Epuration

Contexte d'utilisation

Le traitement d'épuration s'effectue à partir d'un assistant.
Boutons de fonction de la fenêtre

	Les boutons Suivant et Précédent permettent d'afficher les différentes fenêtres de l'assistant.
	Le bouton Exécuter déclenche le traitement.
	Le bouton Planifier lance l'Automate de traitements. Pour toute information, référez-vous au chapitre relatif aux fonctions communes.
	Le bouton Fermer referme la fenêtre sans déclencher le traitement.

Procédure
Vous sélectionnez l'exercice qui sera présenté par défaut dans les différents traitements d'épuration puis vous cliquez sur le bouton Suivant.
La fenêtre « Traitements à exécuter »vous permet alors de sélectionner quels éléments épurer :

• Ecritures analytiques
  
• Cumuls analytiques
  
• Rapprochement et pointage
  
• Bordereaux, remises et groupes de remises
  
• Relances
  
• Relevés
  
• Ecritures comptables
  
• Cumuls comptables
  

Epuration des écritures analytiques
Conditions d'épuration des écritures analytiques
Les écritures de comptabilité analytique doivent appartenir à un exercice analytique clos dans la Gestion Comptable et Financière.
Sélection des écritures analytiques
Quand le traitement d'épuration des écritures analytiques est demandé, une fenêtre de sélection propose la sélection des écritures analytiques.
Sont rappelés :

• tous les axes analytiques qu'ils soient actifs ou non actifs et pour chacun :
  
• la date de dernière épuration des écritures analytiques effectuée sur l'axe analytique correspondant ; cette colonne n'est pas saisissable.
  
• la date de dernière clôture effectuée sur l'axe analytique correspondant ; cette colonne n'est pas saisissable.
  
• la date d'épuration :vous indiquez la date d'épuration souhaitée ; la date de dernière clôture de l'axe est proposée.
  

La date d'épuration saisie doit obligatoirement êtreune date de fin d'exercice postérieure à la date de dernière épuration des écritures analytiques effectuée.

Toutes les écritures analytiques antérieures ou égales à la date d'épuration saisie seront traitées.
Vous sélectionnez les axes sur lesquels vous voulez épurer les écritures, individuellement en cliquant sur la case à cocher de la colonne Sélectionné .

Vous pouvez également utiliser les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner.
Effet de l'épuration des écritures analytiques
Le traitement d'épuration s'effectue sur un exercice analytique complet et traite tous les exercices analytiques antérieurs à cette date.
Le traitement supprime :

• les pièces analytiques et ses écritures analytiques quelle que soit l'origine de la pièce analytique à savoir les pièces issues de ventilation analytique de la comptabilité générale ou les pièces analytiques pures
  
• les écritures analytiques liées, soient les écritures issues de déversement analytique à partir des écritures : le traitement supprime la ou les pièces analytiques de destination générées et la pièce analytique et ses écritures analytiques d'origine.
  
• les lots analytiques ne contenant plus de pièces
  

Epuration des cumuls analytiques
Conditions d'épuration des cumuls analytiques
Un cumul analytique peut être épuré uniquement si :

• il appartient à un exercice analytique ayant fait l'objet d'une épuration des écritures analytiques,
  
• il appartient à un exercice analytique dont la date est inférieure ou égale à la dernière date d'épuration des écritures analytiques,
  
• il n'existe pas d'écritures analytiques sur la période du cumul.
  

Effet de l'épuration des cumuls analytiques

Les cumuls analytiques appartenant à un exercice épuré de ses écritures deviennent non recalculables. Ils ne seront donc pas pris en compte lors d'un recalcul des cumuls.

L'épuration des cumuls analytiques supprime tous les cumuls analytiques non recalculables appartenant à un exercice analytique dont la date de fin est inférieure à la date d'épuration.

Epuration du rapprochement et du pointage
Conditions d'épuration du pointage
Les écritures comptables peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies :

• Le compte général est défini comme pointable quel que soit son type de compte (« Pointage en partie simple » ou « Rapprochement »).
  
