Client

Contexte d'utilisation

Dans la fenêtre Client, la présence des dossiers décrits dans ce contexte dépend des applications installées.

La fiche d'un client s'ouvre à partir de la liste des clients accessible par la fonction Fichiers de base / Tiers / Clients / Clients .
Elle dispose d'un menu Actions qui offre les fonctionnalités suivantes :

• Fiche tiers : ouvre la fiche tiers correspondant au client dont la fiche est ouverte.
  
• Détail du compte : cette fonction ouvre une fenêtre Interrogation du compte tiers qui permet de consulter les informations comptables concernant le compte du tiers interrogé et tirées du programme Sage GCF ( Gestion Comptable et Financière ) : détail des factures passées sur le compte par exemple. Il est nécessaire d'utiliser le bouton Actualiser la liste pour faire apparaître les lignes d'écritures.
  
• Cumul du compte : cette fonction ouvre une fenêtre Cumuls d'un compte tiers qui permet de consulter les totaux comptables concernant le compte du tiers interrogé et tirés du programme Sage GCF ( Gestion Comptable et Financière ) : cumuls débiteur et créditeur, soldes, etc.
  

Voir     Pour ces deux fonctions précédentes, veuillez vous reporter aux explications données dans le programme SageGestion Comptable et Financière .

• Incidents : ouvre une fenêtre Liste des incidents du tiers donnant la liste des incidents du tiers correspondant au client dont la fiche est ouverte.
  
• Détail de l'encours : ouvre une fenêtre Détail de l'encours commercial donnant une approximation de l'encours client.
  
• Consulter les prix de vente : ouvre une fenêtre Consultation des prix de vente qui permet de consulter les prix de vente correspondant à la catégorie de prix appliquée au client (cette catégorie est précisée dans le volet Tarifs/Catégories de la fiche client).
  

Voir     Pour plus d'informations, veuillez vous reporter à la fonction Fichiers de base / Tarifs / Tarifs de vente / Consultation des prix de vente .

• Créer catégorie de prix spécifique au client : créeune catégorie de prix avec le code et le libellé du client dont la fiche est ouverte et affecte la catégorie créée à la fiche client. Ceci permet de définir une catégorie de prix propre au client concerné.
  
• Créer catégorie de remise spécifique au client : créeune catégorie de remise avec le code et le libellé du client dont la fiche est ouverte et affecte la catégorie créée à la fiche client. Ceci permet de définir une catégorie de remise propre au client concerné.
  
• Mouvements : cette fonction donne accès aux fenêtres de paramétrage des fonctions suivantes :
  
• Consultation des ventes ,
  
• Consultation des livraisons ,
  
• Consultation des factures ,
  
• Consultation des factures d'avoir .
  

Ces fonctions sont détaillées dans le menu Ventes .

• États de synthèse de vente : cette fonction donne accès aux fonctions suivantes :
  
• Analyse des ventes ,
  
• Analyse des livraisons ,
  
• Analyse des factures .
  

Ces fonctions sont détaillées dans le menu Ventes / Statistiques .
La fiche d'un client se compose de douze dossiers.

Général
Le programme reprend le code du tiers. Une case à cocher permet de préciser si le client est actif, c'est-à-dire si des commandes peuvent être enregistrées pour lui.
L'adresse principale est par défaut la première de celles enregistrées dans la fiche tiers. Il est possible d'en sélectionner une autre.
On peut ouvrir la fiche Tiers correspondant au client en sélectionnant la commande Fiche tiers du menu Actions .

Le code d'un client ne doit pas comporter de caractère « joker » tel %, ? ou _.Cette restriction s'applique à toutes les fonctions dont les éléments sont repérés par un code.

Ce dossiermentionne le commercial qui doit être associé au client ainsi qu'aux pièces qui seront saisies pour ce tiers dans le cas où l'affectation automatique des commerciaux n'a pas été paramétrée ( Paramètres / Clients / Commerciaux / Commerciaux ) ; il sera cependant possible de modifier le commercial à la fois dans l'en-tête des pièces et sur chaque ligne de pièce.

