Clôture annuelle

Contexte d'utilisation

Cette fonction permet d'arrêter les comptes et de générer les écritures soldant les comptes d'exploitation.
La clôture annuelle s'effectue en 3 étapes :

• Clôture de l'exercice,
  
• Ouverture générale des à-nouveaux,
  
• Confirmation de la clôture.
  
  

	Conformément à l'instruction DGI 13L-1-06 du 24/01/2006relative aux comptabilités informatisées, la clôture annuelle doit être définitive. Ce traitement est donc irréversible, après confirmation de la clôture.
	Les processus de clôture et de génération des à-nouveaux sont quelque peu modifiés lorsque la gestion des IAS / IFRS est activée. Consultez plus bas le chapitre Gestion des IAS / IFRS pour plus d'informations.

Les écritures d'à-nouveaux des comptes de bilan sont générées. Le compte de résultat est repris en à-nouveaux sur le compte de bénéfice ou de perte selon son sens.
Les écritures non pointées, non lettrées ou lettrées partiellement, sont reconduites sur le nouvel exercice ou conservées sur l'exercice clos avec la possibilité de reprendre en solde les écritures des comptes pointables ou lettrables n'ayant aucun mouvement pointé ou lettré. Les comptes à solder ou à reprendre en à-nouveaux, en solde ou en détail, sont paramétrés dans le plan des comptes généraux.

Afin d'optimiser l'utilisation de votre système informatique et de tirer parti au mieux du traitement de clôture, nous vous conseillons de procéder en 7 étapes :

• création de l'exercice suivant la clôture,
  
• ouverture de la 1èrepériode de l'exercice suivant la clôture,
  
• historisation des lots,
  
• vérification des fichiers comptables,
  
• édition de tous les états comptables concernés,
  
• sauvegarde de vos fichiers comptables,
  
• lancement du traitement.
  
  

Vous devez au préalable effectuer la clôture d'exercice dans l'application Sage 1000 FRP Immobilisations.

La fenêtre « Clôture annuelle » est composée de deux onglets :

• Clôture : cet onglet permet de sélectionner l'exercice à clôturer, le nouvel exercice et le compte de résultat.
  
• Report à-nouveau : cet onglet permet de sélectionner le journal sur lequel sera enregistré les écritures d'à-nouveaux et le type de pièce.
  

Un panneau « Messages » présent sur les deux onglets vous informe sur le traitement, lorsqu'il est lancé.

Depuis l'onglet « Clôture », ce bouton lance le traitement de clôture.

Vérifiez qu'aucune écriture n'a été modifiée entre la préparation et la confirmation du traitement.

Depuis l'onglet « Report à-nouveau », ce même bouton lance la génération des à-nouveaux.

La réalisation de la clôture nécessite un temps de traitement élevé. Nous vous conseillons de lancer la clôture le soir, lorsque vous quittez le bureau.

Gestion des IAS / IFRS
La gestion des normes IAS / IFRS conduit à doubler le traitement de clôture, ce qui permet d'obtenir des données correspondant à l'approche Nationale et à l'approche IAS/IFRS.

Cette modification est transparente pour vous. Que les IAS / IFRS soient activées, ou qu'elles ne le soient pas, le traitement de clôture annuelle doit être lancé de la même manière : Clôture Génération des à-nouveaux Confirmation

Dans un premier temps, le processus va travailler sur les cumuls nationaux (qui réunissent les écritures d'exploitation et les écritures de retraitement nationales), puis il traitera les cumuls IAS/IFRS (réunissant les écritures d'exploitation et de retraitement IAS / IFRS).
De même, si la gestion des IAS / IFRS a été activée, la génération des à-nouveaux va s'effectuer en deux phases. Dans un premier temps, seront traitées les écritures d'exploitation et les écritures de retraitement nationales ; dans un second temps le même traitement sera effectué sur les écritures d'exploitation et les écritures de retraitement IAS / IFRS.
On obtient ainsi deux lots de clôture et deux lots d'à-nouveaux :

• un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature Nationale (tant pour la clôture que pour les à-nouveaux),
  
• un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature IAS/IFRS (tant pour la clôture que pour les à-nouveaux).
  

