Gestion des accusés de réception, des retours sur vente avoirs et échanges

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet d'une part de gérer les accusés de réception des livraisons clients et d'autre part de gérer les articles retournés par les clients et de générer les pièces correspondantes. Elle est lancée à partir de la fonction Ventes / Préparation/Livraison / Gestion des accusés de réception et des retours .
L'enregistrement des accusés de réception permettra de lancer la facturation des produits facturés à ce stade.
Il est nécessaire, pour gérer les retours clients, que les produits concernés aient accompli la dernière étape du circuit de livraisonet que le bon de livraison ait été édité (autrement qu'en aperçu avant impression). Il est également nécessaire que la catégorie de livraison affectée aux produits concernés mentionne un circuit de retour client. Dans le cas contraire, un message d'erreur apparaîtra et il sera impossible de gérer un retour.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous aux fonctions des menus Paramètres / Circuits de réception et Circuits de livraison et en particulier les Catégories de livraison .
Un retour de produit peut consister en :

• un retour de marchandise de la part du client : cette opération s'accompagnera d'un bon de retour client et d'une facture d'avoir ;
  
• un échange de marchandise : cette opération s'accompagnera d'un bon de retour client et d'une livraison client qui marquera la sortie des matériels en échange ;
  
• l'une ou l'autre des deux solutions ci-dessus : le client (ou vous-même) réserve sa décision : avoir ou échange.
  

Les trois solutions peuvent être gérées par le programme.
Un dédommagement peut être consenti au client sous la forme d'un avoir financier qui sera traité comme une facture d'avoir.
Pour enregistrer le retour d'un produit par un client, il suffit d'afficher la ligne de livraison de cet article et d'indiquer la quantité retournée. Ne sont concernés que les produits dont le statut Livrable est coché (sur la ligne de pièce).
On doit mentionner si la quantité retournée donnera lieu à facture d'avoir ou à échange standard de la part du fournisseur ou laisser cette opération en attente de décision, ou bien préciser qu'il n'y aura aucun retour de marchandise (cas des prestations, des frais facturables ou des produits non tenus en stock).
Il est également possible d'indiquer que les produits retournés sont mis au rebut et ne sont donc pas remis en stock et font l'objet soit d'un avoir, soit d'un échange.
Un bon de retour client sera automatiquement généré. Il sera ensuite possible de générer une facture d'avoir en cas de remboursement du client ou, en cas d'échange, un bon de livraison client qui devra être livré : les articles sont à la première étape de livraison. A leur tour, les étapes de livraison des produits en échange devront évoluer comme pour une commande classique.
Cette fonction s'ouvre sur la première fenêtre d'un assistant Gestion des retours sur vente avoirs et échanges .
Critères de sélection principaux
Cette fenêtre permet d'enregistrer les critères qui permettront de sélectionner les produits retournés à leur fournisseur.
Trois zones obligatoires et exclusives les unes des autres sont proposées :

• Donneur d'ordre : il s'agit du client à l'origine de la commande ayant donné lieu à retour de produits. Il est possible d'en sélectionner plusieurs.
  
• Clients livrés : il s'agît du client livré ayant retourné les produits. Plusieurs peuvent être sélectionnés.
  
• Produits vendus : plusieurs produits concernés par des retours peuvent être sélectionnés.
  

Lorsqu'une de ces zones a été renseignée, la saisie des autres devient facultative.
Une autre zone doit être obligatoirement remplie, celle concernant la date de génération de pièce. Elle est paramétrée par défaut sur la date du jour.
La case Inclure les pièces de livraison non éditées permet d'enregistrer un retour sur un bon de livraison non édité (dans le cas où les factures sont utilisées comme pièce de livraison papier).
Cliquez sur le bouton :

• Suivant pour passer au stade suivant (si cela est possible).
  
• Précédent pour revenir au stade précédent (si cela est possible),
  
• Exécuter pour lancer le traitement sans paramétrage des stades suivants,
  
• Fermer pour quitter la fonction sans rien faire.
  

