Epuration
Contexte d'utilisation
Cette fonction permet d'exécuter le traitement d'épuration des mouvements de stock, des pièces de stock et/ou des pièces commerciales. Elle est lancée par la commande Outils / Epuration.
Elle ouvre la première fenêtre d'un assistant Epuration.
Cliquez sur le bouton :
Cette fenêtre vous permet de sélectionner quels éléments épurer.
Si une zone n'est pas sélectionnée, le traitement ne sera pas exécuté pour cet élément.
La date d'épuration est obligatoire et elle doit être au moins égale à la dernière date d'épuration.
La date d'épuration des mouvements de stock doit être antérieure à la date du jour d'au moins le nombre de jours renseignés dans la zone `Autoriser l'épuration des mouvements de stock antérieurs à :'de Paramètres Logistique et Distribution.
L'épuration des pièces de stock et/ou l'épuration des pièces commerciales peuvent être exécutées uniquement si les mouvements de stock ont été épurés au préalable à cette date.
Purge des mouvements de stock
Le traitement de purge des mouvements de stocks supprime les sorties physiques ayant une date antérieure ou égale à la date de purge et les entrées physiques qu'elles allouent. Après la purge, le stock physique reste inchangé.
Les capacités de sorties de stock et les capacités d'entrées de stock qu'elles allouent ainsi que les détails d'opérations sont supprimés.
Pour supprimer les pièces commerciales ou les pièces de stock à l'origine des opérations de stock, il faut lancer le traitement d'épuration des pièces de stock ou le traitement d'épuration des pièces commerciales.
Bon de réception 1 de 10 PIE le 02.12.2011 1 Capacité d'Entrée de 10 PIE
Bon de réception 2 de 8 PIE le 14.12.2011 1 Capacité d'Entrée de 8 PIE
Bon de livraison de 13 PIE le 16.12.2011 : 1 détail d'opération de 13 PIE et 2 Capacités Sortie : 1 Capacité Sortie de 10 PIE et 1 Capacité Sortie de 3 PIE qui allouent l'entrée de 10 PIE du 02.12.2011 et l'entrée de 3 PIE du 14.12.2011
Purge au 31.12.2011 :
La Capacité d'Entrée de 10 PIE du 02.12.2011 et la Capacité Sortie de 10 PIE sont épurées
La Capacité d'Entrée de 8 PIE du 14.12.2011 n'est pas épurée car la quantité n'est pas encore épuisée. La Capacité Sortie de 3 PIE qui alloue cette entrée ne peut pas être épurée non plus.
Après la purge, en consultation des mouvements de stock restent donc :
Le traitement de purge de mouvements de stock supprime également les détails d'opérations des prestations et les détails d'opération des articles non suivis en stock.
Purge des pièces de stock
L'objectif de la purge des pièces de stock est de supprimer les pièces de stock après une purge des mouvements de stock.
Le traitement d'épuration des pièces de stock supprime d'abord les lignes qui n'ont plus de détails d'opérations rattachés et dont les mouvements de stock ont été déjà purgés.
Les pièces sont supprimées uniquement quand toutes les lignes peuvent être purgées.
Les pièces concernées par le traitement de purge des pièces de stock sont :
Le traitement d'épuration des pièces de stock peut être exécuté en même temps que le traitement d'épuration des mouvements de stock ou de manière indépendante.
La date d'épuration des pièces de stock doit être inférieure ou égale à la dernière date d'épuration des mouvements de stock.
Purge des pièces commerciales
L'objectif de la purge des pièces commerciales est de supprimer les pièces suivantes :
La purge de pièces commerciales doit être précédée par le traitement de purge des mouvements de stock.
Le traitement d'épuration des pièces commerciales peut être exécuté en même temps que les traitements d'épuration des mouvements de stock et/ou épuration des pièces de stock ou de manière indépendante.
La date d'épuration des pièces commerciales doit être inférieure ou égale à la dernière date d'épuration des mouvements de stock.
Les détails de livraison qui n'ont plus de détails d'opérations rattachés et dont les mouvements de stock ont été déjà purgés sont épurés dans un premier temps. Les lignes de pièces sont épurées ensuite.
