(Sage FRP 1000 Suite Financière) Menu Comptabilité >  Générale >  Saisie des écritures en simulation >  Saisie directe  

Saisie directe

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet l'enregistrement direct des écritures comptables.

 Avant de saisir les écritures

Avant de lancer cette fonction, il est nécessaire d'effectuer tous les paramétrages généraux et comptables :
  • Paramètres / Société,
  • Paramètres / Généraux,
  • Paramètres / Comptabilité générale,
  • Paramètres / Compteurs,
  • Générale / Comptes généraux,
  • Auxiliaire / Tiers,
  • Auxiliaire / Tiers Client,
  • Auxiliaire / Tiers Fournisseur,
  • Auxiliaire / Tiers Salarié,
  • Auxiliaire / Tiers Divers.
Deux types d'écritures

Il existe deux types d'écritures.

 Ecritures de brouillard

Les écritures de brouillard sont saisies par rapport aux pièces justificatives (factures, avoirs, règlements?).
 Exemples :
 Enregistrement des règlements clients,
Enregistrement des déclarations de TVA.
Les écritures de brouillard peuvent être modifiées ou supprimées. Une fois qu'elles sont passées en historique (Générale / Mise en historique), vous ne pouvez ni les modifier ni les supprimer.

Ecritures de simulation

Les écritures de simulation permettent d'élaborer une situation donnée.
 Exemples :
 Simulation d'une clôture trimestrielle faisant apparaître les variations et les dépréciations de stocks.
Simulation d'une clôture semestrielle faisant apparaître les écarts de change des dettes et créances en devises étrangères.
Les écritures de simulation peuvent être modifiées ou supprimées. Les écritures de simulation doivent être passées en écritures de brouillard avant d'être mises en historique : il est impossible de passer directement des écritures de simulation à l'historique.

Enregistrement des écritures par saisie directe

La saisie directe des écritures vous permet de passer les écritures sans créer, au préalable, un nouveau lot.
La saisie d'écritures s'effectue en trois temps :
  • sélection du lot : vous devez sélectionner le lot (numéro du lot, date de saisie, type de lot) dans lequel vous voulez enregistrer les pièces,
  • Selon les paramétrages effectués dans l'onglet Options des Paramètres comptables (Paramètres / Comptabilité Générale / Paramètres comptables), vous pourrez saisir ou non dans un lot existant.
  • paramétrage des informations sur les pièces : Vous pouvez enregistrer des informations (numéro de pièce, numéro d'écriture, date d'échéances, montant TVA) sur les pièces,
  • saisie des écritures de la pièce : cette zone permet de saisir les écritures.

     Fonctions disponibles dans la fenêtre de Saisie directe des écritures

    Ces fonctions sont accessibles par les boutons de la fenêtre de saisie des écritures.
     Zone Liste des écritures

    Ce bouton permet de régénérer une ligne de contrepartie automatique, si cette ligne a été antérieurement supprimée.
    Ce bouton permet de recalculer la TVA en fonction des paramètres définis dans les profils de TVA.
    Ce bouton permet d'affecter le solde sur la ligne de l'écriture sélectionnée. Ce bouton peut être utilisé lors de la saisie d'écritures d'opérations diverses ou lors d'une modification.

    Concernant la saisie des ventilations analytiques et la saisie des échéances, la présentation des colonnes varie en fonction du choix ou non des options Saisie simplifiée de l'analytique et Saisie simplifiée des échéances dans Paramétrage / Comptabilité générale / Paramètres comptables / Options.

    Saisie des échéances
    • Si l'option Saisie simplifiée des échéances est décochée, les colonnes s'affichent sous la forme suivante :
    placé dans la colonne Ech? de la grille, ce bouton ouvre la fenêtre « Saisie de l'échéancement ». Vous pouvez y fractionner le règlement du montant de la facture.
    Une fois, la fenêtre précédente validée, la première date d'échéance saisie s'affiche dans la colonne Echéance .
    • Si l'option Saisie simplifiée des échéances est cochée, les colonnes sont les suivantes :
    Il est possible de saisir directement la date d'échéance dans la colonne Date d'échéance , le mode de règlement est alors directement affiché si celui-ci est renseigné dans la fiche Tiers.
    Le mode de règlement proposé par défaut correspond :
    au mode de règlement privilégié du tiers, relatif au type de règlement du type de pièce dans le cas d'un rôle tiers sur l'écriture,
    - au mode de règlement renseigné sur le compte général s'il s'agit d'un compte lettrable non collectif.
    Ce mode de règlement est modifiable. Si vous souhaitez rajouter des échéances, la fenêtre « Saisie de l'échéancement » est accessible par le menu contextuel.
    Si aucune date d'échéance n'est renseignée, le mode d'échéancement du tiers est alors automatiquement appliqué.
    Dans le cas d'une saisie multi-échéances, la colonne Date d'échéance affiche la première échéance saisie.
    La saisie simplifiée des échéances peut être activée soit globalement pour l'ensemble des utilisateurs (option dans les paramètres comptables), soit par utilisateur (option dans les contacts établissements).

