être sélectionnés.
Si la sélection sur les dates d'écriture est cochée, vous devez renseigner une date de début et fin d'écriture.
L'écran « Sélections avancées » permet de renseigner les critères de sélection complémentaires.
permet de sauvegarder des profils de sélection.

L'écran « Sélection des écritures » permet de sélectionner les écritures à refacturer.
 affiche toutes les écritures correspondant à la sélection.
Uniquement les écritures enregistrées sur un compte refacturable et dont la norme est égale à « Exploitation » sont proposées.

L'écran « Rapport » de traitement permet d'exécuter le traitement.
L'écran « Résultat » affiche les pièces comptables créées pour le type de refacturation `Pièce comptable'ou les commandes de vente crées pour le type de refacturation `Commande'. Vous pouvez consulter le détail des pièces comptable ou des commandes en double-cliquant sur la ligne.

Le traitement génère une pièce ou une commande de vente par société refacturée (et par établissement si l'option `Refacturation sur l'établissement) n'est pas activé. Les pièces de refacturation et les commandes de vente sont créées dans la devise de tenue de compte. Les pièces comptables ont pour norme « Exploitation ».

Une écriture ayant été refacturée ne peut pas être refacturée à nouveau.
Si la pièce de refacturation ou la commande de vente sontsupprimés, les écrituresd'origine sontà nouveau proposéesà la refacturation.



Composition de la fenêtre

Présentation


Champs



Détail de la page : Page d'accueil

Présentation


Champs

Dossier - Paramètres

Paramètres

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Refacturation sur l'établissement:

Cette option permet de générer les pièces de refacturation sur un établissement donné sans tenir compte de l'établissement d'origine des écritures refacturées.

Site de refacturartion

Ce rôle permet à l'utilisateur de sélectionner un site. Il s'agit du site sur lequel seront générées les pièces de refacturation si l'option "Refacturation sur un même site" est cochée.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au site du tiers.



Détail de la page : Paramètres - Page 1

Présentation


Champs



Détail de la page : Paramètres - Page 2

Présentation


Champs

Pièces comptables

Journal de refacturation :

Ce rôle permet à l'utilisateur de sélectionner un journal. Il s'agit du journal sur lequel seront générées les pièces de refacturation. Par défaut c'est le journal indiqué sur la régle de refacturation qui est proposé.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au journal.

Type de pièce :

Ce rôle permet à l'utilisateur d'indiquer un des types de pièce du journal sélectionné.Il s'agit du type de pièce sur lequel seront comptabilisées les pièces de refacturation.Par défaut c'est le type de pièce privilégié du journal qui est proposé.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type de pièce.

Compte collectif :

Ce rôle permet à l'utilisateur de sélectionner un compte collectif. Il s'agit du compte collectif sur lequel sera générée l'écriture de contrepartie des pièces de refacturation avec pour compte auxiliaire le rôle tiers correspondant à la société refacturée. Par défaut c'est le compte de contrepartie automatique du journal sélectionné qui est proposé.

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte.

Référence de la pièce :

La référence de la pièce de refacturation est unique pour toutes les pièces générées par le traitement. Elle correspond à la facture contenant l'ensemble des frais refacturés.

Type de lot :

Ce champ permet d'indiquer le type de lot dans lequel seront générées les pièces de refacturation.

Critères complémentaires

Libellé pièce automatique :

Cette zone vous permet de définir le libellé pièce automatique.Remarque :Dans les écrans de lancement des traitements, le libellé pièce automatique crée dans l'écran des libellés automatiques est présenté par défaut. Il est possible de le modifier au moment du lancement du traitement. Le libellé modifié ne sera repris que pour le traitement en cours.

Libellé écriture automatique :

Cette zone vous permet de définir le libellé écriture automatique.Remarque :Dans les écrans de lancement des traitements, le libellé écriture automatique crée dans l'écran des libellés automatiques est présenté par défaut. Il est possible de le modifier au moment du lancement du traitement. Le libellé modifié ne sera repris que pour le traitement en cours.



Détail de la page : Critères de sélection

Présentation


Champs

Informations de comptabilité analytique

Informations de comptabilité générale

Dossier - Sélection des écritures



Détail de la page : Sélection des écritures - Page 0

Présentation


Champs

Le traitement porte sur

Type de traitement

type de traitement : tous, sélectionné, non sélectionné.

Détail de la grille

Date écriture

Date de l'écriture analytique. Pour la ventilation analytique, cette date est proposée par défaut égale à l'écriture

Tiers pièce

Le code permet d'identifier de manière unique un tiers

Compte général

Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut.On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte.On peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale).Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées.

Section analytique

Le code de la section analytique est la concaténation des codes des différents centres analytiques qui la composent.

Sens

Sens débit ou crédit de l'écriture analytique.

Devise

Montant de l'écriture analytique.

Référence pièce

Le libellé de la pièce permet d'établir une correspondance avec un document papier, par exemple le numéro du document papier servant de support à la saisie (numéro de facture).Il est possible de mettre en place un libellé automatique. Celui ci se paramètre au niveau des types de pièce.

Compte refacturation

Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut.On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte.Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale).Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées.

Ref origine

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Libellé écriture

Il s'agit du libellé de l'écriture.

N°Lot

Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système.C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation.

Etablissement

Le code permet d'identifier de manière unique un établissement.Cette fonction permet de gérer les établissements multiples.On a la possibilité de définir par établissement des comptes bancaires et des contacts (personnes physiques).

Journal

Le code journal permet d'identifier un journal comptable.Le journal doit être rattaché à un compteur de pièce. Ceci permettra d'incrémenter le numéro de pièce à chaque saisie d'une nouvelle pièce sur le journal considéré.On peut également indiquer un compte de contrepartie. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié.Si vous ne renseignez pas de compte de contrepartie, il faudra solder manuellement les pièces saisies.Il est possible de rattacher à un journal des fourchettes de comptes interdits. Ces comptes ne pourront pas être sélectionnés en saisie d'écritures comptables.De la même façon, il est possible de définir des fourchettes de comptes privilégiés. Il s'agit des comptes qui seront le plus utilisés sur le journal considéré.Si dans les paramètres comptables, la case "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" est cochée, l'application présentera par défaut dans tous les écrans de saisie les comptes privilégiés par journal.Cependant, il est toujours possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone compte dans chacun des écrans de saisie, il suffit de décocher la fonction "Comptes priivilégiés par journal".Enfin, il faudra associer à un journal un ou plusieurs types de pièce en indiquant un type de pièce privilégié. Ce dernier sera proposé automatiquement en saisie suite au choix du journal.



Détail de la page : Rapport de traitement

Présentation


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Détail de la page : Résultat

Présentation


Champs