Les pièces sont épurées uniquement quand toutes les lignes ont été purgées.
Peuvent être purgées les lignes de factures d'avoir comptabilisées et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge. :
Une ligne d'avoir financier peut être épurée sans que la ligne de facture rapprochée soit épurée.
Exemple : une ligne de facture de vente dont le détail de livraison ne peut pas être purgé et qui a un avoir financier rapproché l'avoir financier est épuré mais la ligne de facture reste.
Un avoir pour retour peut être épuré uniquement si le bon de retour d'origine est purgé.
Purge des factures d'achat et de vente
Peuvent être purgées, toutes les lignes des factures comptabilisés et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge :
Une facture non comptabilisée rapprochée d'une commande qui est épurée continue à exister et le lien avec la commande est coupée.
Une facture comptabilisée et rapprochée est épurée uniquement si le détail de livraison d'origine est purgé.
Une ligne de facture qui a généré un avoir financier ne peut pas être épurée tant que l'avoir financier n'est pas épuré.
Exemple
Facture au 30.12.2010, ligne d'avoir rapproché au 03.01.2011, les deux sont comptabilisées :
Purge au 31.12.2010 la ligne de facture reste car la ligne d'avoir n'a pas été épurée.
Purge au 31.01.2011 la ligne de facture et la ligne d'avoir financier sont épurées
Purge des bons de livraison et bons de réception
Sont épurées les lignes de livraison ayant une date de réception/livraison inférieure ou égale à la date d'épuration et dont tous les détails opération ont été purgés.
Un bon d'échange peut être épuré sans que le bon de retour d'origine soit purgé.
Un échange d'achat non réceptionné (entrée prévisionnelle) n'est pas épuré (car le mouvement de stock n'est pas physique).
Les surplus de réception avec une date pièce inférieure ou égale à la date de purge sont épurés (car ils n'ont pas de détails d'opération).
Purge de bons de retour achat et vente
Sont épurées les lignes de retour ayant une date de réception/livraison inférieure ou égale à la date d'épuration et dont tous les détails d'opération ont été purgés.
Exemple :
Entrée de 10 pièces au 20.12.2012, commande de vente et bon de livraison de 10 pièces le 28.12.2012 qui alloue l'entrée de 10 pièces ; bon de retour de 3 pièces le 02.01.2013.
Purge au 31.12.2012:
-le détail livraison sur la commande de vente est épuré,
-la ligne de commande reste car le bon de retour est lié à la commande,
-le bon de livraison est épuré,
-le bon de retour n'est pas épuré car le détail d'opération n'a pas été supprimé.
Purge des acomptes achat et vente
Tous les acomptes d'achat et de vente valides et comptabilisés ou les acomptes supprimés et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge sont épurés.
Purge des commandes achat et vente
Sont épurés les détails de livraison dont la date réelle de réception/livraison est inférieure ou égale à la date de purge :
Commande de vente à la date de 20/12/2012 avec deux lignes :
-une ligne L1 d'un article non suivi en stock, non livré
-une ligne L2 d'un article suivi en stock, livré au 29/12/2012 (la sortie alloue une entrée et les détails d'opération peuvent être supprimés).
Purge au 21/12/2012 L1 est épurée car son détail de livraison et le détail d'opération peuvent être épurés et L2 n'est pas épurée car la date réelle de livraison est supérieure à la date de purge (le détail de livraison et le détail d'opération ne sont pas épurés).
Purge au 30/12/2012 les deux lignes sont épurées ainsi que la commande.
Une commande ayant des acomptes à une date supérieure à la date d'épuration ou des acomptes non comptabilisés, ne peut pas être épurée car l'acompte ne peut pas exister tout seul. Seules les lignes de commande sont épurées lorsque les conditions d'épuration des détails de livraison sont remplies mais la commande reste tant qu'un acompte lui est lié.
Une ligne de commande qui a donné lieu à des incidents de livraison non épurés ne peut pas être purgée.