    		Il n'est pas possible de générer des échéances lors de la saisie des écritures de retraitement.
     CVoir     Pour plus d'informations concernant ce dernier point, consultez le paragraphe « Gestion des normes comptables ».
    Saisie des ventilations analytiques
    • Si l'option Saisie simplifiée de l'analytique est décochée, la colonne Ana? s'affiche :
    placé dans la colonne Ana? de la grille, ce bouton ouvre la fenêtre « Ventilation analytique ». Vous pouvez, dans cette fenêtre, ventiler les pièces analytiques.
    • Si l'option Saisie simplifiée de l'analytique est cochée, la colonne Section Analytique s'affiche :
    placé dans la colonne Section Analytique de la grille, ce bouton ouvre la fenêtre « Saisie analytique simplifiée ». Deux cas de figure sont possibles :
    • Si un modèle de ventilation a été défini : l'éclatement est appliqué automatiquement. Le code section est modifiable, le montant est modifiable uniquement si l'axe n'est pas ventilable à 100 %.
    • Si aucun modèle de ventilation n'a été défini : l'application crée une ligne par axe en activité du montant de l'écriture générale. Il suffit de saisir directement pour chaque ligne le code de la section analytique.
    La colonne Section Analytique affiche le code de la section analytique uniquement dans le cas d'une ventilation mono-axe et mono-section.
    La colonne affiche la mention `A ventiler'si la ventilation est mono-axe, et si le code section n'est pas renseigné ou si la ventilation n'est pas égale à 100% (pour les axes ventilables à 100% uniquement)
    Si la ventilation est mono-axe mais multi-section, la colonne affiche la mention `Ventilées'.
    Si la ventilation est multi-axes, la colonne n'affiche rien.
    Pour pouvoir créer de nouvelles écritures analytiques, il est nécessaire d'ouvrir la fenêtre « Ventilation analytique accessible par le menu contextuel.
            
    La saisie simplifiée de l'analytique peut être activée soit globalement pour l'ensemble des utilisateurs (option dans les paramètres comptables), soit par utilisateur (option dans les contacts établissements).

    Saisie des détails d'écriture
     placé dans la colonne Détail de la grille, ce bouton ouvre la fenêtre « Saisie des détails de l'écriture comptable ».
    L'accès à la saisie des détails d'écriture n'est possible que si l'écriture possède au moins un détail d'écriture ou lorsque le compte gère les détails d'écriture et que l'option « Détail possible » est activée sur l'écriture.
    Lorsque l'écriture concerne un compte d'immobilisation (onglet « Comptabilisation immobilisations » du compte général), qu'il s'agit d'une écriture réelle, que l'application Sage 1000 FRP Immobilisations est présente, et que l'écriture est détaillée (option « Détail possible » activée), un détail d'écriture du montant de l'écriture est alors créé automatiquement.
    Le fait de décocher l'option « Détail possible » sur une écriture a pour effet de supprimer les détails d'écriture qui lui sont éventuellement rattachés.

    Barre de navigation de la fenêtre

    Ce bouton ouvre la fenêtre « Lancement de l'édition des lots ». Vous pouvez dans cette fenêtre éditer le Brouillard regroupant le détail des écritures passées sur les lots.
    Ce bouton ouvre la fenêtre « Interrogation d'un compte général ». Vous pouvez dans cette fenêtre, connaître exactement la situation de chacun des comptes généraux.
    Voir la fonction Générale / Interrogation de compte

    A propos des flux intra-groupe

    Notez que si le tiers mouvementé est un tiers société (il s'agit d'une société d'un groupe), ou si le compte mouvementé est un compte non collectif associé à une société, le code du tiers société est automatiquement repris sur la pièce (dans la zone « Société ») dès lors que le type de pièce gère le suivi des flux intra-groupe. Les flux intra-groupes sont ainsi facilement identifiés.
    Il est toujours possible de supprimer le code du tiers société dans la zone « Société » sur la pièce. La pièce ne sera alors pas considérée comme un flux intra-groupe.