Nous indiquons pour la saisie des écritures de retraitement et d'exploitation qu'un lot de catégorie Exploitation ne peut comporter de pièce de nature IAS / IFRS ou Nationale. Il s'agit ici d'une exception à cette règle : les lots d'origine Clôture ou A-nouveau sont des lots de catégorie Exploitation contenant des pièces de nature IAS/IFRS ou Nationale. En effet, les écritures de clôture ou d'à-nouveaux ne peuvent être assimilées à des écritures de retraitement.

Régularisation de TVA
Si la case Assujetti / Redevable partiel de l'année civile écoulée est décochée et qu'aucun lot de régularisation de TVA n'existe pour l'année civile correspondant au 31/12 de l'exercice à clôturer, le traitement fixe automatiquement les coefficients définitifs, les valide (ce qui crée les coefficients provisoires de l'année civile suivante en fonction de l'option Assujetti/Redevable partiel de l'année civile suivant la clôture ) , lance le traitement de régularisation de TVA et le confirme.
Si la case Assujetti / Redevable partiel de l'année civile écoulée est cochée, la régularisation de TVA doit obligatoirement avoir été effectuée et confirmée pour pouvoir lancer le traitement.

Composition de la fenêtre Messages

Détail de l'onglet : Clôture Exercice à clôturer Ce paramètre permet de déterminer l'exercice à clôturer. Description La description permet de donner des détails complémentaires sur l'exercice. Journal de clôture Le code journal permet d'identifier un journal comptable. Le journal doit être rattaché à un compteur de pièce. Ceci permettra d'incrémenter le numéro de pièce à chaque saisie d'une nouvelle pièce sur le journal considéré. On peut également indiquer un compte de contrepartie. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié. Si vous ne renseignez pas de compte de contrepartie, il faudra solder manuellement les pièces saisies. Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, cette notion de compte de contrepartie n'existe pas. Il est possible de rattacher à un journal des fourchettes de comptes interdits. Ces comptes ne pourront pas être sélectionnés en saisie d'écritures comptables.la même façon, il est possible de définir des fourchettes de comptes privilégiés.Il s'agit des comptes qui seront le plus utilisés sur le journal considéré.dans les paramètres comptables, la case "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" est cochée, l'application présentera par défaut dans tous les écrans de saisie les comptes privilégiés par journal.il est toujours possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone compte dans chacun des écrans de saisie, il suffit de décocher la fonction "Comptes priivilégiés par journal". Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, ces notions de comptes interdits et privilégiés n'existent pas. Enfin, il faudra associer à un journal un ou plusieurs types de pièce en indiquant un type de pièce privilégié. Ce dernier sera proposé automatiquement en saisie suite au choix du journal. Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, seul le type de pièce privilégié est à renseigner sur le journal. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau journal. Résultat débiteur Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut. On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte. Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale). Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. Résultat créditeur Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut. On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte. Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale). Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. Assujetti / Redevable partiel de l'année civile suivant la clôture Ce paramètre indique si la société est "Assujetti / Redevable partiel" sur l'année civile suivant celle correspondant au 31/12 de l'exercice à clôturer. Assujetti / Redevable partiel de l'année civile écoulée Ce paramètre indique si la société est "Assujetti / Redevable partiel" sur l'année civile correspondant au 31/12 de l'exercice à clôturer. Lot de clôture National Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système. C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation. Date La date de saisie du lot est la date de création du lot. Cette date est purement indicative, à défaut c'est la date système mais l'utilisateur a la possibilité de la modifier. Lot modifié Ce statut est défini pour les lots d'origine clôture, il indique si une écriture a été créée ou modifiée ou supprimée sur l'exercice depuis le traitement de génération du lot. Si ce statut a été modié le traitement de confirmation de clôture ne pourra pas être lancé. IAS/IFRS Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système. C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation. Date La date de saisie du lot est la date de création du lot. Cette date est purement indicative, à défaut c'est la date système mais l'utilisateur a la possibilité de la modifier. Lot modifié Ce statut est défini pour les lots d'origine clôture, il indique si une écriture a été créée ou modifiée ou supprimée sur l'exercice depuis le traitement de génération du lot. Si ce statut a été modié le traitement de confirmation de clôture ne pourra pas être lancé.