Purge des devis
Sont épurés :
Purge des contrats d'abonnement
Sont purgés uniquement les contrats d'abonnement résiliés dont la date de résiliation est inférieure ou égale à la date de purge.
Avertissement
Cette fenêtre vous permet de visualiser les détails livraison livrables et non facturésayant une date inférieure ou égale à la date d'épuration des mouvements de stock.
L'épuration de ces mouvements peut avoir un impact sur l'encours commercial. En cas de purge des lignes de commandes livrées et non facturées, dans le détail de l'encours commercial, le montant des commandes est diminué mais le montant de factures reste inchangé (car la commande n'avait pas été facturée).
Il est donc préférable de facturer les détails de livraisons correspondants.
Rapport du traitement
Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme, et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus.
Elle ouvre la première fenêtre d'un assistant Epuration.
Cliquez sur le bouton :
- Suivant pour passer au stade suivant après paramétrage des critères de sélection.
- Précédent pour revenir au stade précédent si cela est possible,
- Fermer pour quitter la fonction sans rien faire.
Cette fenêtre vous permet de sélectionner quels éléments épurer.
Si une zone n'est pas sélectionnée, le traitement ne sera pas exécuté pour cet élément.
La date d'épuration est obligatoire et elle doit être au moins égale à la dernière date d'épuration.
La date d'épuration des mouvements de stock doit être antérieure à la date du jour d'au moins le nombre de jours renseignés dans la zone `Autoriser l'épuration des mouvements de stock antérieurs à :'de Paramètres Logistique et Distribution.
L'épuration des pièces de stock et/ou l'épuration des pièces commerciales peuvent être exécutées uniquement si les mouvements de stock ont été épurés au préalable à cette date.
Purge des mouvements de stock
Le traitement de purge des mouvements de stocks supprime les sorties physiques ayant une date antérieure ou égale à la date de purge et les entrées physiques qu'elles allouent. Après la purge, le stock physique reste inchangé.
Les capacités de sorties de stock et les capacités d'entrées de stock qu'elles allouent ainsi que les détails d'opérations sont supprimés.
Pour supprimer les pièces commerciales ou les pièces de stock à l'origine des opérations de stock, il faut lancer le traitement d'épuration des pièces de stock ou le traitement d'épuration des pièces commerciales.
- Il est possible de purger les capacités de sortie de stock et les capacités d'entrée de stock qu'elles allouent, sans que la totalité du détail d'opération sortie soit obligatoirement épuré.
Bon de réception 1 de 10 PIE le 02.12.2011 1 Capacité d'Entrée de 10 PIE
Bon de réception 2 de 8 PIE le 14.12.2011 1 Capacité d'Entrée de 8 PIE
Bon de livraison de 13 PIE le 16.12.2011 : 1 détail d'opération de 13 PIE et 2 Capacités Sortie : 1 Capacité Sortie de 10 PIE et 1 Capacité Sortie de 3 PIE qui allouent l'entrée de 10 PIE du 02.12.2011 et l'entrée de 3 PIE du 14.12.2011
Purge au 31.12.2011 :
La Capacité d'Entrée de 10 PIE du 02.12.2011 et la Capacité Sortie de 10 PIE sont épurées
La Capacité d'Entrée de 8 PIE du 14.12.2011 n'est pas épurée car la quantité n'est pas encore épuisée. La Capacité Sortie de 3 PIE qui alloue cette entrée ne peut pas être épurée non plus.
Après la purge, en consultation des mouvements de stock restent donc :
- l'entrée de 8 PIE au 14.12.2011
- la sortie de 3 PIE au 16.12.2011
- Pour les produits qui ont fait l'objet d'une purge des mouvements de stock, la saisie, la modification ou la suppression des mouvements de stock physique à une date antérieure ou égale à la date de purge est interdite.
Le traitement de purge de mouvements de stock supprime également les détails d'opérations des prestations et les détails d'opération des articles non suivis en stock.
Purge des pièces de stock
L'objectif de la purge des pièces de stock est de supprimer les pièces de stock après une purge des mouvements de stock.
