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Rapprochement des factures avec les engagements
Contexte d'utilisation
Cette fonction est accessible soit depuis la commande Etats des factures non rapprochées / Rapprocher des engagements du menu Engagement , soit depuis le menu contextuel des lignes de facture de la commande Saisie des factures ou Saisie des factures d'avoir du sous- menu Achat / Facturation .
Lors de la génération des factures d'achat, l'application rapproche la ligne de facture du détail d'engagement afin de désengager le montant engagé lorsque la facture sera comptabilisée. Ce rapprochement est réalisé automatiquement lorsque la facture concerne une commande d'achat issue d'une proposition d'achat qui ne contient qu'un seul détail d'engagement. Dans le cas contraire l'utilisateur doit réaliser ce rapprochement manuellement afin d'indiquer le montant facturé par détail d'engagement.
Cette fonctionnalité permet donc le rapprochement manuel des engagements correspondants à une ligne de facture. L'assistant présente 3 pages :
Cette page permet d'opérer une sélection des détails d'engagement, sur des critères tels que :
Sélection des mouvements
Cliquez sur le bouton Actualiser pour afficher la liste des détails d'engagement issus de la sélection précédente.
Si la ligne de facture est rapprochée d'une ligne de commande, l'assistant n'affiche que les détails d'engagement liés à la ligne de commande, sinon l'application affiche tous les détails d'engagements non refusés dont le niveau d'engagement est « Engagé », en tenant compte des critères de sélection.
Par défaut, seuls les détails d'engagement non soldés sont proposés, mais l'option Inclure les engagements soldés , lorsqu'elle est cochée sur la page des critères de sélection, permet de rapprocher des détails d'engagement déjà soldés.
Dans la liste des détails d'engagement, cochez les détails d'engagement et indiquez le montant facturé pour chaque engagement sélectionné : l'application calcule le montant à désengager à hauteur du montant facturé si celui-ci est inférieur au montant engagé ou à hauteur du montant engagé si celui-ci est inférieur au montant facturé.
L'application affiche, en bas de la fenêtre, le montant de la ligne de facture, le montant des engagements déjà rapprochés et le montant restant à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement de rapprochement.
Rapport de traitement
Cette page affiche le compte rendu du traitement avec ses erreurs éventuelles.
Solder l'engagement
Dans le cas où le montant facturé est inférieur au montant engagé, le détail d'engagement n'est pas totalement soldé. Si la facture couvre totalement l'engagement et qu'il n'y aura pas de nouvelle facture, le détail d'engagement doit être soldé à l'aide da la case à cocher Solder engagement de la liste des détails d'engagements : le montant restant à désengager passe alors à 0 sur le détail d'engagement.
Le menu Détail d'engagement , contextuel à la liste des détails d'engagement, permet d'ouvrir la fiche du détail d'engagement sélectionné.
Dans le dossier Divers des factures et factures d'avoir d'achat, l'information « Toutes les lignes de la facture d'engagement ont été rapprochées » indique si la totalité des lignes de facture ont été rapprochées. Si ce n'est pas le cas, la facture n'est pas comptabilisable.
La facture ou facture d'avoir ne pourra donc être comptabilisée que si l'ensemble de ses lignes sont rapprochées comme suit :
Lors de la génération des factures d'achat, l'application rapproche la ligne de facture du détail d'engagement afin de désengager le montant engagé lorsque la facture sera comptabilisée. Ce rapprochement est réalisé automatiquement lorsque la facture concerne une commande d'achat issue d'une proposition d'achat qui ne contient qu'un seul détail d'engagement. Dans le cas contraire l'utilisateur doit réaliser ce rapprochement manuellement afin d'indiquer le montant facturé par détail d'engagement.
Cette fonctionnalité permet donc le rapprochement manuel des engagements correspondants à une ligne de facture. L'assistant présente 3 pages :
- Critères de sélection principaux
- Sélection des mouvements
- Rapport de traitement
Cette page permet d'opérer une sélection des détails d'engagement, sur des critères tels que :
- une fourchette de numéros de demandes d'engagement,
- un ou plusieurs fournisseurs,
- une ou plusieurs natures budgétaires
- un ou plusieurs budgets
- un ou plusieurs postes budgétaires,
- un ou plusieurs services ou établissements,
- une ou plusieurs catégories de demandeur,
- un ou plusieurs services,
- un ou plusieurs établissements,
- un ou plusieurs responsables,
- une fourchette de dates de création et/ou de réalisation.