• Les dates de l'écriture (opération et valeur) sont inférieures ou égales à la date d'épuration.
  
• La date de pointage du groupe de pointage est inférieure ou égale à la date de purge.
  

Effet de l'épuration du pointage
L'épuration ne supprime pas les écritures comptables pointées mais uniquement les écritures de rapprochement associées.
Il convient donc de lancer par la suite l'épuration des écritures comptables pour supprimer les écritures pointées.
Conditions d'épuration du rapprochement
Les écritures (comptables et bancaires) peuvent être épurées si les conditions suivantes sont remplies :

• Pour les écritures comptables uniquement : le compte général est défini comme pointable quel que soit le type de pointage (« Pointage en partie simple » ou « Rapprochement »).
  
• Les dates de l'écriture (opération et valeur) sont inférieures ou égales à la date d'épuration.
  
• Les écritures appartiennent à un sous-groupe de pointage dont la date de rapprochement est inférieure ou égale à la date d'épuration.
  Toutes les écritures de ce sous-groupe doivent être épurables.
  

Effet de l'épuration du rapprochement
L'épuration supprime :

• les sous-groupes de pointage si les conditions de purge énoncées ci-dessus sont remplies
  
• les écritures bancaires qui sont rattachées à ce sous-groupe
  
• les écritures de rapprochement qui sont rattachées à ce sous-groupe
  
• les relevés de compte ne possédant aucunes écritures bancaires
  

La saisie d'une écriture sur une période épurée n'est plus possible.
Epuration des bordereaux, remises et groupes de remises
Conditions d'épuration des bordereaux
Les bordereaux doivent :

• avoir une date de comptabilisation inférieure ou égale à la date d'épuration
  
• et être comptabilisés.
  

Conditions d'épuration des remises
Les remises dont tous les bordereaux ont été supprimés peuvent être épurées.
Conditions d'épuration des groupes de remises
Les groupes de remises dont toutes les remises ont été supprimées peuvent être épurés.
Effet de l'épuration des bordereaux, remises et groupes de remises
L'épuration supprime :

• tous les bordereaux comptabilisés dont la date est inférieure ou égale à la date d'épuration
  
• tous les cumuls bordereaux liés aux bordereaux supprimés
  
• toutes les lignes de règlement associées aux bordereaux supprimés
  
• tous les liens entre les échéances et les règlements supprimés
  
• toutes les remises qui n'ont plus de bordereaux associés
  
• tous les groupes de remises qui n'ont plus de remises associées.
  
  

Epuration des relances
Conditions d'épuration des relances
Les relances doivent :

• avoir une date inférieure ou égale à la date d'épuration
  
• et avoir des échéances totalement lettrées à la date d'épuration.
  

Si au moins une échéance de la relance n'est pas totalement lettrée à la date d'épuration, alors cette relance n'est pas supprimée.

Une échéance est considérée comme totalement lettrée à la date d'épuration si : la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date d'épuration la case « lettrage total » est cochée

Effet de l'épuration des relances
L'épuration des relances supprime toutes les relances dont toutes les échéances sont totalement lettrées et dont la date est inférieure ou égale à la date d'épuration.
Epuration des relevés
Conditions d'épuration des relevés
Les relevés doivent avoir une date inférieure ou égale à la date d'épuration.
Effet de l'épuration des relevés
L'épuration des relevés supprime tous les relevés ayant une date inférieure ou égale à la date d'épuration saisie.
Epuration des écritures comptables

Les écritures de comptabilité générale doivent appartenir à un exercice clos dans la Gestion Comptable et Financière.

Les écritures comptables ne peuvent être épurées que si l'exercice correspondant a bien été archivé.

Le traitement de purge s'effectue sur un exercice complet, la sélection sur la date d'épuration porte donc sur une date de fin d'exercice et traite tous les exercices antérieurs à cette date.
Si une écriture de la pièce n'est pas épurable, la pièce et toutes les écritures liées ne seront pas supprimées.

