Gestion des retours sur achat avoirs et échanges

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet de gérer les articles retournés à leurs fournisseurs et de générer les pièces correspondantes. Elle est lancée à partir de la fonction Achats / Réception / Gestion des retours .
Il est nécessaire, pour gérer les retours, que les produits concernés aient fait l'objet de bons de réception. Il est également nécessaire que la catégorie de livraison affectée aux produits concernés mentionne un circuit de retour fournisseur. Dans le cas contraire, un message d'erreur apparaîtra et il sera impossible de gérer un retour.
Un retour de produit peut consister en :

• un retour de marchandise au fournisseur : cette opération s'accompagnera d'un bon de retour fournisseur et d'une facture d'avoir ;
  
• un échange de marchandise : cette opération s'accompagnera d'un bon de retour fournisseur et d'une livraison fournisseur qui sera ensuite transformée en réception pour marquer l'entrée des matériels en échange ;
  
• l'une ou l'autre des deux solutions ci-dessus : le fournisseur réserve sa décision : avoir ou échange. A réception de la décision du fournisseur, le retour sera traité par la fonction Achats / Réception / Gestion des retours en attente .
  

Les trois solutions peuvent être gérées par le programme.
Un dédommagement peut être consenti par le fournisseur sous la forme d'un avoir financier qui sera traité comme une facture d'avoir.
Le retour de produit peut être enregistré à n'importe quelle étape de réception immédiate à condition que la nature de sortie constatant ce retour autorise la sortie physique (case Autorise la sortie physique de marchandises non disponibles à la livraison cochée dans la fenêtre de la nature de sortie de stock).
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous aux fonctions des menus Paramètres / Circuits de réception et Circuits de livraison et en particulier les Catégories de livraison .
Pour enregistrer le retour d'un produit chez un fournisseur, il suffit d'afficher la ligne de réception de cet article et d'indiquer la quantité qui sera retournée. On doit aussi mentionner si la quantité retournée donnera lieu à facture d'avoir ou à échange standard de la part du fournisseur ou laisser cette opération en attente de décision, ou bien préciser qu'il n'y aura aucun retour de marchandise (cas des prestations, des frais facturables ou des produits non tenus en stock).
Un bon de retour fournisseur sera automatiquement généré. Il sera ensuite possible de générer une facture d'avoir en cas de remboursement par le fournisseur ou, en cas d'échange, une livraison fournisseur qui devra être réceptionnée au moment de la livraison effective. A leur tour, les étapes de réception des produits en échange devront évoluer comme pour une commande classique.
Cette fonction s'ouvre sur la première fenêtre d'un assistant Gestion des retours sur achat avoirs et échanges .
Critères de sélection principaux
Cette fenêtre permet d'enregistrer les critères qui permettront de sélectionner les produits retournés à leur fournisseur.
Deux zones, dont une doit être obligatoirement saisie, sont proposées :

• Receveur d'ordre : il s'agit du fournisseur auquel les produits sont retournés. Il est possible d'en sélectionner plusieurs.
  
• Produits achetés : plusieurs produits concernés par des retours peuvent être sélectionnés.
  

Lorsqu'une de ces zones a été renseignée, la saisie de l'autre devient facultative.
Une autre zone doit être obligatoirement remplie, celle concernant la date de génération de pièce. Elle est paramétrée par défaut sur la date du jour.
Cliquez sur le bouton :

• Suivant pour passer au stade suivant (si cela est possible).
  
• Précédent pour revenir au stade précédent (si cela est possible),
  
• Exécuter pour lancer le traitement sans paramétrage des stades suivants,
  
• Fermer pour quitter la fonction sans rien faire.
  

Critères de sélection complémentaires
Cette fenêtre permet d'enregistrer, si nécessaire, d'autres critères de sélection.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Sélection des mouvements
Cette fenêtre affiche la liste des lignes de pièces concernant tous les articles reçus en stock en fonction des critères de sélection.
Pour enregistrer un article retourné à son fournisseur, opérez comme suit :

• Cochez la case Sélection au début de chaque ligne concernant un ou des articles à retourner.
  
• Utilisez la touche TABULATION et renseignez la zone Quantité retournée avec le nombre d'articles rendus. La colonne Retours constatés précise le nombre d'articles déjà retournés.
  
• Renseignez une ou plusieurs des colonnes Dont en avoir , Dont en échange ou Quantité en attente avec les quantités faisant l'objet d'un avoir fournisseur ou d'un échange. La zone Quantité en attente permet d'enregistrer une quantité en attente de la décision du fournisseur : avoir ou échange. La fonction Achats / Réception / Gestion des incidents en attente permet de modifier ces quantités soit en avoir, soit en échange.
  
• Renseignez, dans la zone Retour sur étape , le circuit de sortie que doivent emprunter les produits rendus :
  
• Circuit des retours fournisseurs : (valeur par défaut) un bon de retour est généré et les produits se positionnent sur la première étape du circuit de retour fournisseur mentionné dans la catégorie de circuit affectée au produit (dans le volet Logistique de sa fiche). Les étapes successives du retour devront évoluer manuellement par les soins de l'opérateur.
  

Si le circuit ne se compose que d'une étape immédiate automatique, celle-ci est immédiatement réalisée.
Ce mode de retour ne peut pas être appliqué aux frais facturables.

• Aucun : c'est le cas des prestations, des frais facturables et des produits non tenus en stock. Un bon de retour est généré automatiquement mais aucun retour physique de produit n'est enregistré.
  