Critères de sélection complémentaires
Cette fenêtre permet d'enregistrer, si nécessaire, d'autres critères de sélection.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Sélection des mouvements
Cette fenêtre affiche la liste des lignes de pièces concernant de tous les produits retournés et correspondant aux critères de sélection.
Pour enregistrer un produit retourné par un client, opérez comme suit :

• Cochez la case Sélection au début de chaque ligne concernant un ou des produits retournés ou bien, livré dans le cadre de l'enregistrement d'un accusé de réception.
  
• Utilisez la touche TABULATION et renseignez la zone Quantité retournée avec le nombre d'articles rendus. La colonne Retours constatés précise le nombre d'articles déjà retournés. Si vous ne faites qu'enregistrer un accusé de réception, ne modifiez pas la quantité livrée.
  
• Dans le cas d'un retour, renseignez une ou plusieurs des colonnes Dont en avoir , Dont en échange ou Quantité en attente avec les quantités faisant l'objet d'une facture d'avoir ou d'un échange. La zone Quantité en attente permet d'enregistrer une quantité en attente d'une décision concernant la décision à prendre : avoir ou échange. La fonction Ventes/ Préparation/Livraison / Gestion des incidents en attente permet de modifier ces quantités soit en avoir, soit en échange.
  
• Renseignez, dans la zone Retour sur étape , le circuit d'entrée que doivent emprunter les produits rendus :
  
• Circuit des retours clients : (valeur par défaut) un bon de retour est généré et les produits se positionnent sur la première étape du circuit de retour client mentionné dans la catégorie de circuit affectée au produit (dans le dossier Logistique de sa fiche). Les étapes successives du retour devront évoluer manuellement par les soins de l'opérateur.
  

Si le circuit ne se compose que d'une étape immédiate automatique, il ne sera pas nécessaire de la faire évoluer.
Ce mode de retour ne peut être appliqué aux frais facturables.

• Sortie diverse : un bon de retour est généré mais aucune opération d'entrée en stock n'est effectuée. Ce choix s'applique aux produits tenus en stock et que l'on met au rebut. Par exemple : article irréparable ou cassé pendant le transport.
  
• Aucune : c'est le cas des prestations, des frais facturables et des produits non tenus en stock. Un bon de retour est généré automatiquement mais aucun retour physique de produit n'est enregistré.
  

Il n'est pas possible de choisir Aucun lorsque le produit est géré en stock.

• Renseignez la colonne Motif incident avec l'un des motifs enregistrés dans la fonction Paramètres / Motifs d'incidents de livraison .
  
• Faites de même pour toutes les lignes concernées par des retours.
  
• Cliquez sur le bouton Exécuter .
  

Pour éviter tout message d'erreur, assurez-vous au préalable que le ou les articles concernés possèdent bien une catégorie de circuit dans laquelle le circuit En retour fournisseur a été renseigné.

Les pièces générées utiliseront le même incoterm que celui de la commande client d'origine.
Dans les accusés de réception, les lignes de produit prendront l'état Livrée et la case Accusé de réception sera cochée.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Le menu contextuel de cette page propose les fonctions suivantes :

• Pièce de livraison : ouvre la pièce de livraison correspondant à la ligne sélectionnée.
  
• Détail de n° de lot :ce bouton ouvre une fenêtre « Détail des n° de lot » lorsque le produit sélectionné est géré par numéro de lot en entrée ou en entrée et sortie.
  

Si le produit est géré en entrée et sortie, la fenêtre affiche la liste des numéros de lot livrés, c'est-à-dire la liste des numéros de lot indiqués sur la ligne de livraison à l'origine du retour. Aucune information n'est modifiable. Sur chaque ligne de numéro de lot, vous devez indiquer la quantité retournée. Après exécution du traitement, le bon de retour généré référencera les numéros de lot indiqués comme étant retournés pour la quantité saisie.
Si le produit est géré en entrée uniquement, la fenêtre ne présente aucun numéro de lot. Ceux-ci doivent être renseignés manuellement ou seront attribués automatiquement selon un compteur de numérotation.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe traitant des numéros de lot dans la saisie des bons de réception de la fonction Achats / Réception / Saisie des bons de réception .

• Détail de n° de série :ce bouton ouvre une fenêtre « Détail des n° de série » lorsque le produit sélectionné est géré par numéro de série en entrée ou en entrée et sortie.
  