Les cumuls ne sont pas supprimés lors de la purge des écritures comptables pour vous permettre d'exploiter certaines éditions, comme par exemple la balance générale sur un exercice clos. La purge des cumuls comptables fait l'objet d'un traitement spécifique présenté plus loin.

Ecritures comptables sur des comptes lettrables
Conditions d'épuration des écritures comptables sur des comptes lettrables
Ecritures
Les écritures comptables sur un compte lettrable sont épurées uniquement si elles sont totalement lettrées et si la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date de purge.
La date de l'écriture doit être inférieure à la date d'épuration.
Echéances
Les échéances pourront être épurées uniquement si :

• Elles sont totalement lettrées et la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date de purge. La date d'échéance n'est pas une condition de suppression.
  
• L'écriture comptable correspondante est totalement lettrée.
  
• Elles n'appartiennent pas à un bordereau (ceci suppose de supprimer le bordereau avant de pouvoir supprimer les échéances associées au bordereau).
  Si une échéance appartient à un bordereau, cette échéance n'est pas supprimée et l'écriture associée n'est pas non plus épurée.
  
• Toutes les écritures et les échéances du groupe de lettrage sont supprimables.
  

Effet de l'épuration des écritures comptables sur des comptes lettrables
Suppression des écritures et des échéances
Les écritures comptables sur un compte lettrable remplissant les conditions d'épuration sont supprimées.
Les échéances liées (même code lettrage que l'échéance d'origine) à l'échéance de l'écriture supprimée sont également supprimées même si la pièce à laquelle l'écriture appartient n'est pas supprimable.
Le cas des écritures de liaison inter établissement suit le même principe.
Il est donc possible de supprimer les pièces d'un seul établissement liées par le code lettrage des écritures/échéances.
Les échéances totalement lettrées peuvent être supprimées, même si les écritures associées ne sont pas épurables.
Une écriture comptable peut donc être non épurée et avoir une partie des échéances épurées et des échéances non épurées.
Suppression des groupes de lettrage
Le traitement supprime tous les groupes de lettrage (écritures/échéances) qui n'ont plus d'écritures/échéances rattachées.
Si une écriture de la pièce ne peut pas être épurée, la pièce et toutes les écritures liées ne sont pas supprimées.

Ecritures comptables sur des comptes pointables
Conditions d'épuration des écritures comptables sur des comptes pointables
Les écritures comptables sur un compte pointable peuvent être épurées uniquement si elles sont pointées ou rapprochées.
Les écritures peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies :

• Le compte général est défini comme pointable quel que soit son type de compte (« Pointage en partie simple » ou « Rapprochement »).
  
• Les dates de l'écriture (opération et valeur) sont inférieures ou égales à la date d'épuration.
  
• La date de pointage du groupe de pointage est inférieure ou égale à la date de purge.
  

Une fois l'écriture de rapprochement associé à l'écriture supprimé, l'épuration des écritures comptables supprime les écritures comptables pointées.
Effet de l'épuration des écritures comptables sur des comptes pointables
Les écritures comptables sur un compte pointable remplissant les exigences exposées dans les pré-conditions seront supprimées.
L'application supprime ensuite tous les groupes de pointage qui n'ont plus d'écritures rattachées.

Ecritures comptables sur des comptes ventilables
Conditions d'épuration des écritures comptables sur des comptes ventilables
Les écritures comptables peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies :

• Les écritures analytiques doivent avoir été préalablement épurées avant de pouvoir épurer les écritures comptables rattachées.
  
• La date des écritures doit être inférieure ou égale à la date de purge.
  

Effet de l'épuration des écritures comptables sur des comptes ventilables
Les écritures comptables sur des comptes ventilables remplissant les exigences exposées dans les pré-conditions sont supprimées.
Si l'écriture comptable possède des ventilations analytiques, celle-ci n'est pas épurée lors du traitement.