Le traitement d'épuration des pièces de stock supprime d'abord les lignes qui n'ont plus de détails d'opérations rattachés et dont les mouvements de stock ont été déjà purgés.
Les pièces sont supprimées uniquement quand toutes les lignes peuvent être purgées.
Les pièces concernées par le traitement de purge des pièces de stock sont :
- les entrées et sorties diverses,
- les ordres d'assemblage,
- les transferts inter/intra-dépôt,
- les pièces d'inventaire.
Le traitement d'épuration des pièces de stock peut être exécuté en même temps que le traitement d'épuration des mouvements de stock ou de manière indépendante.
La date d'épuration des pièces de stock doit être inférieure ou égale à la dernière date d'épuration des mouvements de stock.
Purge des pièces commerciales
L'objectif de la purge des pièces commerciales est de supprimer les pièces suivantes :
- factures et factures d'avoir achat et ventes,
- bons de réception, bons de livraison, bons de retour achat et vente,
- factures d'acompte,
- commandes d'achat et de vente,
- devis,
- contrats d'abonnement achat et vente,
La purge de pièces commerciales doit être précédée par le traitement de purge des mouvements de stock.
Le traitement d'épuration des pièces commerciales peut être exécuté en même temps que les traitements d'épuration des mouvements de stock et/ou épuration des pièces de stock ou de manière indépendante.
La date d'épuration des pièces commerciales doit être inférieure ou égale à la dernière date d'épuration des mouvements de stock.
Les détails de livraison qui n'ont plus de détails d'opérations rattachés et dont les mouvements de stock ont été déjà purgés sont épurés dans un premier temps. Les lignes de pièces sont épurées ensuite.
Les pièces sont épurées uniquement quand toutes les lignes ont été purgées.
- Les détails d'opération des articles suivis en stock et des produits non suivis en stock (articles non suivis en stock, prestations, frais facturables, commentaires) sont supprimés par le traitement de purge des mouvements de stock.
Peuvent être purgées les lignes de factures d'avoir comptabilisées et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge. :
- non rapprochées (avoir pour retour et/ou financier),
- les avoirs financiers rapprochés d'une facture,
- les avoirs pour retour rapprochés d'un bon de retour dont tous les détails livraison ont été épurés.
Une ligne d'avoir financier peut être épurée sans que la ligne de facture rapprochée soit épurée.
Exemple : une ligne de facture de vente dont le détail de livraison ne peut pas être purgé et qui a un avoir financier rapproché l'avoir financier est épuré mais la ligne de facture reste.
Un avoir pour retour peut être épuré uniquement si le bon de retour d'origine est purgé.
Purge des factures d'achat et de vente
Peuvent être purgées, toutes les lignes des factures comptabilisés et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge :
- factures d'achat non rapprochées,
- factures d'achat et de vente rapprochées dont tous les détails livraison ont été purgés,
Une facture non comptabilisée rapprochée d'une commande qui est épurée continue à exister et le lien avec la commande est coupée.
Une facture comptabilisée et rapprochée est épurée uniquement si le détail de livraison d'origine est purgé.
Une ligne de facture qui a généré un avoir financier ne peut pas être épurée tant que l'avoir financier n'est pas épuré.
Exemple
Facture au 30.12.2010, ligne d'avoir rapproché au 03.01.2011, les deux sont comptabilisées :
Purge au 31.12.2010 la ligne de facture reste car la ligne d'avoir n'a pas été épurée.
Purge au 31.01.2011 la ligne de facture et la ligne d'avoir financier sont épurées
Purge des bons de livraison et bons de réception
Sont épurées les lignes de livraison ayant une date de réception/livraison inférieure ou égale à la date d'épuration et dont tous les détails opération ont été purgés.
Un bon d'échange peut être épuré sans que le bon de retour d'origine soit purgé.
Un échange d'achat non réceptionné (entrée prévisionnelle) n'est pas épuré (car le mouvement de stock n'est pas physique).
Les surplus de réception avec une date pièce inférieure ou égale à la date de purge sont épurés (car ils n'ont pas de détails d'opération).
