Initialisation du dossier

Contexte d'utilisation

La mise en place du multi-sociétés permet de gérer les données dans un référentiel unique : les données sont donc partagées entre plusieurs sociétés, et stockées dans le même dossier (qui correspond à la base de données).

Les restitutions (consultations, éditions) sont réalisées par société ou pour un ensemble de sociétés. Dans ce dernier cas, les données peuvent être agrégées/cumulées.traitements peuvent être réalisés simultanément sur plusieurs sociétés (exemple : validation des ordres et des remises bancaires, rapprochement automatique).'autres traitements peuvent être réalisés entre sociétés (exemple : traitement des pièces réciproques).
de bénéficier de tout ce fonctionnel, il est nécessaire d'initialiser le dossier à partir de l'application Administration de dossier .

I. Application Administration de dossier

La fonction Initialisation du dossier est un guide permettant :
-    De paramétrer le partage des données entre les sociétés.
    De définir les paramètres généraux du dossier.
    De créer et de paramétrer les sociétés du dossier.
    De gérer les droits des utilisateurs sur les sociétés et sur les niveaux de partage.
    De créer des familles de sociétés, dans le but d'effectuer des restitutions/traitements sur plusieurs sociétés.

Il est recommandé de renseigner les sections dans l'ordre dans lequel elles sont disposées dans la fenêtre :
Domaines métiers
Pour faciliter le partage des données entre les sociétés du dossier, les données sont regroupées en domaines. La fenêtre Domaines métiers permet de configurer le partage des domaines entre les sociétés.configurer le partage, cliquer sur le bouton Définir le partage par domaine métier .

Paramètres du dossier
Cette fenêtre permet d'enregistrer des données de paramétrage concernant le dossier (devises, modes de règlements des tiers, gestion des pièces comptables réciproques?) : ces données sont proposées par défaut lors de la création de sociétés, mais peuvent ensuite être modifiées. sur le bouton Définir les paramètres du dossier pour effectuer le paramétrage.

Sociétés
Cette fenêtre permet de créer et de paramétrer les sociétés du dossier. défaut, certaines données sont reprises d'après les informations renseignées dans la fenêtre Paramètres du dossier. modifier le paramétrage d'une société, sélectionnez la société souhaitée dans la liste, puis cliquer sur le bouton Modifier la société .créer une nouvelle société, cliquer sur le bouton Nouvelle société .

Utilisateurs et droits
Cette fenêtre permet d'identifier les utilisateurs ayant accès au dossier, et de définir leurs droits sur les sociétés, ainsi que sur les partages. paramétrer les droits des utilisateurs, cliquer sur le bouton Gérer les droits .

Familles de sociétés
Cette fenêtre permet de regrouper les sociétés en familles, dans le but d'effectuer des restitutions ou traitements sur plusieurs sociétés. paramétrer et créer des familles de sociétés, cliquer sur le bouton Gérer les familles .

II. Particularités de la mise en place du multi-sociétés
1. Influences sur l'nterface
Pour travailler sur une application métier, l'utilisateur se connecte à un dossier. Une fois connecté, il choisit la société sur laquelle il souhaite travailler à l'aide de l'icône disponible dans la barre d'outils.
'icône ouvre la fenêtre suivante qui liste l'ensemble des sociétés autorisées pour l'utilisateur :


Cette fenêtre est également disponible dans la barre verticale ou barre Outlook.mode Restitution est activé depuis cette fenêtre : il permet de consulter/éditer les données d'un ensemble de sociétés. Les sociétés à restituer sont sélectionnées manuellement ou automatiquement selon une famille de sociétés. En mode Restitution, les éditions peuvent être réalisées société par société ou de manière cumulée/agrégée pour l'ensemble des sociétés restituées.
Une nouvelle icône apparaît sur la barre de navigation des fenêtres de l'application lorsque la donnée est partagée. Cette icône est grisée ou non selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Elle ouvre la fenêtre suivante :

Cette fenêtre permet à l'utilisateur d'indiquer le niveau de partage qu'il souhaite affecter à la donnée saisie. Il peut ainsi la rendre visible :
  • pour la société de travail uniquement
  • pour les sociétés ayant la même activité que celle de la société de travail
  • pour toutes les sociétés