     Gestion des normes comptables
    Vous avez la possibilité, que ce soit pour la saisie des écritures en brouillard ou en simulation, de différencier la saisie d'écritures courantes (écritures d'exploitation) de la saisie d'écritures de fin de période (écritures de retraitement).

     Sous menu Exploitation
     Les lots créés à partir de ce sous-menu appartiendront à la catégorie Exploitation. La norme comptable de toutes les pièces créées sera Exploitation.
    Sous menu Retraitement
     Les lots créés à partir de ce sous-menu appartiendront à la catégorie Retraitement. Choisissez dans la zone Norme comptable de la section Informations pièces , la norme que devra adopter la pièce créée.
    Les écritures de retraitement ne sont pas lettrables (puisqu'il n'est pas possible de générer des échéances).
    De même, les écritures de retraitement ne sont pas pointables ou rapprochables.




    • Composition de la fenêtre

    Présentation


    Champs

    N° de lot :

    Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système.C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation.

    Catégorie lot :

    Il existe deux catégories de lot :- Exploitation : pour les lots contenant des pièces d'exploitation comme des écritures d'achat ou de vente par exemple.- Retraitement : pour les lots contenant des pièces de nature nationale ou IAS / IFRS correspondant à des écritures de fin de période comme les amortissements par exemple.Cet attribut a pour but de ne pas mélanger les pièces selon le mode de saisie utilisé(Exploitation ou Retraitement).

    Type de lot :

    Le type de lot peut prendre deux valeurs distinctes - Réel ou Simulation - afin de permettre de distinguer leurs cumuls par comptes, établissement, devise, ou journal.Les lots de type "Simulation" sont des lots permettant de passer des écritures lors des phases de clôture ou d'inventaire afin d'isoler celles-ci dans les états comptables. Les lots de "Simulation" pourront être transformés en lots de type "Réel" par un traitement.

    Date de saisie :

    La date de saisie du lot est la date de création du lot. Cette date est purement indicative, à défaut c'est la date système mais l'utilisateur a la possibilité de la modifier.

    Opérateur :

    L'opérateur correspond à l'utilisateur qui a créé le lot de saisie. Il est défini par le login de connexion qui est paramétré dans les contacts établissement.

    N° de pièce

    Le numéro de piéce est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur rattaché au journal saisi sur la pièce.Il est possible de paramétrer un contrôle des doublons de numéros de pièce par journal dans les paramètres comptables, onglet Options.

    N° d'écriture

    Le numéro d'écriture est l'identifiant unique pour une écriture.

    Montant TVA

    Ce champ pour une ecriture sur un compte de HT indique le montant de la TVA affectée.Le montant est calculé en fonction du taux et peut être ajusté lors de la mise à jour si le montant de l'écriture de TVA ne correspond pas à la somme des montant TVA de chaque ligne de HT. Ce montant exprimé en monnaie de tenue de compte est signé en fonction du sens de l'écriture.

    Date d'échéance

    Cette information représente la date d'échéance la plus ancienne des dates d'échéances non lettrées (ou dont le lettrage n'est pas équilibré) parmi les échéances associées à l'écriture.La date d'échéance est déterminée grâce au modèle d'échéancement du tiers qui fait référence à une (ou plusieurs) conditions de règlement. Elle est calculée par rapport à la date de référence.

    Libellés

    Description

    Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte.

    Compte tiers

    Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au tiers.

    Cumuls des pièces saisies

    Solde en tenue de compte

    Cette zone correspond au solde de la pièce en devise de tenue de compte.

    Total crédit en tenue de compte

    Montant total des écritures au crédit en devise de tenue de compte.

    Total débit en tenue de compte

    Montant total des écritures au débit en devise de tenue de compte.

    Total débit en devise

    Montant total des écritures au débit en devise de transaction.

    Total crédit en devise

    Montant total des écritures au crédit en devise de transaction.

    Solde en devise

    Cette zone correspond au solde de la pièce en devise de transaction.

    Base HT origine

    Si la ligne d'écriture a un coefficient de déduction et si l'utilisateur saisit directement le montant HT rectifié, l'application calcule automatiquement la base HTorigine. Le montant HT rectifié correspond au montant HT auquel a été ajouté la différence entre le montant de TVA (HT * taux de TVA) et le montant de TVA calculé avec coefficient de déduction (HT * taux de TVA * coefficient de déduction).