Purge de bons de retour achat et vente
Sont épurées les lignes de retour ayant une date de réception/livraison inférieure ou égale à la date d'épuration et dont tous les détails d'opération ont été purgés.
Exemple :
Entrée de 10 pièces au 20.12.2012, commande de vente et bon de livraison de 10 pièces le 28.12.2012 qui alloue l'entrée de 10 pièces ; bon de retour de 3 pièces le 02.01.2013.
Purge au 31.12.2012:
-le détail livraison sur la commande de vente est épuré,
-la ligne de commande reste car le bon de retour est lié à la commande,
-le bon de livraison est épuré,
-le bon de retour n'est pas épuré car le détail d'opération n'a pas été supprimé.
Purge des acomptes achat et vente
Tous les acomptes d'achat et de vente valides et comptabilisés ou les acomptes supprimés et ayant une date inférieure ou égale à la date de purge sont épurés.
Purge des commandes achat et vente
Sont épurés les détails de livraison dont la date réelle de réception/livraison est inférieure ou égale à la date de purge :
- les commandes d'achat et de ventes non confirmées (quel que soit le type de produit),
- les commandes de vente bloquées (quel que soit le type de produit),
- les détails de livraison des lignes de commandes annulées (quel que soit le type de produit),
- les détails de livraison et les lignes de commandes non livrées (en livraison différé) des produits autres que les articles suivis en stock (articles non suivis en stock, prestations, frais facturables, commentaires) car ils n'ont pas d'incidence sur le stock,
- les détails de livraison des lignes de commandes livrées dont tous les détails opérations ont été purgés (quel que soit le type de produit).
Commande de vente à la date de 20/12/2012 avec deux lignes :
-une ligne L1 d'un article non suivi en stock, non livré
-une ligne L2 d'un article suivi en stock, livré au 29/12/2012 (la sortie alloue une entrée et les détails d'opération peuvent être supprimés).
Purge au 21/12/2012 L1 est épurée car son détail de livraison et le détail d'opération peuvent être épurés et L2 n'est pas épurée car la date réelle de livraison est supérieure à la date de purge (le détail de livraison et le détail d'opération ne sont pas épurés).
Purge au 30/12/2012 les deux lignes sont épurées ainsi que la commande.
Une commande ayant des acomptes à une date supérieure à la date d'épuration ou des acomptes non comptabilisés, ne peut pas être épurée car l'acompte ne peut pas exister tout seul. Seules les lignes de commande sont épurées lorsque les conditions d'épuration des détails de livraison sont remplies mais la commande reste tant qu'un acompte lui est lié.
Une ligne de commande qui a donné lieu à des incidents de livraison non épurés ne peut pas être purgée.
Purge des devis
Sont épurés :
- les devis non confirmés,
- les devis confirmés refusés ou non statués (car il n'y a aucun lien avec une commande),
- les devis acceptés dont tous les lignes de commande issues de devis ont été purgées.
Purge des contrats d'abonnement
Sont purgés uniquement les contrats d'abonnement résiliés dont la date de résiliation est inférieure ou égale à la date de purge.
Avertissement
Cette fenêtre vous permet de visualiser les détails livraison livrables et non facturésayant une date inférieure ou égale à la date d'épuration des mouvements de stock.
L'épuration de ces mouvements peut avoir un impact sur l'encours commercial. En cas de purge des lignes de commandes livrées et non facturées, dans le détail de l'encours commercial, le montant des commandes est diminué mais le montant de factures reste inchangé (car la commande n'avait pas été facturée).
Il est donc préférable de facturer les détails de livraisons correspondants.
Rapport du traitement
Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme, et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus.
Composition de la fenêtre
Présentation
Champs
Détail de la page : Page d'accueil
Présentation
Champs
Détail de la page : Traitements à exécuter
Présentation
Champs
Détail de la grille |
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Dernière date d'épuration |
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Il s'agit de la date jusqu'à laquelle la précédente épuration a été réalisée. |
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Présentation
Champs
Détail de la grille |
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Date réelle |
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date realisation |
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Commande |
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vue ligne detail BL |
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Présentation
Champs
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