Sélection des mouvements
Cliquez sur le bouton Actualiser pour afficher la liste des détails d'engagement issus de la sélection précédente.
Si la ligne de facture est rapprochée d'une ligne de commande, l'assistant n'affiche que les détails d'engagement liés à la ligne de commande, sinon l'application affiche tous les détails d'engagements non refusés dont le niveau d'engagement est « Engagé », en tenant compte des critères de sélection.
Par défaut, seuls les détails d'engagement non soldés sont proposés, mais l'option Inclure les engagements soldés , lorsqu'elle est cochée sur la page des critères de sélection, permet de rapprocher des détails d'engagement déjà soldés.
Dans la liste des détails d'engagement, cochez les détails d'engagement et indiquez le montant facturé pour chaque engagement sélectionné : l'application calcule le montant à désengager à hauteur du montant facturé si celui-ci est inférieur au montant engagé ou à hauteur du montant engagé si celui-ci est inférieur au montant facturé.
L'application affiche, en bas de la fenêtre, le montant de la ligne de facture, le montant des engagements déjà rapprochés et le montant restant à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement de rapprochement.
Rapport de traitement
Cette page affiche le compte rendu du traitement avec ses erreurs éventuelles.
Solder l'engagement
Dans le cas où le montant facturé est inférieur au montant engagé, le détail d'engagement n'est pas totalement soldé. Si la facture couvre totalement l'engagement et qu'il n'y aura pas de nouvelle facture, le détail d'engagement doit être soldé à l'aide da la case à cocher Solder engagement de la liste des détails d'engagements : le montant restant à désengager passe alors à 0 sur le détail d'engagement.
Le menu Détail d'engagement , contextuel à la liste des détails d'engagement, permet d'ouvrir la fiche du détail d'engagement sélectionné.
Dans le dossier Divers des factures et factures d'avoir d'achat, l'information « Toutes les lignes de la facture d'engagement ont été rapprochées » indique si la totalité des lignes de facture ont été rapprochées. Si ce n'est pas le cas, la facture n'est pas comptabilisable.
La facture ou facture d'avoir ne pourra donc être comptabilisée que si l'ensemble de ses lignes sont rapprochées comme suit :
- Lorsque la ligne de facture est rapprochée d'une ligne de commande issue d'une proposition d'achat de nature "Engagementla ligne de facturedoit êtrerapprochée d'un détail d'engagement ;
- Lorsque la ligne de facture concerne unproduit qui nécessite un engagement pour être acheté,celle-ci doit obligatoirement être rapprochée soit d'une commande sur budget, soit d'un détail d'engagement.
- Si la ligne de facture ne concerne pas un produit nécessitant un engagementpour être acheté, celle-ci peut ne pas êtrerapprochée d'une commandeoud'un détail d'engagement
Composition de la fenêtre
Présentation
Champs
Détail de la page : Page d'accueil
Présentation
Champs
Détail de la page : Critères de sélection principaux
Présentation
Champs
Critères principaux |
Détail de la page : Sélection des engagements
Présentation
Champs
Détail de la grille |
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N° de demande |
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Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce nb est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements. |
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Service |
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Le code permet d'identifier de manière unique un service.Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements. |
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Budget |
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Un budget identifie les couples périmètre budgétaire et axe budgétaire pour lesquels est établi un budget. |
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Poste budgétaire |
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Identifie le poste de façon unique. |
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Nature budgétaire |
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Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire. |
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Produit |
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Ce code permet d'identifier si nécessaire une référence différente en achat et en vente. |
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Libellé |
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La description permet de renseigner un libellé explicite pour le produit commercial.Ce libellé sera repris sur vos documents commerciaux (sauf cas d'application d'une désignation en langue étrangère). |
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Ets |
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Le code permet d'identifier de manière unique un site.Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites.Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers. |
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Demandeur |
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Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. |
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Montant net de la ligne de facture : |
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Cette zone représente le montant net HT de la ligne produit dans la devise de transaction.Le montant net HT est le produit du prix net HT par la quantité négociée. |
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Détail de la page : Rapport du traitement
Présentation
Champs
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