Cet écran permet la création, la modification et la suppression des demandes d'engagement créées dans l'application.
Elle est lancée par la fonction Engagements / Saisie des demandes d'engagement .
La demande d'engagement permet de gérer des validations préalables à l'achat (validation responsable, validation budgétaire, validation achat?). Dans le cadre d'un workflow ces demandes peuvent être créées automatiquement.
Unedemande d'engagement est l'acte initial qui va permettre d'initier un cycle de réalisation et de suivi de réalisation de cette demande d'engagement à l'aide des détails de demandes d'engagement qui seront ultérieurement liées à cette demande.
Cette étape permet d'indiquer de manière globalele contenu de la demande, sans en définir les propriétés exactes.
E xemple :
Achat d'unserveur pour test client léger.
Création d'une demande d'engagement
Activez la commande Nouveau du menu Demande d'engagement .
La demande d'engagement est composéede quatre dossiers :

• Général
  

Les zones suivantes sont à renseigner :

• Un numéro de demande renseigné automatiquement par le compteur des demandes d'engagements.
  
• Un libellé obligatoire permettant de décrire succinctement la demande et un commentaire permettant une description plus précise.
  
• Des dates de création et de réalisation prévisionnelles,qui initialiseront les dates des détails d'engagement,
  
• Un montant prévu correspondant à la somme des montants prévus des détails d'engagements liés.
  
• Un demandeur qui initie la demande,
  
• Un service et un établissement renseignés d'après l'utilisateur initiant la demande,
  
• Un responsable de l'achat renseigné automatiquement d'après le responsable du service,
  
• Un statut de validation : « A traiter » « Acceptée », « Refusée » renseigné à l'aide de la fiche contact du demandeur « A traiter » ou « Acceptée ». Le statut « Refusé » ne peut s'appliquerqu'aux demandes d'engagement n'ayant pas de détails saisis.
  
• Une date de refus, un commentaire de refus, si le responsable a refusé la demande,
  
• Un statut indiquant si la demande est clôturée. Dans ce cas, elle ne peut plus être modifiée ni associée à de nouveaux détails d'engagement.Une demande ne peut être clôturée que si tous ses détails d'engagement sont soldés et que leur circuit est terminéouqui n'a pas de circuit associé ou le détail engagement doit être refusé.
  

Lorsque la demande d'engagement est acceptée, l'utilisateur peut alors passer à l'étape suivante qui consiste à saisir la liste des détails de demande d'engagements permettant de détailler cette demande.

• Détails
  

Accessible aux demandes d'engagement « Acceptée », cet écran permet la création, la modification et la suppression des détails d'engagement. Les détails d'engagements créés sont listés dans cet écran.
Pour saisir les détails d'engagement :

• dans la partie Liste des détails d'engagement , cliquer sur [Ajouter] ,
  une ligne vierge s'affiche dans la liste.
  
• Renseigner directement les différentes zones de cette ligne.
  

Remarque : dès l'affichage de la ligne vierge, il est possible de cliquer sur [Détail] pour afficher la fenêtre Détail d'une demande d'engagement . Les informations saisies dans cette fenêtre sont reprises dans chaque zone de la ligne.
Voir      Pour plus d'informations sur cette étape, voir la fenêtre Détail d'une demande d'engagement .

• Refus
  

Pour les demandes d'engagement dont le statut est « Refusé », sélection faite sur le dossier général, l'écran indique l'utilisateur à l'origine de ce refus, la date à laquelle il a effectué ce refus et autorise la saisie d'un commentaire.

• Commentaire
  

Cette zone permet de décrire littéralement le contenu de la demande d'engagement, elle peut être renseignée par le contenu de l'e-mail initiant la demande d'engagement.
Le menu Impression permet une édition par fiche de chaque demande d'engagement.
Une édition en liste est disponible depuis l'écran de consultation des demandes d'engagement.