• Renseignez la colonne Motif incident avec l'un des motifs enregistrés dans la fonction Paramètres / Motifs d'incidents de livraison .
  
• Faites de même pour toutes les lignes concernées par des retours.
  
• Cliquez sur le bouton Exécuter .
  

Pour éviter tout message d'erreur, assurez-vous au préalable que le ou les articles concernés possèdent bien une catégorie de circuit dans laquelle le circuit En retour fournisseur a été renseigné.

Les pièces générées utiliseront le même incoterm que celui de la commande fournisseur d'origine. Des bons de retour sont créés même si les quantités sont notées en attente.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Le menu contextuel de cette page propose les fonctions suivantes :

• Bon de réception : ouvre le bon de réception correspondant à la ligne sélectionnée.
  
• Détail de n° de lot :ce bouton ouvre une fenêtre « Détail des n° de lot » lorsque le produit sélectionné est géré par numéro de lot en sortie ou en entrée et sortie.
  

Si le produit est géré en entrée et sortie, la fenêtre affiche la liste des numéros de lot réceptionnés, c'est-à-dire la liste des numéros de lot indiqués sur la ligne de réception à l'origine du retour. Aucune information n'est modifiable. Sur chaque ligne de numéro de lot, vous devez indiquer la quantité retournée. Après exécution du traitement, le bon de retour généré référencera les numéros de lot indiqués comme étant retournés pour la quantité saisie.
Si le produit est géré en sortie uniquement, la fenêtre ne présente aucun numéro de lot. Ceux-ci doivent être renseignés manuellement ou seront attribués automatiquement selon un compteur de numérotation.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe traitant des numéros de lot dans la saisie des bons de réception de la fonction Achats / Réception / Saisie des bons de réception .

• Détail de n° de série :ce bouton ouvre une fenêtre « Détail des n° de série » lorsque le produit sélectionné est géré par numéro de série en sortie ou en entrée et sortie.
  

Si le produit est géré en entrée et sortie, la fenêtre affiche la liste des numéros de série réceptionnés, c'est-à-dire la liste des numéros de série indiqués sur la ligne de réception à l'origine du retour. Aucune information n'est modifiable. Sur chaque ligne de numéro de série, une case à cocher vous permet d'indiquer le ou les numéros retournés. Après exécution du traitement, le bon de retour généré référencera les numéros de série indiqués comme étant retournés.
Si le produit est géré en sortie uniquement, la fenêtre ne présente aucun numéro de série. Ceux-ci doivent être renseignés manuellement ou seront attribués automatiquement selon un compteur de numérotation.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe traitant des numéros de série dans la saisie des bons de réception de la fonction Achats / Réception / Saisie des bons de réception .
Rapport du traitement
Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus pour générer le bon de retour si sa référence n'apparaît pas dans cette zone.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Résultat : Liste des pièces créées
Le bouton Actualiser complète la liste des lignes de retour ayant été générées avec les références de la pièce correspondante.
Le bouton Détail [?] disposé en début de ligne permet d'ouvrir cette pièce pour la consulter ou l'imprimer.
Les retours fournisseurs sont numérotés dans la série des bons de réception fournisseurs.
Dans le cas où un retour est mis en attente, il faudra utiliser la fonction Achats / Réception / Gestion des retours en attente pour préciser la suite donnée.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.

Composition de la fenêtre

Détail de la page : Page d'accueil

Détail de la page : Critères de sélection principaux Critères principaux Paramètre du traitement

Détail de la page : Critères de sélection complémentaires Critères complémentaires

Détail de la page : Sélection des mouvements Détail de la grille N° pièce réception NoPieceLivraison Fournisseur Fournisseur Produit Produit Désignation Désignation Suivi en série Est inv série Suivi en lot Est inv lot Adresse de livraison Adresse de livraison Quantité Quantité Retours constatés Retours constatés Quantité retournée La quantité retour représente la quantité retournée par le client (ou chez le fournisseur). Cette quantité peut faire l'objet soit d'un avoir, soit d'un échange à l'identique, soit d'une mise en attente en cas d'indécision sur la suite à donner au retour (Traitement ultérieur en avoir ou échangement cf. Gestion des retours en attente). Dont en avoir Cette quantité représente la quantité qui fera l'objet d'un avoir au client (ou de la part du fournisseur). Dont en échange Cette quantité représente la quantité qui fera l'objet d'un échange à l'identique au client (ou de la part du fournisseur). Un échange à l'identique consiste en l'échange d'un même produit. L'échange pour un produit différent doit donner lieu à un avoir et à une nouvelle pièce commerciale. Le fait de renseigner cette zone avec une valeur supérieure à zéro génère une livraison prévisionnelle. Quantité en attente Saisissez une quantité dans cette zone lorsque le traitement du retour en avoir ou en échange n'est pas clairement établi, soit du fait de l'indécision du client (en vente) soit du fait des capacités de livraison du fournisseur (en achat). Il vous sera possible de choisir ultérieurement la suite à donner au retour dans la fonction de gestion des retours en attente disponible en achat comme en vente. Dépôt Depot Echange Echange Date de pièce de réception Date de pièce de livraison

Détail de la page : Rapport du traitement

Détail de la page : Résultat : Liste des pièces créées Détail de la grille N° pièce no piece Référence pièce RefPiece Site de livraison Site de livraison

Voir également les liens ci-dessous

Détail des localisations en sortie

Saisie des bons de réception

Détail des n° de lot sortis

Détail des n° de série sortis

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