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Groupes de Relance

Contexte d'utilisation


Le groupe de relance permet de définir des critères de relance communs à plusieurs échéances.
Ces critères sont le seuil et le nombre de jours de retard appliqués à un ensemble de comptes choisis :
  • Le seuil permet de sélectionner les échéances à relancer en fonction de leur montant. Le solde en devise de tenue de compte des échéances, non lettrées ou partiellement lettrées, d'un tiers est comparé au seuil paramétré dans le groupe de relance. Le seuil est exprimé en devise de tenue de compte. Lorsque le solde est inférieur au seuil de groupe de relance, le tiers n'est pas relancé.
  • Le nombre de jours de retard permet de définir le type de lettre de relance à utiliser.
Vous indiquez également le type de relance souhaité : par tiers facturé ou par tiers payeur, ainsi que le mode de relance (par niveau et/ou date).

Sélectionnez dans le dossier Comptes autorisés , les différents comptes sur lesquels les critères de relance doivent être appliqués.
Dans le dossier Niveaux de relance , vous pouvez créer ou supprimer différents niveaux.
Indiquez le niveau et le libellé du groupe de relance ainsi que le modèle de lettre (au format *.drp) et le nombre de jours de retard.
Vous pouvez gérer les relances par anticipation en créant des niveaux de relance correspondant à un nombre de jours négatif. Voir l'exemple.

Principe de gestion des relances
Au sein d'un groupe de relance, vous pouvez saisir, pour chacun des niveaux, un nombre de jours de retard négatif.
    
Exemple :
 Soient les niveaux suivants :
- Niveau 1 : -10 jours
- Niveau 2 : -5 jours
- Niveau 3 : 0 jour
- Niveau 4 : + 10 jours

La date de référence saisie est le 01/01/2004.
Le programme recherche les échéances non lettrées ou lettrées partiellement. Elles sont relancées en fonction de l'échelle de temps suivante :

Niveau 4 Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1





22/12/2003
01/01/2004 10 j. 		01/01/2004
Date de référence 		06/01/2004
01/01/2004 (-5) j. 		11/01/2004
01/01/2004 (-10) j.








Relance au niveau 4 des échéances pour lesquelles :
Date d'échéance < 22/12/2003
Donc date d'échéance strictement inférieure au 22/12/2003 		Relance au niveau 3 des échéances pour lesquelles :
Date d'échéance comprise entre le 22/12/2003 (inclus) et le 01/01/2004 (non inclus) 		Relance au niveau 2 des échéances pour lesquelles :
Date d'échéance comprise entre le 01/01/2004 (inclus) et le 06/01/2004 (non inclus) 		Relance au niveau 1 des échéances pour lesquelles :
Date d'échéance comprise entre le 06/01/2004 (inclus) et le 11/01/2004 (non inclus)

Dans chacun des groupes de relance, vous pouvez choisir un mode de relance :
  • Dates
  • Niveaux
  • Niveaux et dates

Fonctionnement du mode de relance par niveau


Dans le groupe de relance, vous pouvez créer différents niveaux de relance sans notion de nombre de jours de retard.
Si le mode de relance choisi est Niveau , vous ne pouvez donc pas saisir de Nombre de jours de retard .

Lors du lancement du traitement de relance :
    L'application recherche toutes les échéances non lettrées ou partiellement lettrées dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de référence.
    L'application lit le niveau éventuel déjà existant sur chaque échéance et relance ces échéances au niveau supérieur.


Exemple :
 Dans le groupe de relance, définition de 2 niveaux :
  • Niveau 1
  • Niveau 2

Date de référence = 15/01/2004
L'application recherche donc toutes les échéances non lettrées ou partiellement lettrées dont la date est inférieure ou égale au 15/01/2004. Parmi ces échéances :
  • celles n'ayant aucun niveau de relance seront relancées au niveau 1
  • celles ayant le niveau 1 seront relancées au niveau 2
  • celles ayant le niveau 2 seront à nouveau relancées au niveau 2

Fonctionnement du mode de relance par date


Dans le groupe de relance, vous pouvez créer différents niveaux de relance avec pour chaque niveau un nombre de jours de retard (positif ou négatif).

Lors du lancement du traitement de relance, l'application relance les échéances non lettrées ou partiellement lettrées en se basant sur le nombre de jours de retard paramétré pour chaque niveau.

Même si une échéance a déjà été relancée à un niveau donné, elle va être relancée au même niveau si elle n'a pas atteint le nombre de jours de retard du niveau suivant lors du lancement de la nouvelle relance.

Exemple :
 Dans le groupe de relance, définition de niveaux paramétrés comme suit :
  • Niveau 1 : 10 jours
  • Niveau 2 : 20 jours

Présence d'une échéance non lettrée en date du 01/01/2004.