Si le produit est géré en entrée et sortie, la fenêtre affiche la liste des numéros de série livrés, c'est-à-dire la liste des numéros de série indiqués sur la ligne de livraison à l'origine du retour. Aucune information n'est modifiable. Sur chaque ligne de numéro de série, une case à cocher vous permet d'indiquer le ou les numéros retournés. Après exécution du traitement, le bon de retour généré référencera les numéros de série indiqués comme étant retournés.
Si le produit est géré en sortie uniquement, la fenêtre ne présente aucun numéro de série. Ceux-ci doivent être renseignés manuellement ou seront attribués automatiquement selon un compteur de numérotation.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe traitant des numéros de série dans la saisie des bons de réception de la fonction Achats / Réception / Saisie des bons de réception .
Rapport du traitement
Cette fenêtre apparaît automatiquement après l'exécution de la fonction. Elle affiche les opérations conduites par le programme et, éventuellement, les anomalies constatées. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger ces anomalies et de relancer le processus pour générer le bon de retour si sa référence n'apparaît pas dans cette zone.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.
Résultat : Liste des pièces créées
Le bouton Actualiser complète la liste des lignes de retour ayant été générées avec les références de la pièce correspondante.

Les retours fournisseurs apparaissent dans cette liste puisqu'ils constituent des sorties de stock.

Le bouton Détail [?] disposé en début de ligne permet d'ouvrir cette pièce pour la consulter ou l'imprimer. Elle apparaît dans une fenêtre Consultation de la pièce de livraison .
Les retours clients sont numérotés dans la série des bons de livraison client. Le programme enregistre dans la zone Référence pièce les informations concernant le retour de la marchandise : numéro de la commande de vente originale et date du retour.
Dans le cas où un retour est mis en attente, il n'y a génération ni de facture ni de bon de livraison et il faudra utiliser la fonction Ventes / Préparation/Livraison / Gestion des retours en attente pour préciser la suite donnée.
Les boutons ont les mêmes rôles que précédemment.

Composition de la fenêtre

Détail de la page : Page d'accueil

Détail de la page : Critères de sélection principaux Critères principaux Paramètre du traitement

Détail de la page : Critères de sélection complémentaires Critères complémentaires

Détail de la page : Sélection des mouvements Détail de la grille N° pièce livraison NoPieceLivraison Client livré Client livré Date de pièce livraison Date de pièce de livraison Accusé de réception Accuse de reception Produit Produit Désignation Désignation Suivi en série Est inv série Suivi en lot Est inv lot Adresse de livraison Adresse de livraison Quantité Quantité Retours constatés Retours constatés Quantité retournée La quantité retour représente la quantité retournée par le client (ou chez le fournisseur). Cette quantité peut faire l'objet soit d'un avoir, soit d'un échange à l'identique, soit d'une mise en attente en cas d'indécision sur la suite à donner au retour (Traitement ultérieur en avoir ou échangement cf. Gestion des retours en attente). Dont en avoir Cette quantité représente la quantité qui fera l'objet d'un avoir au client (ou de la part du fournisseur). Dont en échange Cette quantité représente la quantité qui fera l'objet d'un échange à l'identique au client (ou de la part du fournisseur). Un échange à l'identique consiste en l'échange d'un même produit. L'échange pour un produit différent doit donner lieu à un avoir et à une nouvelle pièce commerciale. Le fait de renseigner cette zone avec une valeur supérieure à zéro génère une livraison prévisionnelle. Quantité en attente Saisissez une quantité dans cette zone lorsque le traitement du retour en avoir ou en échange n'est pas clairement établi, soit du fait de l'indécision du client (en vente) soit du fait des capacités de livraison du fournisseur (en achat). Il vous sera possible de choisir ultérieurement la suite à donner au retour dans la fonction de gestion des retours en attente disponible en achat comme en vente. Dépôt Depot Echange Echange

Détail de la page : Rapport du traitement

Détail de la page : Résultat : Liste des pièces créées Détail de la grille N° pièce no piece Référence pièce RefPiece Mode de transport Mode de transport Site de livraison Site de livraison Transporteur Transporteur

Voir également les liens ci-dessous

Détail des localisations en entrée

Consultation de la pièce de livraison

Détail des n° de lot entrés

Détail des n° de série entrés

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