Liste des engagements rapprochés

Contexte d'utilisation

Cette fenêtre est accessible à l'aide de la commande Engagements rapp rochés du menu contextuel de la S aisie des facture s ou de la Saisie des factures d'avoir s .
Cette fonction permet de lister les détails d'engagementsqui ont été rapprochésde laligne de facture sélectionnée. L'application indique en bas de la fenêtre le montant déjà rapproché et le montant restant à rapprocher.
Rappel :

• Si un seul détail d'engagement est rattaché à la proposition d'achat dont est issue la ligne de commande rapprochée de la ligne de facture, le rapprochement entre la ligne de facture et le détail d'engagement est automatique.
  
• Si cette proposition d'achat contient plusieursdétails d'engagements, le rapprochement doit se faire manuellementpour chacun d'eux,à l'aide de la commande Rapprocher d es engagements dumenu contextuel ou de la commande Etats des factures d'engagement non rapprochées du menu Engagement .
  

Pour chaque détail d'engagement, un menu contextuel donnel'accès à la fiche du détail d'engagementet à la commande Solder l'engagement, qui permet de désengager la totalité de l'engagement.
La facture ou facture d'avoir ne pourra être comptabilisée que si l'ensemble de ses lignes sont rapprochées comme suit :
Lorsque la chaîne achat est utilisée

• Lorsque la ligne de facture est rapprochée d'une ligne de commande issue d'une proposition d'achat de nature "Engagement" ou lorsque le produit nécessite un engagement pour être acheté, la ligne de facture doit obligatoirement être rapprochée d'un détail d'engagement.
  
• Si la ligne de facture ne concerne pas un produit nécessitant un engagement pour être acheté, celle-ci doit obligatoirement être rapprochée d'une commande si elle n'est pas rapprochée d'un détail d'engagement
  

Lorsque la chaîne achat n'est pas utilisée

• Que le produit nécessite un engagement ou non pour être acheté, la ligne de facture doit obligatoirement être rapprochée d'un détail d'engagement lorsque la facture est typée engagement
  
  

Composition de la fenêtre Liste des détails d'engagement Détail de la grille N° de demande Identifie de manière unique une demande d'engagement. Ce n° est attribué automatiquement par le système en fonction du compteur associé aux demandes d'engagements. Date Il s'agit de déterminer la date de réalisation prévue de l'engagement. Cette date correspond par défaut à la date de réalisation prévue de la demande d'engagement. Elle peut être modifiée tant que l'engagement n'est pas confirmé. Cette date détermine la période budgétaire à mettre à jour lorsque l'engagement aura un niveau d'engagement Pré-engagé et Engagé. Libellé du détail engagement Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au détail d'engagement. Montant facturé Indique le montant facturé. Il s'agit du montant de la facture rapprochée de l'engagement. C'est ce montant qui alimentera le Réalisé budgétaire lors de la comptabilisation de la facture. Montant désengagé Indique le montant à désengager. Ce montant correspond par défaut au montant de la facture à hauteur du montant de l'engagement. Néanmoins, ce montant peut être supérieur au montant facturé dans le cas où l'engagement a été surestimé. Lorsqu'un engagement est soldé, le système renseigne le montant désengagé de la dernière facture liée à l'engagement. Dans le cas d'une facture d'avoir, le montant désengagé est à 0. Montant d'engagement Il s'agit d'une estimation de l'engagement. Ce montant sera comparé au budget restant lors du contrôle budgétaire. Quand un détail d'engagement est pré-engagé, ce montant impacte le cumul 'Pré-engagé' du poste budgétaire pour la période budgétaire concernée. Quand un détail d'engagement est engagé, ce montant impacte le cumul 'Engagé' du poste budgétaire pour la période budgétaire concernée. Ce montant peut-être exprimé en devise OUT. L'affectation de la règle de validation, le contrôle budgétaire, la mise à jour des cumuls budgétaires se feront d'après son équivalence en devise de tenue de compte. Total désengagé Indique la part désengagée dans le montant de l'engagement. Soldé Indique que l'engagement est soldé, c'est à dire totalement désengagé. Poste budgétaire Identifie le poste de façon unique. Service Le code permet d'identifier de manière unique un service. Cette notion est reprise dans la fiche des contacts établissements. Nature budgétaire Le code est l'identifiant unique d'une nature budgétaire. Désignation produit Permet de renseigner une désignation pour le produit acheté. Cette zone est initialisée à la valeur de la désignation du produit acehté et peut être modifiée. Elle ne peut être saisissable que si le produit acheté est renseigné. Cette désignation sera reprise sur la proposition d'achat.

Voir également les liens ci-dessous

Saisie des détails d'engagement

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