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Constitution des sections analytique des notes de frais

Contexte d'utilisation

La constitution des sections analytiques par axe est accessible à partir de la fonction Paramètres / Paramètres / Co nstitution des sections analytiques par a xes .
Cette fonction permet d'assurer la liaison comptable avec le ou les axes définis au niveau du programme Gestion comptable et financière L1000 (GCF) . Ellepermet d'indiquer comment doit être constitué le code section qui sera affecté à la pièce comptable lors de la comptabilisation d'une note de frais, et notamment quelles données doivent être lues pour définir la valeur du code section.
Le paramétrage de cette fenêtre se fait en liaison étroite avec les données comptables. Il est réalisé de la façon suivante :
  • Enregistrez un libellé pour l'axe analytique créé.Il est fortement recommandé de renseigner le même code axe analytique que celui défini au niveau de l'application GCF.
  • Sélectionnez un axe analytique existant dans la GCF.
  • Précisez en cochant la case d'option correspondante que les sections doivent être générées automatiquement.
  • Positionné sur le dossier Général , utilisez le menu contextuel Ajouter pour renseigner sur l'axe analytique l'ensemble des plans analytiques paramétrés au niveau de l'axe analytique GCF.
  • Pour chaque plan, précisez dans les zones de droite les attributs (ou champs) qui constitueront les centres analytiques.
Ces attributs correspondent auxdonnées des notes de frais. Tous les attributs du modèle sont disponibles (dans le cadre de leurs relations mutuelles). Il peut donc s'agir d'attributs existant en standard comme d'attributs définis par les soins de l'utilisateur (ESM®).
L'Extension Spécifique Métier® Sage (ESM) est une technologie qui permet l'ajout de champs et de règles.
Exemple
 Ces attributs peuvent être :
  • le code de l'établissement renseigné sur la note de frais ,
  • le code d u service renseigné sur la note de frais , etc.
Il peut s'agir également d'un code centre analytique que vous aurez défini en ESM au niveau de la note de frais.
  • Précisez le nombre de caractères de la chaîne qui constituera le code centre analytique retenu dans la constitution du code section. La valeur 0 utilise tous les caractères de l'attribut sélectionné alors qu'une valeur supérieure à zéro, n par exemple, ne reprend que les n premiers caractères.
  • Sélectionnez les frais salariés concernés par ces ventilations analytiques. Seuls ces frais seront ventilés analytiquement.
  • Enregistrez le paramétrage réalisé.
  • Créez éventuellement un nouvel axe analytique en cliquant sur le bouton Créer un objet et recommencez les paramétrages.
    Pour passer d'un axe à un autre, utilisez les boutons de navigation de l'en-tête de la fenêtre.

    • Détail de la page : Général

    Présentation


    Champs

    Axe analytique

    Libellé :

    La description permet de mentionner un libellé explicite.

    Axe analytique :

    Cette zone permet d'indiquer l'axe analytique de la gestion comptable et financière L1000 concerné par le paramétrage de la valeur du code section.

    Axe en activité

    Cette zone indique si la saisie d'écritures analytiques est possible sur l'axe : un axe analytique inactif ne peut être mouvementé.

    Constitution automatique du code section des notes de frais

    Cette zone permet d'indiquer si la détermination du code section (concaténation des différents centres analytique à raison d'un centre par plan analytique de l'axe) est automatique ou non.- Lorsque cette case n'est pas cochée, il n'y a pas de ventilation analytique.- Lorsque cette case est cochée, la détermination du code section en saisie de notes de frais est automatique et s'effectue sur la base de (des) l'attribut(s) défini(s) dans la zone "Information reprise en tant que valeur de centre analytique".

    Information



    Détail de la page : Plan analytique

    Présentation


    Champs

    Plan analytique

    Nombre de caractères de la chaine (0 pour la totalité) :

    Cette zone permet de restreindre la valeur du code centre généré au N premiers caractères de l'information reprise en tant que valeur de centre analytique.

    Plan analytique :

    Un plan peut être associé à une constitution section.

    Informations

    Définition des centres pour les notes de frais

    Information reprise en tant que valeur de centre analytique en note de frais

    Cette zone permet d'indiquer quel est l'attribut dont la valeur sera reprise en tant que centre analytique pour le plan analytique de l'axe considéré pour les notes de frais.