    Détail de la grille

    Pièce confirmée

    Cette information est utilisée dans le cardre de la validation "Bon à payer" des pièces comptables. Elle indique si la pièce est confirmée ou non.La confirmation des pièces comptables concerne uniquement les pièces dont le type de lot est a Réel b : les écritures de simulation sont confirmées par défaut. La confirmation est facultative sur paramétrage (cf. supra). Le BAP des pièces comptables issues de la comptabilisation de factures issues du module Logistique istribution est géré au niveau de ce module. La confirmation d'une pièce comptable affecte sur celle-ci la règle de validation conformément au paramétrage adopté. Elle positionne également la pièce comptable à la première étape de son circuit i.e. à l'étape initiale.En l'absence de règles de validation (notamment du fait d'un paramétrage non obligatoire (cf. supra), la confirmation rend la pièce comptable bonne à payer.Les pièces confirmées qui n'ont aucune règle de validation restent modifiables et supprimables.Il est possible d'invalider la confirmation d'une pièce comptable dans les 2 cas suivants :- soit lorsqu'elle n'est pas validée ( i.e. bonne à payer) et qu'aucune règle de validation ne lui a été affectée,- soit lorsqu'elle est à l'état initial Le fait de déconfirmer une pièce comptable ayant une règle de validation aura pour effet de la rendre à nouveau modifiable et de supprimer l'affectation de cette règle de validation sur la pièce.La déconfirmation s'effectue en décochant le statut confirmé de la pièce.

    Pièce BAP

    Cette information indique que la pièce est bonne à payer (BAP) et qu'elle peut donc faire l'objet d'un règlement.Pour les factures fournisseurs issues de la dématérialisation, cette information doit être transmise à la plateforme EDI.Dans le cadre de la gestion de circuits de validation des pièces comptables, cette information est mise à jour lorsque la pièce atteint la dernière étape de son circuit. La pièce comptable devient dès lors non modifiable. Lorsque le BAP ne sera pas géré sur le type de pièce, la pièce est immédiatement considérée comme bonne à payer est rester modifiable.Une option a Autorisé à modifier le statut a Bon à payer b d'une facture b peut être paramétrée au niveau de l'interlocuteur société :- Si la case est cochée : l'interlocuteur société a la possibilité de valider la pièce comptable i.e. la rendre bonne à payer sans passer par le circuit de validation. La case à cocher BAP est accessible en écriture sur la pièce comptable.- Si la case est décochée : l'interlocuteur société ne pourra pas forcer le statut Bon à payer d'une pièce comptable.En décochant la case a BAP b au niveau de la pièce, il est possible de dévalider une pièce comptable. Ceci même si la pièce est confirmée. La pièce comptable se voit affecter l'étape initiale du circuit associé à la règle de validation existant sur la pièce. La zone a Règlement non autorisé b est alors cochée sur toutes les échéances de la pièce. Il n'est pas possible d'invalider une pièce lettrée ou ayant fait l'objet d'une déclaration de TVA. Les pièces comptables confirmées mais qui n'ont aucune règle de validation associées sont valides (information BAP cochée) dès l'enregistrement de la saisie.

    Date de pièce

    La date de la pièce détermine la période comptable et correspond à la date d'enregistrement.Un contrôle est effectué afin de vérifier que la date de pièce et la date des écritures composant la pièce appartiennent à la même période.

    Devise

    L'ensemble des écritures de la pièce ont leur montant exprimé dans la devise de la pièce.

    Cours

    Cet élément permet, après la saisie de la devise, de renseigner le cours qui sera imputé à l'ensemble des écritures créées sur la pièce. Cette information ne sera pas répercutée sur les écritures dans le cadre d'une modification.

    Etablissement

    L'établissement est un des critères constituant de la pièce.

    Journal

    Une pièce est caractérisée par un journal comptable.

    Type de pièce

    Le type de pièce permet de déterminer des informations par défaut de la pièce ainsi que les contrôles de cohérence pour le compte de contrepartie.

    Norme

    Il s'agit de la norme affectée à la pièce.Seule la norme Exploitation peut être affectée aux pièces saisies dans un lot de catégorie Exploitation.La norme Exploitation est interdite sur un lot de catégorie Retraitement.De plus la norme n'est pas modifiable, si la pièce a des écritures.

    Libellé pièce

    Le libellé de la pièce permet d'établir une correspondance avec un document papier, par exemple le numéro du document papier servant de support à la saisie (numéro de facture).Il est possible de mettre en place un libellé automatique. Celui ci se paramètre au niveau des types de pièce.