Tarifs/Catégories
Ce dossierregroupe toutes les données d'ordre commercial permettant de facturer le tiers et de restituer des statistiques.
Adresses de livraison
Cedossieraffiche la première adresse de livraison enregistrée dans la fiche tiers correspondante.
Il est possible d'associer à une fiche client les adresses de livraison appartenant à d'autres clients comme par exemple celles des établissements d'une chaîne de magasins. Chacun d'eux doit avoir fait l'objet d'une fiche tiers particulière.
Pour sélectionner une adresse :

• cliquez sur le bouton Ajouter au dessus de la liste ;
  
• sélectionnez la fiche tiers à associer dans la liste qui s'ouvre.
  

Pour la seule adresse de livraison du client, il est possible de déterminer :

• un numéro de priorité de livraison ; les clients bénéficiant d'une priorité d'ordre 1 seront livrés en premier, ceux d'ordre 2 en second, etc. ; le paramétrage des livraisons est fait dans la commande Générer ordre de livraison du menu Actions des pièces de vente ;
  
• l'adresse de livraison privilégiée si la fiche tiers en possède plusieurs.
  
  

Incidents
Ce dossierpermet le paramétrage de la conduite que le programme devra tenir lorsqu'il rencontrera un incident ainsi que les limites correspondantes. Les valeurs de comparaison doivent être saisies par l'utilisateur. Les tests effectués par le programme en fonctions des valeurs saisies sont réalisés sur les montants des écritures lettrées.
Certaines des zones présentes dans ce dossiersont paramétrées par défaut avec les valeurs enregistrées dans le dossier Incidents/Encours de la fonction Paramètres Logistique et Distribution . Elles sont modifiables.
Les cases à cocher Existe incident commercial et Existe incident paiement sont cochéespar le programmelorsque des incidents de ces ordres ont eu lieu. Il est possible d'en consulter la liste en cliquant sur ces liens ou en sélectionnant la commande Incidents du menu Actions . Ce choix fait s'ouvrir une fenêtre Liste des incidents du tiers .

Facturation
Ce dossierprécise le client qui sera facturé. Par défaut, il s'agit du client dont la fiche est ouverte mais il est possible d'en sélectionner un autre.
Dans le cas où le client facturé n'est pas celui de la fiche ouverte, aucune autre zone n'est présente dans ce dossier. Les conditions de facturation qui seront observées sont celles mentionnées dans la fiche du client facturé. Il n'est pas possible d'avoir plusieurs clients facturés en cascade.
Les catégories de facturation sont paramétrées dans la fonction Paramètres / Clients / Catégories de facturation et servent de critère de sélection lors des opérations de facturation.
Préciser le regroupement exact à effectuer pour la facturation de ce client : une facture par commande, une facture par bon de livraison ou une facture groupée.
Préciser également la date de facturation de ce client : date du traitement, date de facturation prévueou datede la pièce d'origine.

Voir      Pour plus d'informations sur les facturations, reportez-vous à la fonction Ventes / Facturation / Génération des factures .
Le modèle d'échéancement et le mode de règlement sont ceux paramétrés dans la fiche tiers. Ils ne sont pas modifiables ici. Il s'agit de l'échéancement privilégié qui sera utilisé lors des décaissements effectués sur le tiers. Pour un client, il doit correspondre à un type de tiers débiteur. Cet échéancement peut être modifié en saisie d'écriture. Les modes d'échéancement et de règlement sont appliqués sur les écritures du tiers portant sur un type de tiers facture.
Les conditions de règlement qui seront observées sont celles mentionnées dans la fiche du client payeur. Il n'est pas possible d'avoir plusieurs clients payeurs en cascade.
Le compte bancaire privilégié est celui précisé dans la fiche tiers.
Les autres zones concernent la comptabilité.

Règlements
Ce dossierprécise le client payeur. Par défaut, il s'agit du client dont la fiche est ouverte mais il est possible d'en sélectionner un autre.
Dans le cas où le client payeur n'est pas celui de la fiche ouverte, aucune autre zone n'est présente dans ce dossier.
Les autres zones de la fenêtre précisent le taux d'escompte accordé en permanence au client et l'acompte à verser doit être enregistré en pourcentage. Le calcul d'acompte demandé s'effectue sur la valeur TTC de la pièce.

