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Liste des engagements rapprochés

Contexte d'utilisation

Cette fenêtre est accessible à l'aide de la commande Engagements rapprochés du menu contextuel de la S aisie des facture s ou de la Saisie des factures d' avoir .
Cette fonction permet de lister les détails d'engagements qui ont été rapprochés de la ligne de facture sélectionnée. L'application indique en bas de la fenêtre le montant déjà rapproché et le montant restant à rapprocher.
Rappel :
  • Si un seul détail d'engagement est rattaché à la proposition d'achat dont est issue la ligne de commande rapprochée de la ligne de facture, le rapprochement entre la ligne de facture et le détail d'engagement est automatique.
  • Si cette proposition d'achat contient plusieurs détails d'engagements, le rapprochement doit se faire manuellement pour chacun d'eux, à l'aide de la commande Rapprocher des engagements du menucontextuel ou de la commande Etats des factures d'engagement non rapprochées du menu Engagement .
Pour chaque détail d'engagement, un menu contextuel donne l'accès à la fiche du détail d'engagement et à la commande Solder l'engagement, qui permet de désengager la totalité de l'engagement.
La facture ou facture d'avoir ne pourra être comptabilisée que si l'ensemble de ses lignes sont rapprochées comme suit :
  • Lorsque la ligne de facture est rapprochée d'une ligne de commande issue d'une proposition d'achat de nature "Engagement", la ligne de facture doit êtrerapprochée d'un détail d'engagement ;
  • Lorsque la ligne de facture concerne unproduit qui nécessite un engagement pour être acheté,celle-ci doit obligatoirement être rapprochée soit d'une commande sur budget, soit d'un détail d'engagement.
  • Si la ligne de facture ne concerne pas un produit nécessitant un engagementpour être acheté, celle-ci peut ne pas êtrerapprochée d'une commandeoud'un détail d'engagement





Composition de la fenêtre

Présentation


Champs

Liste des détails d'engagement

Détail de la grille

N° de demande

Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce nb est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements.

Date

Il s'agit de déterminer la date de réalisation prévue de l'engagement. Cette date correspond par défaut à la date de réalisation prévue de la demande d'engagement. Elle peut être modifiée tant que l'engagement n'est pas confirmé.Cette date détermine la période budgétaire à mettre à jour lorsque l'engagement aura un niveau d'engagement Pré-engagé et Engagé.

Libellé du détail engagement

Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement.

Montant facturé

Indique le montant facturé. Il s'agit du montant de la facture rapprochée de l'engagement. C'est ce montant qui alimentera le Réalisé budgétaire lors de la comptabilisation de la facture.

Montant désengagé

Indique le montant à désengager. Ce montant correspond par défaut au montant de la facture à hauteur du montant de l'engagement. Néanmoins, ce montant peut être supérieur au montant facturé dans le cas où l'engagement a été surestimé.Lorsqu'un engagement est soldé, le système renseigne le montant désengagé de la dernière facture liée à l'engagement.Dans le cas d'une facture d'avoir, le montant désengagé est à 0.

Montant d'engagement

Il s'agit d'une estimation de l'engagement. Ce montant sera comparé au budget restant lors du contrôle budgétaire.Quand un détail d'engagement est pré-engagé, ce montant impacte le cumul 'Pré-engagé' du poste budgétaire pour la période budgétaire concernée.Quand un détail d'engagement est engagé, ce montant impacte le cumul 'Engagé' du poste budgétaire pour la période budgétaire concernée.Ce montant peut-être exprimé en devise OUT. L'affectation de la règle de validation, le contrôle budgétaire, la mise à jour des cumuls budgétaires se feront d'après son équivalence en devise de tenue de compte.

Total désengagé

Indique la part désengagée dans le montant de l'engagement.

Soldé

Indique que l'engagement est soldé, c'est à dire totalement désengagé.

Nature budgétaire

Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire.

Budget

Un budget identifie les couples périmètre budgétaire et axe budgétaire pour lesquels est établi un budget.

Poste budgétaire

Identifie le poste de façon unique.

Service

Le code permet d'identifier de manière unique un service.Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements.

Désignation produit

Permet de renseigner une désignation pour le produit acheté. Cette zone est initialisée à la valeur de la désignation du produit acehté et peut être modifiée. Elle ne peut être saisissable que si le produit acheté est renseigné.Cette désignation sera reprise sur la proposition d'achat.