Ecritures d'à nouveaux
Conditions d'épuration des écritures d'à nouveau
La pièce d'à nouveau doit appartenir à la période épurée pour que les écritures (origines ou à nouveau) soient épurables.
La pièce d'origine peut être supprimée même si la pièce d'à nouveau n'est pas épurable.
La suppression d'une pièce d'à nouveau est possible sans suppression de la pièce d'origine.
Effet de l'épuration des écritures d'à nouveau
Le traitement supprime la pièce d'à nouveau. Il supprime également toutes les pièces d'origines liées à cette pièce d'à nouveau si celles-ci respectent les conditions de suppression.

Ecritures d'extourne
Conditions d'épuration des écritures d'extourne
Une écriture ayant fait l'objet d'une extourne ne peut être épurée que si toutes les écritures d'extourne générées sont supprimables.
Effet de l'épuration des écritures d'extourne
Le traitement supprime la pièce d'extourne et la pièce d'origine.
Si au moins une des pièces n'est pas épurable, aucune des pièces n'est supprimée.

Ecritures d'évolution d'échéance
Conditions d'épuration des écritures d'évolution d'échéance
Il n'y a pas de condition de suppression des écritures dans le cas de l'évolution d'échéance. Mais étant donné qu'il s'agit d'échéance, les conditions sont les mêmes que les comptes lettrables.
Effet de l'épuration des écritures d'évolution d'échéance
Dans le cas de l'évolution d'échéances, les pièces d'origine et de destination sont supprimées en même temps.

Ecritures de répartition (périodique et par établissement)
Conditions d'épuration des écritures de répartition
Une écriture ayant fait l'objet d'une répartition périodique ou par établissement n'est supprimée que si toutes les écritures de répartition générées ont été comptabilisées.
Si au moins une des écritures de répartition n'est pas comptabilisée, aucune pièce n'est supprimée (pièce répartie, pièce d'extourne, pièces de répartition).
De plus, toutes les écritures doivent remplir les conditions de suppression. Si l'une des pièces n'est pas supprimable, aucune pièce n'est supprimée (pièce répartie, pièce d'extourne, pièces de répartition).
La pièce d'origine est supprimée une fois les pièces d'extourne et de répartitions supprimées.
Effet de l'épuration des écritures de répartition
Le traitement supprime :

• la pièce d'origine,
  
• la pièce d'extourne
  
• et les pièces de répartition puis toutes les répartitions (périodique et par établissement) qui n'ont plus d'écritures rattachées.
  

Si au moins une des pièces n'est pas épurables, aucune des pièces n'est supprimée.
Ecritures de déversement assurance
Conditions d'épuration des écritures de déversement
Une écriture ayant fait l'objet d'un déversement assurance ne peut être épurée que si toutes les écritures de déversement générées sont supprimables.
Seules les écritures ayant une date inférieure à la date de purge sont traitées.
Effet de l'épuration des écritures de déversement
Le traitement supprime :

• la pièce d'origine,
  
• la ou les pièces de destination générées.
  

Si au moins une des pièces n'est pas épurables, aucune des pièces n'est supprimée.

Ecritures d'abonnements
Conditions d'épuration des écritures d'abonnement
Les écritures d'abonnement ne sont supprimées que si toutes les écritures d'abonnement générées ont été comptabilisées.
Elles peuvent être supprimées uniquement si leur date d'écriture est inférieure ou égale à la date d'épuration.
La pièce d'origine peut être supprimée uniquement si toutes les pièces d'abonnement ont été supprimées.
Effet de l'épuration des écritures d'abonnement
Le traitement supprime :

• les pièces de destination dont les dates d'écritures sont inférieures ou égales à la date d'épuration.
  
• la pièce d'origine, si toutes les écritures d'abonnement sont épurées et que la date de l'écriture abonnée est inférieure ou égale à la date de l'épuration.
  