Comptabilisation
Ce dossierpermet de préciserla catégorie de comptabilisation, le compte collectif privilégié Tiers et les comptes collectifs autorisés.

Statistiques
Ce dossieraffiche des valeurs statistiques concernant les règlements et retards de paiement éventuels. Une zone précise la date de mise à jour de ces valeurs.
Toutes ces zones sont renseignées par le programme et l'utilisateur ne peut intervenir sur leur contenu.

Administration
Ce dossiersert à l'enregistrement du code de restriction qui interdit à certains établissements d'enregistrer des pièces pour le tiers.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous à la fonction Paramètres / Société / Catégories de restrictions établissements .

DAS2
Conformément aux textes légaux, est soumis à la déclaration annuelle DAS2 l'ensemble des versements effectués aux tiers (en règlement d'honoraires, commissions et autres rémunérations dans le cadre de leurs professions) dont l'activité relève du cadre juridique défini par la loi fiscale de l'exercice en cours. Les informations saisies dans ce volet sont en liaison avec celles enregistrées dans le volet Groupe de la fiche tiers.
Dans le cas où le tiers estsoumis à des retenues de TVA à la source, cette fenêtre permet d'enregistrerplusieurs informations.
Voir      Pour plus d'informations, reportez-vous aux explications données sur la DAS2 dans le programme de comptabilité SageGestion Comptable et Financière .

Interlocuteurs
Dossierservant à l'enregistrement des interlocuteurs chez le client.
La saisie d'un interlocuteur s'effectue en sélectionnant la commande Ajouter interlocuteur du menu contextuel de cette grille ou en cliquant sur le bouton Créer au dessus de la grille. Il en est de même pour modifier ou supprimer la fiche d'un interlocuteur.
L'ajout ou la modification ouvrent tous deux une fenêtre Interlocuteur .

Commentaires
Dossierpermettant d'enregistrer des informations diverses sur le tiers.

Détail de la page : Général Général Tiers : Cette information représente le tiers auquel est rattaché le rôle. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au tiers. Actif Un rôle tiers doit être actif pour qu'il soit possible d'effectuer des transactions sur son compte. Client : Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au rôle tiers. Identification Code Barre Cette zone permet d'indiquer le code barre du rôle tiers Adresse principale Site privilégié : Permet de sélectionner un des sites du tiers et de l'affecter au rôle tiers en tant que site privilégié. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Rue : Cette zone permet de renseigner le nom de la rue ou de la voie. NPAI N'habite Plus à l'Adresse Indiquée (NPAI). Cette information doit être cochée lorsque la poste retourne un courrier mentionnant que l'adresse est erronée. Complément : Cette zone permet de renseigner un complément d'adresse au nom de la rue ou de la voie. Distribution : Cette zone permet de renseigner la boîte postale ou indication de distribution de l'adresse. Code postal : Cette zone permet de renseigner le code postal de l'adresse. Si le code postal n'est pas renseigné, le programme propose par défaut le code postal correspondant à la ville saisie d'après la table des codes postaux. Ville : Cette zone permet de renseigner la ville de l'adresse. Si la ville n'est pas renseignée, le programme propose par défaut la ville correspondant au code postal saisi d'après la table des codes postaux. Cedex : Cette zone permet de renseigner le CEDEX de l'adresse. Pays : Cette zone permet de renseigner le pays d'après les informations contenues dans la table des pays. Le pays proposé par défaut correspond à celui de l'établissement indiqué dans la fiche société. Téléphone 1 Cette zone permet de renseigner le premier numéro de téléphone correspondant à l'adresse. Site internet : Cette zone permet de renseigner l'adresse du site Web. Télécopie : Cette zone permet de renseigner le numéro de télécopie correspondant à l'adresse. Devise : Devise privilégiée associée au tiers fonction de son rôle.Cette devise est proposée par défaut dans les pièces commerciales. Commercial Commercial : Un vendeur/représentant peut être associé au fournisseur : il s'agit d'un contact établissement ayant le rôle commercial. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. Interlocuteur privilégié Interlocuteur privilégié Cette information mentionne l'interlocuteur privilégié connu sur le site. E-mail : Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.