L'information du niveau de partage de la donnée saisie apparaît sur la barre d'état (à droite de l'information « Objet ») des fenêtres de l'application, lorsque cette donnée est partagée.

information apparaît également :
  • sur la barre de navigation des écrans affichant des listes :


  • en colonne dans les grilles



2.    Imports de données
L'assistant d'imports de données permet d'indiquer le niveau de partage à affecter aux données importées. Il peut s'agir du niveau de partage par défaut du domaine auquel est rattachée la donnée importée ou bien d'un niveau défini (Dossier, Activité ou Société).est également possible d'importer les valeurs des attributs privés en spécifiant à quel niveau de partage ces éléments doivent être importés.
descriptifs d'import permettent d'indiquer la société sur laquelle les éléments doivent être importés. Plusieurs cas sont possibles :
  •     Le fichier à importer ne mentionne pas la société : les éléments sont importés dans la société de travail courante.
  • Un seul fichier à importer contenant des éléments de différentes sociétés : Dans la colonne `Importer'du descriptif, il faut indiquer l'expression `CHAMPx = SHARESOCIETY'(CHAMPx correspondant au champ indiquant la société dans le fichier source).
  • Un fichier par société : la variable `[SHARESOCIETY]'doit être indiquée dans la zone `Fichier à importer'du descriptif (ex : MonFichier_[SHARESOCIETY].CSV). Le nom des fichiers source doit contenir le code de la société (ex : MonFichier_S1.CSV).
Seuls les éléments correspondant à la société de travail sont importés. Pour importer l'ensemble des éléments du fichier, il faut mettre en place un automate travaillant sur l'ensemble des sociétés concernées.
3.    Automate de traitement & Processus métier
Sur un automate de traitement et un Workflow, il est possible d'indiquer la ou les sociétés à traiter.
4.    Comptes généraux
Unicité du code comptedossier peut contenir deux comptes généraux ayant le même code compte à condition que ces deux comptes ne soient pas dans la même hiérarchie de partage.: il est possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 pour la société S2, car ces deux comptes ne sont visibles que par leur société d'appartenance.revanche, il n'est pas possible de créer un compte général 41110000 pour la société S1 et un autre compte général 41110000 au niveau du Dossier, car dans ce cas, les deux comptes seraient visibles de la société S1 : il y aurait alors un doublon de compte général.

Compte pointable
Un compte pointable référence un compte bancaire dont le niveau de partage est Dossier. Un compte pointable doit donc également être de niveau Dossier. Pour créer un compte pointable, il est donc nécessaire d'avoir au moins une société avec un niveau de partage Dossier ou Activité pour le domaine Métier comptable.
5.    Restitutions
Si la devise de tenue de compte est différente entre les sociétés, les totaux des éditions agrégées cumulent des montants exprimés dans des devises différentes, si ces éditions sont demandées en devise de tenue de compte.

Détail de la page : Accueil

Détail de la page : Domaines métiers

Domaines métiers

Détail de la grille

Détail de la page : Paramètres du dossier

Paramètres du dossier

Devise de tenue :

La devise de tenue de compte est la devise dans laquelle sont convertis les montants de transaction des écritures pour assurer un suivi au niveau du compte.

Devise de reporting :

La devise de reporting est la devise dans laquelle s'effectue le reporting auprès d'une société mère.

Devise d'équivalence :

La devise d'équivalence est la devise utilisée pour la conversion Euro.

Détail de la page : Sociétés

Liste des sociétés

Détail de la grille

Code société

Le code permet d'identifier de manière unique un tiers

Raison sociale

La raison sociale donne l'identité du tiers.

Forme juridique

Cette information permet de désigner la structure juridique des sociétés de façon unique.
Elle est reprise dans d'autres fonctions.

Détail de la page : Utilisateurs et Droits

Liste des utilisateurs et groupes d'utilisateurs

Détail de la grille

Détail de la page : Familles de sociétés

Liste des familles de sociétés

Détail de la grille

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