    Réf. pièce

    Cette zone permet d'établir une correspondance avec une autre pièce (exterieure au système), par exemple la référence de la commande pour une facture.

    Date Réf.

    La date de référence correspond à la date du document papier servant de support à la pièce.

    Date

    La date de l'écriture est commune à toutes les écritures d'une même pièce.Par défaut, la date d'écriture est la même que la date de la pièce, mais elle est modifiable par l'utilisateur.Un contrôle est effectué pour vérifier que la date d'écriture appartient à la même période que la date de la pièce.

    Compte Général

    Le compte général qualifie l'affectation comptable de l'écriture.Si dans l'onglet "Options" de l'écran des paramètres comptables, l'option "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" a été mis en place, seuls les comptes privilégiés définis dans le journal de la pièce seront visibles. Il est toutefois possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone "Compte Général" , désélectionner la fonction "Comptes privilégiés uniquement".

    Rôle Tiers

    Le rôle tiers reprend le rôle du tiers associé à l'écriture lorsque celle-ci porte sur un compte collectif. Le rôle du tiers peut être soit un client, un fournisseur, un salarié, ou un tiers divers : cela dépend du type de collectif associé au compte.

    Libellé écriture

    Il s'agit du libellé de l'écriture.

    Coef. de déduction

    Ecriture

    Débit TR

    Cette information reçoit le montant débit de l'écriture.La comptabilité en partie double nécessite d'inscrire les montants au débit et crédit des comptes concernés pour vérifier l'équilibre général de la comptabilité.

    Crédit TR

    Cette information reçoit le montant crédit de l'écriture.La comptabilité en partie double nécessite d'inscrire les montants au débit et crédit des comptes concernés pour vérifier l'équilibre général de la comptabilité.

    Date échéance

    La date d'échéance est la date à laquelle est prévu le recouvrement du montant.Elle est calculée par rapport au modèle d'échéancement du tiers, la base de calcul étant la date de référence. La date d'échéance est modifiable par l'utilisateur.Remarque : quand il s'agit d'un règlement, la date d'échéance est par défaut ègale à la date de référence. Elle est bien sûr modifiable par l'utilisateur.

    Mode de règlement éch.

    Cette information précise le mode de règlement de l'échéance .

    Ana...

    Ecriture

    DAS2

    Ecriture

    Quantité

    Une quantité peut être saisie au niveau de l'écriture de comptabilité générale à titre optionnel. Lorsqu'elle est renseignée, elle nécessite obligatoirement l'indication d'une unité.Cette quantité peut servir à renseigner une valeur non monétaire caractéristique d'un suivi particulier (unités téléphoniques, litres de carburant etc.)Du fait de son caractère optionnel en comptabilité générale, cette quantité n'est pas rattachée au compte général. Elle est indépendante de la comptabilité analytique.

    Détail possible

    Cette information indique que l'écriture peut avoir des détails d'écriture.

    Détail...

    Ecriture

    Profil TVA

    Le profil de TVA sert à déterminer le profil de TVA qui doit être appliqué à l'écriture pour la génération de TVA.Le profil TVA est présent sur les écritures dont le compte est de nature HT lors de la saisie de type de pièce facture.Cette information est aussi présente pour des écritures de nature de compte TTC si la TVA est gérée sur les encaissements.

    Affaire

    Permet de renseigner un code affaire sur l'écriture. L'affaire est obligatoire sur une écriture liée à un profil de TVA de type "Marge" avec l'option "Marge par affaire" activée.

    Mode de règlement

    Mode de règlement

    Débit en DC

    Cet attribut exprime le montant débiteur de l'écriture comptable dans la devise du compte bancaire.

    Crédit en DC

    Cet attribut exprime le montant créditeur de l'écriture comptable dans la devise du compte bancaire.

    Poste budgétaire

    Identifie le poste de façon unique.

    Assujettissement TVA

    Cette information précise à quel mode de TVA est assujettie la pièce : Taxable, Non taxable, Intracommunautaire, Export, Fictive, Autoliquidée.Cet attribut est saisissable sur les pièces ayant un type de pièce avec type échéance "Facture". A la création d'une pièce de type facture, la valeur par défaut de l'assujettissement TVA est Non Taxable.L'assujettissement TVA prend la valeur de l'assujettissement TVA associé au premier rôle tiers de la pièce. Cette valeur est modifiable par l'utilisateur qui aura le choix entre :- taxable- non taxable- intracommunautaire- export- fictive- autoliquidée