Détail de la page : Incidents Incident commercial ou solvabilité du donneur d'ordre Contrôle en saisie des ventes : Cette zone permet le choix du contrôle souhaité en saisie de commande vente lors de l'existence d'un incident commercial ou de solvabilité du client donneur d'ordre : - Blocage : un message empêche la saisie de la commande vente - Alerte : un message non bloquant informe de l'existence d'un incident commercial ou de solvabilité. - Aucun : aucun message n'apparaît. Contrôle en génération des ordres de livraison : Cette zone permet le choix du contrôle souhaité en génération des ordres de livraison lors de l'existence d'un incident commercial ou de solvabilité du client donneur d'ordre : - Blocage : un message empêche la génération des ordres de livraison - Aucun : aucun message n'apparaît. Existe incident commercial Cette zone indique s'il existe un incident commercial ou de solvabilité sur le client donneur d'ordre. Encours commercial du client facturé Découvert limite autorisé en HT : Le découvert limite autorisé permet de contrôler le niveau de crédit toléré. Contrôle en saisie des ventes : Cette zone permet le choix du contrôle souhaité en saisie de commande vente lors de l'existence d'un encours du client facturé supérieur au découvert limite autorisé : - Blocage : un message empêche la saisie de la commande vente - Aucun : aucun message n'apparaît. Incidents de paiement du client facturé Limite autorisée en HT : Cette zone permet d'indiquer le montant limite de l'incident de paiement autorisé. Il se cumule avec le critère de solde de retard de paiement pour le déclenchement du contrôle d'incident de paiement. Solde retard paiement en HT : Cette zone permet d'indiquer le solde non lettrées en comptabilité à partir duquel le contrôle de l'incident de paiement sera déclenché. Ce critère vient en complément du montant limite autorisé d'incident de paiement. Jour retard paiement : Cette zone permet d'indiquer le nombre de jours de retard de paiement autorisé pour le client et sert à la détermination du solde pris en compte dans la comparaison avec le solde de retard de paiement autorisé : le solde du client à date + R (R étant le nombre de jours de retard) est en effet comparé au solde de retard de paiement autorisé pour déclenchement éventuel du contrôle de l'incident de paiement. Contrôle en saisie des ventes : Cette zone permet le choix du contrôle souhaité en saisie de commande vente lors de l'existence d'un incident de paiement du client facturé : - Blocage : un message empêche la saisie de la commande vente - Alerte : un message non bloquant informe de l'existence d'un incident de paiement. - Aucun : aucun message n'apparaît. Contrôle en génération des ordres de livraison : Cette zone permet le choix du contrôle souhaité en génération des ordres de livraison lors de l'existence d'un incident de paiement du client facturé : - Blocage : un message empêche la saisie de la commande vente - Aucun : aucun message n'apparaît. Existe incident de paiement Cette zone indique s'il existe un incident de paiement sur le client facturé.

Détail de la page : Suivi Relances-Relevés Groupe de relance : Cette information indiquele groupe de relance associé aurôle tiers.Le groupe de relance permet de paramétrer des niveaux de relance et d'éditer des lettres de relance personnalisées. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau groupe de relance. Groupe de relevé : Cette information mentionne le groupe de relevé du rôle tiers.Le groupe de relevé permet de distinguer la manière dont sont générés les relevés. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau groupe de relevés. Mode de règlement des relevés : Lorsqu'un groupe de relevé est indiqué dans la fiche du rôle tiers, un mode de règlement des relevés doit être indiqué. Il s'agit du mode de règlement qui sera associé aux relevés générés. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau mode de règlement. Condition de règlement des relevés : Lorsqu'un groupe de relevé est indiqué dans la fiche du rôle tiers, une condition de règlement des relevés doit être indiquée. Cette condition permet de calculer la date d'échéance du relevé généré en fonction de la date de génération. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé. Surveillance financière Complément Classification : La classification client permet de définir des catégories de clients. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé.