On lance le traitement de relance une première fois avec Date de référence = 12/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 11 jours (12-01), elle sera donc relancée au niveau 1.

On lance le traitement de relance une deuxième fois avec Date de référence = 20/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 19 jours (20-01), elle sera donc à nouveau relancée au niveau 1.

On lance le traitement de relance une troisième fois avec Date de référence = 25/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 24 jours (25-01), elle sera donc relancée au niveau 2.





Fonctionnement du mode de relance par niveau et date

Dans le groupe de relance, vous pouvez créer différents niveaux de relance avec pour chaque niveau un nombre de jours de retard (positif ou négatif).

Lors du lancement du traitement de relance, l'application relance les échéances en se basant sur le nombre de jours de retard paramétré pour chaque niveau.

Si une échéance a déjà été relancée à un niveau donné, elle ne sera pas relancée au même niveau si elle n'a pas atteint le nombre de jours de retard du niveau suivant lors du lancement de la nouvelle relance.

Exemple :
 Dans le groupe de relance, définition de niveaux paramétrés comme suit :
  • Niveau 1 : 10 jours
  • Niveau 2 : 20 jours

Présence d'une échéance non lettrée en date du 01/01/2004.

On lance le traitement de relance une première fois avec Date de référence = 12/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 11 jours (12-01), elle sera donc relancée au niveau 1.

On lance le traitement de relance une deuxième fois avec Date de référence = 20/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 19 jours (20-01) : l'échéance n'est donc pas relancée.

On lance le traitement de relance une troisième fois avec Date de référence = 25/01/2004
L'échéance du 01/01/2004 est en retard de 24 jours (25-01), elle sera donc relancée au niveau 2.

Exemples











Détail de la page : Comptes autorisés

Présentation


Champs

Général

Description

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au groupe de relance.

Seuil en montant

Seuil en deça duquel le solde des échéances non lettrées ou partiellement lettrées du tiers ne fait pas l'objet d'une relance (solde exprimé en devise de tenue de compte).Le solde en devise de tenue de compte des échéances non lettrées ou partiellement lettrées d'un tiers est comparé au seuil paramétré dans le groupe de relance. Lorsque ce solde est inférieur au seuil du groupe de relance, le tiers n'est pas relancé.

Type de relance

Cet attribut est utilisé pour indiquer si les relances doivent être générées sur le tiers facturé ou sur le tiers payeur.Dans le premier cas, la relance est destinée au tiers facturé et contient les échéances de ce tiers.Dans le second cas, la relance est destinée au tiers payeur et contient les échéances du tiers facturé.

Mode de relance

Cet attribut permet d'indiquer le mode de relance a utiliser.Les valeurs possibles sont : Par niveau, Par date, Par niveau et date.

Prendre en compte le lettrage partiel

Si cette option est cochée, les échéances lettrées partiellement ensemble seront relancées au même niveau. Dans ce cas, il est impossible de sélectionner les niveaux de relance dans le traitement de génération des relances. Tous les niveaux sont forcément pris en compte dans le traitement.Si cette option n'est pas cochée, les échéances lettrées partiellement ensemble seront relancées indépendamment les unes des autres. Dans ce cas, la sélection des niveaux de relance est possible dans le traitement de génération des relances.

Imputation des avoirs et échéances au crédit selon les niveaux de relance

Cette option permet de déterminer la gestion des relances dont le solde est créditeur ( le montant des échéances au crédit est supérieur au montant des échéances au débit).- Si cette option est cochée, une relance dont le solde est créditeur sera supprimée.- Si cette option n'est pas cochée, une relance dont le solde est créditeur sera reportée sur le niveau inférieur.

Comptes autorisés

Détail de la grille

Comptes autorisés

Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut.On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte.Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale).Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées.

Libellé

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte.



Détail de la page : Niveaux de relance

Présentation


Champs

Niveaux de relance

Détail de la grille

Niveau

Le niveau de relance permet une graduation dans les relances effectuées auprès du tiers. Il est possible d'affecter un modèle de lettre de relance distinct par niveau de relance graduée. Un groupe de relance doit donc contenir au moins un niveau de relance. Si le groupe de relance possède plusieurs niveaux, chaque niveau doit être différent et unique dans le groupe.

Libellé

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Modèle de lettre

Permet de définir le modèle de lettre de relance à éditer en fonction du niveau de relance

Jours de retard

Le nombre de jour de retard permet de sélectionner les échéances à inclure dans la lettre de relance. Seules les échéances non lettrées ou partiellement lettrées dont la date d'échéance est dépassée depuis x jours seront relancées. Une échéance échue ne sera donc pas relancée si le nombre de jours de retard n'est pas atteint.