Cette fonction permet de générer les factures de vente afin qu'elles puissent être envoyées aux clients et transférées en comptabilité. Elle est lancée à partir :
de la fonction Ventes / Facturation / Génération des factures ,
de la commande Génération / Générer facture par assistant du menu Actions de la fenêtre de saisie des commandes de vente,
de la commande Générer facture du menu Actions ou du menu contextuel de la fenêtre Consultation des ventes ,
de la commande Générer facture du menu Actions ou du menu contextuel de la fenêtre Consultation des pièces de livraison .
Elle est la première fenêtre d'un assistant de génération de facture de vente et permet de sélectionner les lignes des commandes, des bons de préparation ou des bons de livraison clients dont les produits sont parvenus au stade de la facturation client. Voir Pour plus d'informations sur la saisie des bons de préparation et des bons de livraison, reportez-vous aux fonctions Ventes / Préparation/Livraison / Génération des bons de préparation et Ventes / Préparation/Livraison / Génération des bons de livraison .
Les fenêtres successives affichées par l'assistant sont les suivantes. Critères de sélection principaux Cette fenêtre sert à l'enregistrement des critères de sélection pour la génération des commandes client en facture. Lorsque cette fonction est lancée depuis le menu Actions d'une commande, le programme propose les informations concernant la commande.
Il existe un et logique entre toutes les zones de la fenêtre. Il est conseillé, en particulier pour les dates qui ne doivent pas servir de critère de sélection, de saisir des limites suffisamment larges pour qu'elles n'aient aucune influence indirecte sur les sélections. Si une zone n'est pas renseignée, elle n'est pas utilisée comme critère de sélection.
La case à cocher Tenir compte de la date de facturation permet de lancer le traitement en tenant compte ou non de la date de facturation présente sur les détails de livraison de la commande. La date de facturation correspond à la date à partir de laquelle la génération de facture peut avoir lieu.
Lors de la génération des factures, le programme peut appliquer un regroupement de pièces, c'est à dire regrouper plusieurs commandes ou bon de préparation/livraison d'un même client sur une même facture selon certaines conditions. Cette option de regroupement est définie dans la fiche client, dossier Facturation. La zone Regroupement des factures indique la manière dont le programme doit gérer ce regroupement. Quatre valeurs sont proposées :
Selon le paramétrage du client qui reprend le paramétrage effectué dans la zone Regroupement des factures dans Fichiers de base / Clients / Clients / sous-dossier Facturation.
Une facture par commande : le programme génère une nouvelle facture pour chaque commande traitée. Cette option permet de contredire le paramétrage indiqué dans la fiche client.
Une facture par bon de livraison : le programme génère une nouvelle facture pour chaque bon de préparation/livraison traité. La facture peut donc concerner plusieurs commandes si le bon de livraison regroupe lui-même plusieurs commandes. Cette option permet de contredire le paramétrage indiqué dans la fiche client.
Une facture groupée : le programme regroupe sous une même facture toutes les lignes traitées, qu'il s'agisse de commande ou de bon de préparation/livraison, à partir du moment qu'elles respectent les conditions de regroupement. Cette option permet de contredire le paramétrage indiqué dans la fiche client.
Les conditions de regroupement sont :
Client facturé
Client donneur d'ordre
Etablissement facturé
Etablissement receveur d'ordre
Devise
Cours de devise si celui-ci est négocié
Régime de TVA
Exonération de TVA
Exonération de Taxe
Echéancement
Cliquez sur le bouton :
Suivant pour passer au stade suivant (si cela est possible).
Précédent pour revenir au stade précédent (si cela est possible),
Exécuter pour lancer le traitement sans paramétrage des stades suivants,
Planifier pour exécuter les opérations de façon automatique à l'aide des paramétrages faits dans la fonction Outils / Automates de traitement .
Fermer pour quitter la fonction sans rien faire.
Critères de sélection complémentaires
Cette fenêtre offre des critères de sélection complémentaires et notamment l'origine qui permet de filtrer les contrats d'abonnement si leur origine les distinguent des commandes directes.
Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Sélection des mouvements Cette fenêtre affiche, en cliquant sur le bouton Actualiser , la liste des lignes de pièces sélectionnées en fonction des critères enregistrés précédemment.
Pour générer une facture, opérez comme suit :
Cliquez sur la case Sélection au début de la ligne de la pièce concernée. Si toutes les lignes doivent être traitées, cochez l'option Toutes les lignes au dessus de la grille. Aucune autre modification n'est possible à ce niveau.
Faites de même pour toutes les lignes concernées par la génération d'une facture.
Cliquez sur le bouton Exécuter .
Les pièces générées utiliseront le même incoterm que celui de la pièce client d'origine.
Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Rapport du traitement Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme, en particulier les numéros de factures générées, et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus pour générer les factures non générées.
Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Résultat : Liste des factures générées Le bouton Actualiser fait apparaître la liste des factures clients ayant été générées avec les références de la pièce correspondante.
Le bouton Détail [?] disposé sur la ligne permet d'ouvrir la facture pour la consulter et/ou l'imprimer.
Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.
Commandes comportant des lignes négatives
Si la commande transformée en facture comporte des lignes négatives, le programme ne générera de facture que si le total TTC est positif. La TVA et les taxes tiendront également compte des lignes négatives.
Si la ligne comportant un montant négatif est facturée seule, elle donnera lieu à la génération d'une facture d'avoir.
Composition de la fenêtre
Détail de la page : Page d'accueil
Détail de la page : Critères de sélection principaux
Critères principaux
Paramètre du traitement
Détail de la page : Critères de sélection complémentaires
Critères complémentaires
Détail de la page : Critères de sélection complémentaires
Contexte d'utilisation
Voir également les liens ci-dessous