Détail de la page : Règlements Identification client payeur Raison sociale La raison sociale donne l'identité du tiers. Encaissement Catégorie d'escompte de règlement : Cette information permet de définir sur le client ou fournisseur l'application d'un taux d'escompte de règlement fonction d'un nombre de jours d'avance du reglement par rapport à l'échéance. Une catégorie d'escompte de règlement regroupe plusieurs dates de début de validité définissant chacune plusieurs de taux d'escompte à raison d'un par seuil de jours d'avance (conditions d'escompte valable à partir d'une date donnée). Taux d'escompte de caisse accordé : L'escompte est le taux de remise qui peut être accordé pour paiement avant le terme échu d'une facture. Acompte : Cette zone permet d'indiquer le pourcentage d'acompte repris par défaut en saisie de commandes du rôle tiers.

Détail de la page : Comptabilisation Catégorie de comptabilisation client Catégorie de comptabilisation : Cette catégorie permet d'identifier les comptes comptables à utiliser lors de la génération des écritures relatives aux factures et avoirs, aux factures d'acompte et aux provisions pour factures à établir/à recevoir ou aux provisions pour produits/charges constatés d'avance. Compte collectif privilégié Compte collectif privilégié en saisie : Cette information mentionne le compte collectif privilégié du rôle tiers. Si l'option 'Gestion du collectif privilégié du tiers' est activée dans les paramètres comptables,le compte collectif privilégié du rôle tiers sera rapatrié automatiquement en saisie d'écritures. Le compte collectif privilégié peut également être récupéré en import d'écritures si le fichier importé ne possède pas l'information du compte collectif pour les écritures comportant un rôle tiers, et si le type de tiers est renseigné lors de l'import. Si le rôle tiers est associé à une catégorie de collectifs, le compte collectif privilégié doit appartenir à la liste des comptes collectifs autorisés pour ce rôle tiers. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé sur le compte. Comptes collectifs autorisés Catégorie de collectif : Cette zone permet d'associer une catégorie de collectifs au rôle tiers. La catégorie de collectifs définit la liste des comptes collectifs autorisés en saisie pour ce rôle tiers. Il n'est possible d'associer à un rôle tiers donné qu'une catégorie de collectifs du même type collectif que le rôle tiers ou de type collectif groupe s'il s'agit d'un tiers société. Lors de la saisie ou de l'import des écritures, il n'est pas possible de saisir sur un compte collectif non autorisé. Si l'option 'Gestion du collectif privilégié du tiers' est activée dans les paramètres comptables, la liste des comptes généraux proposée en saisie sera limitée en fonction de la catégorie de collectifs du rôle tiers s'il en possède une.

Détail de la page : Statistiques Analyse des règlements Nombre de jours moyen de règlement : Il s'agit du nombre de jours moyen de règlement tout mode de règlement confondu, calculé dans la dernière analyse des règlements générée. Ce calcul permet de connaître pour le rôle tiers considéré, en combien de jours en moyenne, est effectué le règlement. Il s'agit d'une moyenne des écarts entre la date d'échéance de l'échéance titre de paiement (échéance du règlement) et la date de référence de l'échéance facture correspondante. Nombre de jours moyen de retard de paiement factures non réglées : Il s'agit du nombre de jours moyen de retard de paiement factures non règlées calculé dans la dernière analyse des règlements générée. Ce calcul permet de connaître pour le rôle tiers considéré et pour tous les modes de règlements confondus, le nombre de jours moyen de retard de paiement sur les factures non réglées c'est à dire non lettrées ou partiellement lettrées. Il s'agit d'une moyenne des écarts entre la date indiquée dans la borne supérieure lors du lancement du traitement d'analyse des règlements et la date d'échéance des échéances factures. Un nombre négatif signifie qu'en moyenne, les factures sont non échues à la date indiquée dans la borne supérieure du traitement de la dernière analyse des règlements générée. Nombre de jours moyen de retard de paiement factures réglées : Il s'agit du nombre de jours moyen de retard de paiement factures règlées calculé dans la dernière analyse des règlements générée. Ce calcul permet de connaître pour le rôle tiers considéré et pour tous les modes de règlements confondus, le nombre de jours moyen de retard de paiement sur les factures réglées c'est à dire totalement lettrées. Il s'agit d'une moyenne des écarts entre la date échéance de l'échéance titre de paiement et la date d'échéance de l'échéance facture correspondante. Un nombre négatif siginfie qu'en moyenne, les factures ont été réglées avant les dates d'échéance intialement prévues (c'est à dire les dates d'échéance indiquées dans les factures). Nombre de jours moyen de retard de paiement toutes factures confondues : Il s'agit du nombre de jours moyen de retard de paiement toutes factures confondues calculé dans la dernière analyse des règlements générée. Ce calcul permet de connaître pour le rôle tiers considéré et pour tous les modes de règlement confondus, le nombre de jours moyen de retard de paiement sur toutes les factures qu'elles soient ou non réglées. Dernière mise à jour : Il s'agit de la date de lancement de la dernière analyse des règlements générée pour le rôle tiers considéré.

