Cette fonction permet de transférer en comptabilité les montants des factures d'achatet des acomptes. Elle est lancée à partir de la fonction Achats / Comptabilisation / Génération des écritures d'achat .
Elle permet de générer les écritures de comptabilité générale et analytique dans la table tampon d'importation des écritures comptables du programme Sage Gestion Comptable et Financière Ligne 1000 ( GCF ). Une session d'importation est automatiquement créée à chaque lancement de la génération.
Il conviendra ensuite de procéder depuis la GCF à l'importation des écritures de la session par le biais de la fonction d'importation des écritures pour que ces données soient effectivement présentes dans la base comptable (se reporter au manuel GCF pour de plus amples informations).
Ce traitement d'importation peut être automatisé, de manière à rendre l'importation transparente, en cochant les options Intégration immédiate des factures d'achats biens et services , Intégration immédiate des factures d'achats d'immobilisation et Intégration des factures d'acomptes .
Ces différents traitements peuvent faire l'objet d'un déclenchement automatique par l'automate de traitement (se reporter au manuel des outils).

La table d'importation tampon des écritures comptables porte, dans la GCF, le nom TimportEcritures et la désignation Ecritures à importer.

Les écritures générées sont consultables en GCF dans la fonction Outils / Import d'écritures / Sessions d'importation / Interrogation . Les factures de la sélection considérées comme comptabilisées (statut positionné à Oui ) sont :

• les factures ayant généré des écritures comptables,
  
• les en-têtes de factures considérées comme supprimées (une facture comptabilisée n'est pas supprimable),
  
• les factures de montant nul qu'elles aient ou non fait l'objet d'une génération d'écritures.
  
  

La génération d'écritures pour une facture de montant nul dépend de l'acceptation par le journal comptable des écritures de montant nul. Lorsqu'il accepte les écritures de montant nul, les écritures sont générées au niveau de la gestion commerciale.

La consultation des factures à comptabiliser s'effectue dans la gestion commerciale au niveau de la fonction Achats / Facturation / Consultation des factures après sélection du statut de comptabilisation Non comptabilisé .
Les écritures analytiques sont générées sur les comptes non ventilables du fait de la possibilité de rendre ventilable un compte entre le traitement de génération des écritures comptable et l'intégration effective en Gestion Comptable et Financière. C'est le module Gestion Comptable et Financière qui se charge de ne pas intégrer ces écritures.Lors d'une édition de la table tampon, il convient donc de ne pas éditer les écritures analytiques ayant l'attribut « type de compte » égal à « A » portant sur des comptes non ventilables.
Les libellés des écritures comptables générées peuvent être paramétrés par la fonction Paramètres / Libellés automatiques .
Voir     Pour plus d'informations sur les libellés automatiques, reportez-vous au menu Paramètres / Libellés automatiques.
La fonction Génération des écritures comptables d'achat affiche, à son lancement, la première fenêtre d'un assistant.
Critères de sélection principaux
Cette fenêtre sert à l'enregistrement des critères de sélection des factures d'achat et factures d'avoir fournisseurs saisies ou générées jusqu'à une date donnée, celle du jour est proposée par défaut, éventuellement pour un ou plusieurs établissements.

Seules les factures et factures d'avoir d'achat identifiées comme comptabilisable sont traitées. Les factures déjà comptabilisées ne seront pas exportées une seconde fois en comptabilité.

Le mode de comptabilisation des avoirs est celui paramétré dans le dossier Facturation de la fonction Paramètres / Paramètres Logistique et Distribution . Il n'est pas modifiable ici. Cette zone permet d'indiquer l'impact de l'avoir au niveau des cumuls sur les comptes :

• Montant avoir en positif :
  
• Le montant HT de l'avoir viendra en augmentation du montant crédit du compte de charge.
  
• Le montant TTC de l'avoir viendra en augmentation du montant débit du compte fournisseur.
  
• Montant avoir en négatif :
  
• Le montant HT de l'avoir viendra en diminution du montant débit du compte de charge.
  
• Le montant TTC de l'avoir viendra en diminution du montant crédit du compte fournisseur.
  

Deux paramètres indiquent au programme son comportement en cas d'anomalies :

• Seules sont générées les pièces respectant les règles métiers : les factures pour lesquelles aucune anomalie de paramétrage n'est constatée seront comptabilisées. Le lot généré est susceptible de ne pas contenir la totalité des factures de la sélection.
  
• Aucune écriture n'est générée : la génération ne sera effective qu'à partir du moment où toutes les factures de la sélection font l'objet d'une comptabilisation sans anomalie.
  

Cliquez sur le bouton :

• Suivant pour passer au stade suivant après paramétrage des critères de sélection.
  
• Précédent pour revenir au stade précédent si cela est possible,
  
• Exécuter pour lancer le traitement sans paramétrage des stades suivants,
  
• Planifier pour exécuter les opérations de façon automatique à l'aide des paramétrages faits dans la fonction Outils / Automates de traitement .
  
• Fermer pour quitter la fonction sans rien faire.
  

Paramètres de la session d'importation
Cette fenêtre permet de paramétrer les options de transfert des écritures comptables.
Historisation des pièces : les écritures comptables ne seront plus modifiables en GCF à l'issue de l'importation (et non de la génération). Ce paramètre est initialisé par défaut par la valeur renseignée au niveau du dossier Comptabilisation de la fonction Paramètres / Paramètres Logistique et Distribution . Il peut être modifié au moment du lancement de la génération des écritures.
Création automatique des sections et destinations analytiques manquantes : la gestion commerciale étant susceptible dé générer automatiquement les codes sections (cf. la fonction Paramètres / Comptabilisation / Comptabilité analytique / Axes analytiques ), il pourra être intéressant d'activer ce paramètre pour permettre de générer les sections / destinations manquantes lors de l'importation dans la GCF.

Les zones mentionnées ici sont des zones participant uniquement au paramétrage de la session créée en GCF. Elles interviennent donc au niveau du traitement d'importation des écritures de la table tampon vers la GCF et non dans le présent traitement de génération. Elles peuvent être modifiées dans la GCF en cas d'importation manuelle de la session.

Rapport du traitement
Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus partiel ou total en fonction du paramétrage fait précédemment.