    Centre d'attente - Valeur par défaut quand aucune information n'est disponible

    Pour un axe avec constitution automatique du code section, cette zone permet d'indiquer une valeur de texte qui sera reprise en tant que centre par défaut lorsqu'aucune valeur de centre d'achat ou d'engagement n'aura été trouvée. Plus précisément, la valeur de cette zone sera reprise sous les conditions suivantes :Pour une commande achat- Lorsque la valeur du centre achat est renseignée mais n'est pas trouvée- Lorsque la valeur du centre achat n'est pas renseignée mais qu'un code section est généré par le biais d'un autre plan de l'axe. Pour un détail d'engagement- Lorsque la valeur du centre engagement est renseignée mais n'est pas trouvée- Lorsque la valeur du centre engagement n'est pas renseignée mais qu'un code section est généré par le biais d'un autre plan de l'axe ayant une valeur de centre d'engagement renseignée et trouvée.La concaténation des centres des plans analytiques ayant un centre analytique défini en engagement constituera le code analytique du détail d'engagement. Pour constituer la section analytique de la commande d'engagement, ce code analytique sera complété le cas échéant des valeurs de plans n'ayant pas de centres d'engagement définis lors de la génération de la commande d'engagement. Le code section du détail d'engagement présente l'information du code section provisoire de la commande, c'est-à-dire du code analytique complété des valeurs de centre d'attente-par défaut pour les plans analytiques n'ayant pas de centres d'engagement définis. S'agissant d'une information provisoire, elle n'est pas présentée en standard dans l'écran de l'analytique du détail engagement.Ce code analytique peut être considéré comme définitif lorsque la chaîne d'achat n'est pas utilisée, particulièrement au niveau de la génération de commande achat. Dans ce dernier cas, il pourra être intéressant de ne pas renseigner une valeur de centre d'attente-valeur par défaut qui corresponde au centre d'attente du plan analytique mais de renseigner une valeur de centre différente (cf. remarque 2 ci-dessous).Rappel : l'analytique du détail d'engagement est généré au moment de la création de sa proposition d'achat. Pour une commande d'engagementPour une commande d'achat issue des engagements, la valeur de centre du plan est reprise tel quel de l'analytique de l'engagement (code analytique) et n'est pas modifiée dans tous les cas. Seules les informations de centre d'attente-valeurs par défaut des plans n'ayant pas de centres d'engagement définis sont remplacées au niveau du code section provisoire par la valeur du centre d'achat lorsque défini. A défaut d'être trouvée, c'est l'information de la valeur de centre d'attente-valeur par défaut existante au moment de la génération de commande qui s'applique lorsque définie. Veuillez cependant noter les points suivants lors de votre paramétrage d'axe analytique.1) La valeur du "Centre d'attente (Valeur par défaut lorsqu'aucune information n'est disponible)" est une valeur qui ne s'applique que lorsqu'un code section doit être constitué, c'est-à-dire que lorsqu'il existe au niveau de l'axe au moins un plan analytique ayant une valeur d'attribut renseignée au niveau de l'une des zones "Information reprise en tant que valeur de centre analytique en achat" ou "Information reprise en tant que valeur de centre analytique en engagement". Aucun code section ne sera généré sur l'axe lorsque tous les plans analytiques mentionneront une valeur de centre d'attente sans attributs mentionnés sur les 2 zones précitées ou l'une seule (selon contexte d'utilisation ou non des engagements ou de la chaîne achat au niveau de votre société).2) Il est préconisé d'indiquer la valeur de centre d'attente éventuellement définie au niveau de l'axe dans la mesure où il sera peu fréquent qu'une valeur de centre analytique en achat et en engagement ne soit pas trouvée. Il peut être néanmoins intéressant d'indiquer une valeur ne correspondant pas au centre d'attente dans le cadre où l'une des informations reprise en tant que centre analytique pour les achats ou les engagements ne sera pas définie.Ainsi et par exemple, il pourra être intéressant de définir une valeur de centre par défaut égale à MAG (Magasin) pour un plan analytique Service n'ayant pas de valeur définie de centre analytique pour les achats mais en ayant une pour les engagements : Tous les achats n'étant pas issus des engagements seront réputés effectués sur le centre MAG (Ce qui évite un retraitement du centre d'attente) tandis que les achats issus des engagements reprendront en tant que centre le code Service du demandeur.La reprise du centre par défaut ainsi défini s'effectuera uniquement sous les conditions évoquées au niveau de la remarque nb1.3) Lorsqu'une information de centre analytique pour les engagements est paramétrée au niveau du plan analytique et qu'aucune valeur de centre d'attente n'est renseignée, le code section peut être constitué de façon partielle lors du traitement de génération des propositions d'achat si la valeur retournée par l'attribut choisi au niveau de centre pour les engagements est vide.Ce sera par exemple le cas si vous indiquez un attribut basé sur le produit renseigné au niveau de la demande d'engagement et que l'utilisateur ne renseigne pas de produit (zone optionnelle par défaut)Ce fonctionnel est partiellement contrôlé au moment du paramétrage de l'axe analytique avec le message d'alerte suivant (Exemple) :Attention : La zone "Information reprise en tant que valeur de centre analytique en engagement" du plan Famille de l'axe analytique ETS(Equivalence des unités) est renseignée alors qu'aucune valeur n'est définie au niveau de la zone "Centre d'attente". Les commandes d'achat issues des engagements auront leurs codes section partiellement générés si aucune valeur n'est trouvée en tant que centre pour les engagements. Pour avoir un code section complet, renseignez une valeur de centre d'attente ou faites en sorte que l'attribut ProduitAchat.Produit.EquivalenceUniteProduit.code soit systématiquement renseigné. Confirmez-vous votre saisie ?. Nota 1 : pour la reprise d'une information du produit acheté, il sera plus judicieux de sélectionner le produit de la proposition d'achat associée au détail d'engagement (PropositionAchat.ProduitAchat.Produit.EquivalenceUniteProduit.code par rapport à l'exemple du message ci-dessus). L'analytique de détail d'engagement est généré au moment de la génération de la proposition d'achat.Rappel : la valeur du centre d'attente - valeur par défaut ne sera pas complétée par la valeur du centre défini en achat (a Information reprise en tant que valeur de centre analytique en achat b) lors de la transformation en commande achat puisque l'information est réputée provenir des engagements (Valeur du code analytique inchangée) En conclusionPour éviter une génération partielle du code section, il est donc souhaitable :- soit de renseigner une valeur de centre d'attente correspondant à la section d'attente définie dans le paramétrage analytique de la comptabilité (pour correction ultérieure en comptabilité) ou tout autre valeur par défaut- soit de s'assurer que l'attribut choisi sera systématiquement renseigné (quitte à rajouter éventuellement un règle



    Détail de la page : Frais salariés

    Présentation


    Champs

    Liste des frais salariés associés à l'axe

    Détail de la grille

    Code

    Il s'agit du code du frais. Ce code est obligatoire et unique.

    Libellé

    Il s'agit du libellé du frais.