Détail de la page : DAS2 DAS2 Retenue de TVA Cette information indique si la retenue de TVA s'applique pour le rôle tiers considéré. Lorsque cochée, vous devez indiquer un taux de retenue de TVA. Retenue à la source : Cette information indique si la retenue à la source s'applique pour le rôle tiers considéré : Non soumis : la retenue à la source de s'applique pas, Soumis taux légal : la retenue s'applique au taux légal, Soumis taux réduit : la retenue s'applique au taux réduit Dispensé : le rôle tiers est dispensé de retenue à la source. Taux réduit retenue à la source : Cette information représente la valeur du taux réduit de retenue à la source appliqué pour le rôle tiers. Taux de retenue de Tva : Cette information représente la valeur du taux de retenue TVA appliqué pour le rôle tiers. Liste des types de rémunération Détail de la grille Code Ce code permet d'identifier de manière unique le type de rémunération. Libellé Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type de rémunération. Indemnités de remboursement Détail de la grille Code Ce code permet d'identifier de manière unique le type d'indemnités de remboursement. Libellé Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type d'indemnités de remboursement. Prise en charge privilégiée : Cette zone permet de renseigner la prise en charge privilégiée parmi les rémunérations de type indemnités et remboursements affectées au rôle tiers. Commentaire Avantages en nature Détail de la grille Code Ce code permet d'identifier de manière unique le type d'avantages en nature. Libellé Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au type d'avantages en nature.

Détail de la page : Interlocuteurs Tiers : Le code permet d'identifier de manière unique un tiers Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libellé au tiers. Site privilégié : Le code permet d'identifier de manière unique un site. Au niveau de la fiche tiers, on peut gérer différents sites. Quand on attribue un rôle à un tiers, on indique le site privilégié du rôle tiers. Description Cette zone permet d'ajouter une description ou un libelléau site du tiers. Détail de la grille Civilité Civilité (M., Mme, Melle). Prénom Cette zone contient le prénom de la personne. Nom Le nom de la personne permet de distinguer les différents contacts. Fonction Cette zone précise la fonction de la personne. Téléphone Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone de la personne. Mobile Cette zone permet de renseigner le numéro de téléphone mobile de la personne. Télécopie Cette zone permet de renseigner le numéro de télécopie de la personne. E-mail Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne. Contact privilégié Interlocuteur : Cette information mentionne l'interlocuteur privilégié connu sur le site. E-mail : Cette zone permet de renseigner l'adresse e-mail de la personne.

Détail de la page : Commentaire Commentaire Commentaire Les commentaires permettent d'apporter des précisions sous forme de texte.

Voir également les liens ci-dessous

Edition des clients

Fiche Tiers

Interrogation d'un compte tiers

Cumuls d'un compte tiers

Liste des incidents du tiers

Pays

Devise

Commercial

Interlocuteur

Catégorie d'escompte de règlement

Catégorie de comptabilisation clients

Catégorie de collectifs

Commentaire de l'interlocuteur

Groupes de Relance

Groupes de Relevé

Mode de règlement

Condition de règlement

Surveillance financière

Classification client

(c) Sage France 2009