• les abonnements qui n'ont plus d'écritures rattachées.
  
  

Epuration des cumuls comptables
Conditions d'épuration des cumuls comptables
Un cumul comptable peut être épuré uniquement si :

• il appartient à un exercice clôturé,
  
• il appartient à un exercice dont la date est inférieure ou égale à la date d'épuration des cumuls,
  
• il n'existe pas d'écritures comptables sur la période du cumul.
  

Les cumuls ne sont pas supprimés lors de la purge des écritures comptables pour vous permettre d'exploiter certaines éditions, comme par exemple la balance générale sur un exercice clos.
Effet de l'épuration des cumuls comptables
Les cumuls appartenant à une période épurée, par la purge des écritures comptables, deviennent non recalculables. Ils ne sont donc pas pris en compte lors d'un recalcul des cumuls.
Le traitement supprime tous les cumuls non recalculables appartenant à un exercice dont la date de fin est inférieure à la date d'épuration des cumuls.
Fenêtre Messages rapport du traitement
Après sélection du traitement à exécuter, la fenêtre M essages vous permet de lancer la procédure par le bouton Exécuter .
Rapport de traitement
Le rapport de traitementprésente :

• la liste des éléments épurés
  
• éventuellement vous indique une marche à suivre
  
• le temps total du traitement.
  

Les boutons suivants sont accessibles :

	Ouvrir : permet d'ouvrir le compte rendu d'un autre traitement préalablement enregistré.
	Sauvegarder : permet de garder une trace du rapport généré. Le rapport est alors enregistré sous forme de fichier Texte à l'endroit de votre disque dur que vous choisissez.
	Imprimer : ouvre une fenêtre d'aperçu avant impression vous permettant ensuite d'imprimer le rapport.
	Défaire : permet de revenir à l'action précédente, si une modification a été faite dans le compte rendu.
	Couper : permet de couper tout ou partie du texte du rapport afin de le récupérer dans un éditeur de texte par exemple.
	Copier : permet de copier tout ou partie du texte du rapport afin de le récupérer dans un éditeur de texte par exemple
	Coller : permet de coller le texte préalable coupé ou copié.

Composition de la fenêtre

Détail de la page : Page d'accueil

Détail de la page : Epuration Critères principaux Exercice : Cette zone permet d'indiquer jusqu'à quel exercice par défaut, l'épuration doit être réalisée.

Détail de la page : Traitements à exécuter Détail de la grille Sélectionnée Cette case permet de sélectionner le ou les traitements pour lesquels l'épuration doit être effectuée. Libellé La description permet de mentionner un libellé explicite. Dernière date d'épuration Il s'agit de la date jusqu'à laquelle la précédente épuration a été réalisée. Date d'épuration Il s'agit de la date jusqu'à laquelle doit être effectuée l'épuration pour chacun des traitements. Par défaut, cette date correspond à la date de fin de l'exercice indiqué sur la page "Epuration" de l'assistant. Cette date peut être modifiée et doit forcément correspondre à une date de fin d'exercice clôturé (sauf pour les règlements, relances et relevés où aucun contrôle n'est effectué sur la date d'épuration).

Détail de la page : Epuration des écritures analytiques Détail de la grille Sélectionné Cette case perment de sélectionner le ou les axes analytiques à épurer. Code Code de l'axe analytique Date de dernière épuration Il s'agit de la date jusqu'à laquelle la précédente épuration a été réalisée pour chacun des axes analytiques. Date de dernière clôture Il s'agit de la date de dernière clôture de chacun des axes analytiques. Date d'epuration Il s'agit de la date jusqu'à laquelle chacun des axes analytiques doit être épuré. Par défaut, cette date correspond à la date de fin de l'exercice indiqué sur la page "Epuration" de l'assistant. Cette date peut être modifiée et doit forcément correspondre à une date de fin d'exercice clôturé.

Détail de la page : Messages

(c) Sage France 2009