Détail de l'onglet : Report à nouveau Description La description permet de donner des détails complémentaires sur l'exercice. Journal de report Le code journal permet d'identifier un journal comptable. Le journal doit être rattaché à un compteur de pièce. Ceci permettra d'incrémenter le numéro de pièce à chaque saisie d'une nouvelle pièce sur le journal considéré. On peut également indiquer un compte de contrepartie. Il peut s'agir d'un compte général collectif (client ou fournisseur pour les journaux de nature Vente ou Achat par exemple) ou non collectif (banque pour les journaux de nature Trésorerie). Ce compte général de contrepartie sera proposé par défaut en saisie sur ce journal et pourra être modifié. Si vous ne renseignez pas de compte de contrepartie, il faudra solder manuellement les pièces saisies. Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, cette notion de compte de contrepartie n'existe pas. Il est possible de rattacher à un journal des fourchettes de comptes interdits. Ces comptes ne pourront pas être sélectionnés en saisie d'écritures comptables.la même façon, il est possible de définir des fourchettes de comptes privilégiés.Il s'agit des comptes qui seront le plus utilisés sur le journal considéré.dans les paramètres comptables, la case "Présentation des comptes privilégiés uniquement en saisie d'écritures" est cochée, l'application présentera par défaut dans tous les écrans de saisie les comptes privilégiés par journal.il est toujours possible de visualiser tous les comptes : par un clic droit sur la zone compte dans chacun des écrans de saisie, il suffit de décocher la fonction "Comptes priivilégiés par journal". Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, ces notions de comptes interdits et privilégiés n'existent pas. Enfin, il faudra associer à un journal un ou plusieurs types de pièce en indiquant un type de pièce privilégié. Ce dernier sera proposé automatiquement en saisie suite au choix du journal. Dans Sage 1000 FRP Immobilisations utilisé en autonome, seul le type de pièce privilégié est à renseigner sur le journal. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau journal. Résultat créditeur Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut. On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte. Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale). Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. Resultat débiteur Cette zone vous permet d'indiquer le code unique du compte général correspondant au Plan des Comptes utilisé par votre entreprise. Le code saisi doit correspondre à la structure des codes comptes généraux définie dans les paramètres société. Dans le contexte de la comptabilité, si le code saisi appartient à une fourchette de comptes pour laquelle un profil de compte a été défini, ses valeurs seront proposées par défaut. On associe au compte général une devise privilégiée qui sera proposée par défaut lors de la création d'écritures sur ce compte. Dans le contexte de la comptabilité, on peut aussi associer un compte général à un ou plusieurs périmètres groupes. Ainsi, on pourra effectuer des éditions spécifiques par périmètre groupe (exemple : balance générale). Enfin, il est possible de suivre un compte en quantité. Dans ce cas, il faut indiquer dans quelle unité ces quantités seront exprimées. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. Exercice de report Le code identifie l'exercice de façon unique. Les exercices utilisent les périodes de la dimension temps préalablement créée. On peut avoir autant d'exercices que nécessaire, dans la limite de la dimension temps. Regroupement par Cette option permet de faire des regroupements d'écritures d'à nouveaux par rapport à des zones de la classe écriture (TEcriture), notamment les zones ESM. Indiquer dans le champ, les zones sur lesquelles le regroupement sera effectuer. Les zones doivent être séparées d'un caractère ' ; '. Concerne uniquement les comptes généraux dont le report à nouveau est "Solde détaillé". Lot d'à nouveau Numéro du lot Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système. C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation. Date de saisie La date de saisie du lot est la date de création du lot. Cette date est purement indicative, à défaut c'est la date système mais l'utilisateur a la possibilité de la modifier. Lot modifié Ce statut est défini pour les lots d'origine clôture, il indique si une écriture a été créée ou modifiée ou supprimée sur l'exercice depuis le traitement de génération du lot. Si ce statut a été modié le traitement de confirmation de clôture ne pourra pas être lancé. Numéro du lot Le numéro de lot est l'identifiant unique d'un lot, ce numéro est attribué par le système. C'est le même compteur pour les lots en brouillard et en simulation. Date de saisie La date de saisie du lot est la date de création du lot. Cette date est purement indicative, à défaut c'est la date système mais l'utilisateur a la possibilité de la modifier. Lot modifié Ce statut est défini pour les lots d'origine clôture, il indique si une écriture a été créée ou modifiée ou supprimée sur l'exercice depuis le traitement de génération du lot. Si ce statut a été modié le traitement de confirmation de clôture ne pourra pas être lancé.

(c) Sage France 2009